Сотрудник постоянно опаздывает на работу что делать руководителю
Как бороться с опозданиями сотрудников: 9 проверенных методов
Есть сферы бизнеса, где свободный график для сотрудников допустим или даже приветствуется ⏤ например, в разработке программного обеспечения и во многих творческих профессиях. Однако в подавляющем большинстве случаев от сотрудников все же требуется дисциплина и пунктуальность. Но иногда несоблюдение рабочего графика становится не просто единичными случаями, а системой. И тогда с этим точно надо что-то делать.
Содержание статьи
Существует 2 типа мер для борьбы с опозданиями сотрудников:
Наказания эффективнее, но негативно влияют на лояльность и не работают с некоторыми типами личности. Поощрительные меры намного лучше оцениваются сотрудниками, но действуют слабее и их эффект не долгосрочен (к хорошему, как известно, быстро привыкают).
Иногда тот факт, что в компании не принято опаздывать, не сразу укладывается в голове у некоторых сотрудников. В этом случае бывает достаточно просто поговорить с нарушителем дисциплины и попросить его не опаздывать.
Виктория Демидова, директор по развитию Adamos Logistic:
«Опоздания ⏤ извечный бич современного общества, так как с каждым годом и с каждым витком развития прогресса отвлекающих факторов все больше (гаджеты, соцсети и так далее). В нашей компании есть правила и стандарты, которые все сотрудники неукоснительно должны выполнять. И одно из правил (ценностей) ⏤ это отсутствие опозданий. Мы делаем на этом большой акцент еще на собеседовании. Также наблюдаем за будущим сотрудником во время стажировки и испытательного срока. И, если человек не соответствует нашим ценностям, то мы мирно расстаемся, желая друг другу всего хорошего. Все люди разные: разное воспитание, разное восприятие жизни. Я считаю, что если человек не может себя организовать, то навряд ли он сможет хорошо выполнять свои должностные обязанности (начиная от обычных должностей и, конечно же, заканчивая руководящими). Бороться и наказывать? Бесполезно. Так как это точно не приведет к повышению эффективности сотрудника. Если для вас и вашей компании это важный критерий, то говорите о нем на входе, цитируйте, транслируйте, и, конечно же, выполняйте сами».
Найдите причину опозданий сотрудников
Если вам мешают систематические опоздания, оптимальным будет начать с выяснения причин. Иногда такое поведение свидетельствует о профессиональном выгорании или сильном переутомлении. В этом случае поможет отправка сотрудника в отпуск или пересмотр его нагрузки и обязанностей.
В другом случае могут сказываться биоритмы человека: так, патологическая «сова» вряд ли долго продержится в графике с 7.00 до 17.00. Уместно будет пересмотреть график для конкретного сотрудника и сместить его на более поздние часы, если это допустимо для его должности.
Также часто опаздывают те сотрудники, которым сложно и долго добираться до рабочего места. Здесь снова может помочь перенос рабочего графика на чуть более позднее время или договоренность отработать упущенное ввиду опоздания время.
Как бороться с опозданиями сотрудников
Рассмотрим основные способы борьбы с опозданиями сотрудников. Первые 4 являются традиционными способами и могут сделать персонал пунктуальнее через негативную мотивацию. Но имейте ввиду, чо использовании «кнута» пропорционально снижает удовлетворенность и лояльность сотрудников. В случае, если это недопустимо для ваших сотрудников, вы можете использовать еще 6 поощрительных методов борьбы с опозданиями. Ознакомимся с каждым из них подробнее.
1. Денежные штрафы
Это один из самых популярных в России методов. Причем он может иметь как прямую форму, когда сотрудник платит за каждое опоздание или по итогам месяца из зарплаты удерживается сумма за все опоздания, так и косвенную. Например, непунктуальный коллега угощает обедом всех остальных или делает взнос в общий фонд, который потом может использоваться для поощрения более собранных сотрудников.
Главный принцип метода: опоздания в конечном итоге сказываются на финансах.
Плюсы этого метода в том, что последствия ощущаются сразу. Есть прямая причинно-следственная связь: «опоздал ⏤ потерял в деньгах», а значит это эффективно.
Но есть и минусы: налагать штраф за опоздание в России незаконно. Придется искать способы легализации штрафов. Например, вычитать сумму штрафа из премии или 13-й зарплаты, если она есть. Часто штрафные санкции отрицательно сказываются на лояльности и не всем подходят (некоторые сотрудники готовы в прямом смысле платить за свои опоздания, и это не исправит ситуацию и точно не улучшит дисциплину в коллективе).
Александр Иванов, системный администратор кафе-магазина LavkaLavka:
«В рознице опоздания недопустимы. Я понимаю, если в офис опоздал, в пробку попал, то вечером можно на это же время задержаться. Но в общепите и рознице заведение должно быть открыто вовремя, чтобы не потерять клиента.
У нас были и систематические опоздания сотрудников: мы должны открыться в 9:00, а продавец к этому времени не появился. Я стоял в 9:00 у дверей и ждал сотрудника с ключами. Гости заведения так же могут «поцеловать дверь» и уйти. Я и мои коллеги как минимум раз в месяц сталкивались с такой ситуацией, для нас это недопустимо. Сначала просто разговаривали, но пока не наказали рублем, слова не помогали. Финансовое наказание сработало почти на 100%. Первое время точно, но позже нарушения появились снова.
Чтобы автоматизировать контроль над сотрудниками, я рассматривал разные системы и изначально думал про proximity-карты. Но выбрал отпечаток пальца – это надежнее, его не передашь, как карточку, чтобы за тебя «пикнули». Система сама заполняет табель и показывает кто, когда и на сколько опоздал.
К сожалению, работники не очень организованы: с утра все отмечаются, а вечером многие уже забывают. Планирую перейти от отпечатков к системе распознавания лиц, тут уж точно никто мимо неопознанным не пройдет. Это позволит полностью исключить сотрудников из схемы формирования табеля: как система посчитает, так и оплатим».
2. Отработка опозданий
Еще один популярный способ: обеспечить выработку нужного количества часов ⏤ обговорить с сотрудником отработку опозданий. Тут есть юридические нюансы: чтобы сотрудник не пытался представить это неоплаченной переработкой, лучше обезопасить себя, прописав такую возможность в трудовом договоре.
Сотрудник должен оставаться на своем рабочем месте после окончания рабочего дня столько же, на сколько он опоздал. Но есть примеры, когда работодатель использует своего рода прогрессирующую отработку, то есть в случае первого опоздания, скажем, на 5 минут, сотрудник остается также на 5 минут. В случае второго нарушения на 5 минут ⏤ остается уже на 10 минут и так далее.
Из плюсов можно отметить, что есть люди, для которых такое смещение графика будет удобным, и, хотя вы возможно не добьетесь пунктуальности, свое время по факту сотрудник отработает.
Минусом этого метода является то, что реализуем он только в том бизнесе, где нет жестких требований к началу рабочего дня. Также он довольно негативно сказывается на отношении сотрудника к компании и руководству, формирует отрицательное отношение к действительно необходимым переработкам. Никто не захочет остаться ни на минуту после официального окончания рабочего дня, по принципу «ровно в шесть встал и ушел».
3. Объяснительные о причинах опоздания
Объяснительные записки ⏤ наследие советской бюрократической системы, но несмотря на древность метода, при определенных условиях они хорошо помогают решить вопрос с опозданиями сотрудников. В случае опоздания попросите работника написать подробную и обстоятельную объяснительную. Главное не подходить к этому формально и не принимать записки с общими фразами вроде «по семейным обстоятельствам» или «проспал».
Плюсы метода в том, что он довольно прост и дешев, но при этом действенен.
Минус ⏤ как и вся негативная мотивация, он вызывает протест и снижает лояльность сотрудников, но если не публиковать объяснительные, то этот отрицательный момент не так велик.
4. Социальный фактор
Не столь очевидный и прямой способ как бороться с опозданиями сотрудников ⏤ подключение общественного мнения, давления социума и желания иметь определенный статус. При использовании этого метода часто применяются различные аналоги досок позора. Например, раз в неделю самому опаздывающему сотруднику передают «Кубок непунктуальности», который он должен поставить на своем рабочем месте на всеобщем обозрении. Этот метод очень неприятен и, если вы все-таки решитесь его применять, то делать это нужно с большой осторожностью.
Некоторые работодатели вывешивают на доске с полезной информацией объяснительные опоздавших сотрудников для усиления эффекта.
Еще один вариант ⏤ сделать опоздание даже одного сотрудника проблемой для всего отдела, чтобы коллектив самостоятельно отрегулировал трудовую дисциплину.
Похожий метод ⏤ соревнования в пунктуальности с другими отделами. Кроме того, можно попробовать налагать санкции на руководителей за опоздания их подчиненных.
Плюс в том, что человек существо социальное, поэтому подобный метод обычно хорошо действует. Тем не менее находятся те, кто умеет игнорировать даже такое воздействие.
Социальные методы работают недолго ⏤ это минус, через несколько месяцев их придется обновлять. Кроме того, такое публичное порицание крайне негативно сказывается на лояльности сотрудников и на климате в коллективе. А в случае, если вы сделаете ответственными за опоздания всю команду, существует риск, что весь коллектив будет играть против вас, покрывая друг друга.
5. Бесплатные завтраки незадолго до начала рабочего дня
Если рабочий день начинается в 10:00, можно ввести бесплатные завтраки для сотрудников с 9:00 до 9:45. Это не только простимулирует сотрудников приходить пораньше, но и станет бонусом в соцпакете компании. Есть более скромный по затратам аналог: можно выкладывать в общем доступе бесплатные фрукты, соки и сладкие угощения и убирать их ровно к началу рабочего дня.
Плюсы: это повышает лояльность сотрудников.
Минусы: такой метод может стать для компании дополнительным видом расходов. Всех приходить на завтраки не заставишь, а значит, кто-то может продолжить опаздывать.
6. Премии и грамоты для пунктуальных
В противовес денежным штрафом и переходящим позорным кубкам, можно ввести небольшие поощрительные меры для тех сотрудников, которые приходят вовремя. Поощрение может выражаться в небольшой денежной премии, почетной грамоте, разрешении уходить по пятницам на час раньше, даже в подарочном сертификате на вкусный ужин в хорошем ресторане или в дополнительном отгуле.
Плюсы: хорошо сказывается на климате в коллективе, не сильно затратный метод.
Минус: не поможет в борьбе с вечно опаздывающими.
7. Планерки
В самом начале рабочего дня (или за 10-15 минут до начала) можно проводить десятиминутную встречу с непосредственным руководителем опаздывающего. На встрече можно обсудить рабочие вопросы, предстоящие задачи или текущие договоренности. Такие мини-совещания обычно положительно влияют на мотивацию и укрепляют отношения сотрудника и руководителя.
Плюсы: это не только простимулирует сотрудников не опаздывать, но и поможет всему коллективу лучше спланировать свой рабочий день и сразу настроиться на рабочий лад.
Минусы: такие совещания не всем по душе и руководителю самому важно будет соблюдать дисциплину.
8. Гибкий и индивидуальный график рабочего дня
Если на работу можно прийти в любое время с 08:00 до 11:00, то и конец рабочего дня должен сдвигаться в соответствии с этим ⏤ с 17:00 до 20:00. Такой вариант подходит не для всех компаний, но для обычных офисных сотрудников, как правило, хорошо работает.
Для ценных сотрудников можно разработать индивидуальный график, если у них есть в этом потребность. Помимо снижения количества опозданий, такая практика может простимулировать других сотрудников и новичков лучше работать, чтобы получить те же привилегии.
Плюс: хорошая мотивация.
Минус: метод подойдет только для некоторых видов бизнеса.
9. Корпоративный транспорт и оплата парковки
Если офис находится далеко от общественного транспорта, можно запустить корпоративный автобус от ближайшей остановки/метро до предприятия. Если около офиса есть платные парковки, можно оплачивать их тем сотрудникам, которые приехали за 15-30 минут до начала рабочего дня.
Плюсы и минусы тут примерно как с завтраками: с одной стороны, хорошо работает, но не для всех, и для компании может влететь в копеечку.
Александр Замыслов, генеральный директор компании «Телевизионные технологии»:
«У нас бизнес, связанный с общественными коммуникациями. Сотрудники делятся на две группы: те, у кого график с 9:00 до 18:00, и креативный класс, который ни от кого не зависит и работает по плавающему графику ⏤ кому как удобно. Те, кто работает с контрагентами, банками и организациями, вынуждены придерживаться их расписания. Но это не значит, что мои сотрудники должны приходить к 9:00, если им в 9:00 в этот день делать нечего. Накануне вечером на брифинге мы утверждаем план работ и приоритетность, а дальше уже каждый сам решает, во сколько ему нужно прийти. Мне важно, чтобы в конце дня план работ был выполнен. Учитывать время, проведенное коллегой на рабочем месте, некогда и незачем ⏤ важны результаты. Тем более, что какую-то часть работы можно делать дистанционно. Штрафы могут быть применены для тех, кто систематически не выполняет план работы. Но и они почти не налагаются ⏤ скорее, встает вопрос о расставании с сотрудником. Сначала пытаемся помочь ему с организацией работы, и если это не помогает ⏤ проще расстаться, чем штрафовать и тратить на это ресурсы компании. Нам нужны веселые и радостные сотрудники, а не рабы на галерах. Люди, боящиеся штрафов, ⏤ плохие сотрудники».
Заключение
Соблюдение трудовой дисциплины должно быть частью корпоративной культуры и поддерживаться на всех уровнях, включая владельцев бизнеса ⏤ только тогда получится снизить количество опозданий. Поэтому для начала стоит избавиться от вредного убеждения, что начальство задерживается, а не опаздывает. Если вы сами склонны к опозданиям, вряд ли вам удастся заставить сотрудников приходить вовремя.
Важно бороться не с сотрудниками, а с опозданиями, чтобы избежать лишней конфронтации и проблем с лояльностью коллектива. Самый эффективный метод ⏤ устранение причин опозданий и создание условий для соблюдения трудовой дисциплины.
Прежде чем решать, как бороться с опозданиями сотрудников, можно провести анализ, чьи опоздания критичны, а чьи допустимы. Опоздание продавца или менеджера, который открывает магазин, негативно скажется на деле, а опоздание маркетолога не повлечет таких последствий.
Сотрудник постоянно опаздывает. Что можно сделать?
Читатель Максим спрашивает:
Маркетолог опаздывает по утрам и позже приходит с обеда почти каждый день. Разговоры не помогают. Как быть?
Еще статьи о сотрудниках:
Сделать замечание, выговор или уволить
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка, чтобы сотрудники соблюдали дисциплину. В них пишут, во сколько сотрудники приходят на работу, сколько длится обеденный перерыв и как выдают премии.
Иногда работники нарушают правила внутреннего распорядка. Вот примеры нарушения:
За это работодатель может наказать сотрудника — это называется дисциплинарным взысканием. Но нельзя наказывать, как хочется. Например, писать в правилах трудового распорядка, что за опоздания компания штрафует, а за пьянство сотрудника ждет лишение отпуска, незаконно.
Наказывать можно только тремя способами: сделать замечание, выговор или уволить.
Сначала замечание, потом выговор и лишь потом увольнение
У дисциплинарных взысканий есть своя иерархия: от замечаний к увольнению. Нельзя уволить сотрудника за первое опоздание на работу на 15 минут. Если он пойдет в суд, скорее всего, тот решит, что это слишком жесткая мера и восстановит сотрудника на работе.
Общее правило такое: наказание должно соответствовать проступку. Поэтому замечания используют, если сотрудник нарушил правила в первый раз. Это намек, что надо пересмотреть отношение к работе.
Если наказания в виде замечания не работают, переходим к выговорам. Это следующая ступень. И вот когда сотрудник не отреагирует на выговоры, закон разрешает его уволить.
Но иногда замечание можно пропустить: если работника целый день не было на работе без уважительной причины, работодатель вправе сделать ему выговор или уволить. Уважительными считаются разные причины: застрял в лифте, попал в аварию или увезли на скорой.
Как сделать замечание или выговор
Замечание и выговор — наказания за нарушение правил. Чтобы наказать сотрудника, работодателю нужно:
Мы составили образец приказа, если нужно сделать замечание или выговор. Сохраните на всякий случай.
По закону за одно опоздание может быть только одно взыскание. Нельзя три раза наказать за одно и то же нарушение. Еще при этом важно соблюдать сроки — 30 дней. Если со дня проступка прошло больше месяца, применять взыскание нельзя.
Как уволить сотрудника, который постоянно опаздывает
Есть мнение, что для увольнения сотруднику нужно получить три дисциплинарных взыскания, но в законе точной цифры нет. Всё зависит от нарушения. Например, человек не вышел на работу один раз, ему сделали выговор, а во второй раз уволили. А иногда работодатель прощает систематические опаздания и обходится выговорами очень долго. Такое часто бывает с работниками, которых некому заменить.
За опоздания на работу обычно не увольняют, а вот за прогулы — да. В таком случае схема будет немного другой и изменится форма приказа. Если кратко, нужно так же собрать доказательства, взять объяснительную, издать приказ, а затем уже оформить увольнение. Подробнее — в нашей статье.
Как уволить за прогулы
Если сотрудник считает, что ничего не нарушил
Иногда сотрудники не хотят признавать нарушение и писать объяснительную. Тогда нужно в течение двух дней с момента отказа составить акт, что сотрудник отказался. Этот акт будет доказательством, если работодатель решит уволить сотрудника.
В акте об отказе от объяснительной пишут:
Такой же акт составляют, если сотрудник не хочет подписывать приказ о дисциплинарном взыскании.
Что считается опозданием по Трудовому кодексу?
Опоздание на работу ― это дисциплинарное нарушение
В ТК РФ нет определения, что такое опоздание на работу. Существует общий термин — нарушение дисциплины.
Подписывая трудовой договор, работник дает добровольное согласие исполнять свои обязанности, участвуя в производственном процессе по правилам работодателя. Работодатель устанавливает режим труда и отдыха на вверенном ему предприятии. Режим — это элемент трудовых правил. Их обязательное соблюдение и есть трудовая дисциплина.
Опоздание на работу — дисциплинарный проступок, связанный с невозможностью выполнять свои обязанности по причине отсутствия на рабочем месте в рабочее время.
Что считается опозданием на работу?
Опозданием на работу следует считать отсутствие на рабочем месте без уважительной причины до 4 часов. Более продолжительное отсутствие — это уже прогул.
Кроме того, работнику могут засчитать прогул, даже если он отсутствовал рабочую смену по графику продолжительностью менее 4 часов.
Поскольку речь идет о нарушении правил трудового распорядка, то для того, чтобы оно было признано таковым, работник должен с этими правилами быть заранее ознакомлен. Если же опоздавший до совершения проступка не был официально (под расписку) ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, его отсутствие на рабочем месте нельзя считать опозданием.
Для чего еще нужны правила внутреннего трудового распорядка, вы узнаете из статьи «Правила внутреннего трудового распорядка — образец».
Для тех, кому приходится по роду деятельности бывать в течение рабочего дня на разных объектах (например, для ремонтников, водителей), должно быть особым образом прописано, как разграничивать время выполнения ими трудовых функций, перемещения между объектами и время, потраченное в личных целях.
Уволенные прогульщики выигрывают суды и восстанавливаются на работе, если правила трудового распорядка не были до них доведены или были составлены формально, а также в случаях, когда работодатель не может подтвердить документами, что нарушение режима действительно произошло.
Факт совершения проступка должен быть зафиксирован. На основании данных электронной пропускной системы контроля или по результатам проверки явки сотрудников на работу необходимо составить акт, в котором отражается, кто, когда и на какое время опоздал на работу. Акт вручается нарушителю вместе с требованием представить по этому поводу письменные пояснения.
Образец акта об опоздании работника на работу есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к образцу.
Регламент действий работодателя при совершении сотрудниками дисциплинарных нарушений прописан в Трудовом кодексе (ст. 192 ТК РФ).
Уважительные причины опоздания на работу
Поскольку в законодательстве нет самого определения, то нет и официального перечня уважительных (неуважительных) причин опоздания на работу. В то же время за многократное неисполнение работником своих обязанностей (по причине опоздания в том числе) и при отсутствии на то уважительных причин ему грозит увольнение (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
В этой ситуации говорить о том, какие причины объективно могут считаться уважительными, следует исходя из обычаев делового оборота. Оправданием опоздания могут быть:
Подтверждением того, что указанные события действительно имели место, могут служить медсправки, справки из транспортных организаций, отметки на авиа- и железнодорожных билетах, справка из гидрометеослужбы или жилуправления об аварии в доме.
Если работодатель после предоставления такого рода подтверждающих документов не требует от работника иных письменных пояснений, можно считать, что причина опоздания признана им уважительной и мер дисциплинарного воздействия не последует.
Причины опоздания на работу, за которые наказывают
Градаций причин по продолжительности опоздания не существует, как не существует и понятия «систематическое опоздание». Любое опоздание рассматривается как факт нарушения дисциплины.
При отсутствии уважительных причин руководство может сначала сделать сотруднику замечание, объявить выговор, а при повторном совершении правонарушения — уволить (ст. 192 ТК РФ). Увольнение возможно и при однократном отсутствии на рабочем месте более 4 часов.
В связи с этим опоздавший 3 раза по 5 минут формально находится в более невыгодном положении, чем тот, кто опоздал 1 раз на 3 часа. Первый неоднократно совершил проступок, и за это его могут уволить, а второй, несмотря на то что отсутствовал на работе дольше, получит только замечание или выговор, поскольку не переступил установленный законом 4-часовой лимит.
Однако это не означает, что меры воздействия работодатель может применять огульно.
Трудовой кодекс требует соизмерять степень нарушения с назначенным за него наказанием (ч. 5 ст. 192 ТК РФ).
Если уволенный сотрудник в поисках справедливости обратится в суд, работодатель должен будет представить доказательства степени тяжести содеянного.
Какие виды взысканий можно применить к работнику за опоздание на 15 минут, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям.
Итоги
Опоздание на работу — это нарушение трудовой дисциплины. При этом отсутствие на рабочем месте не будет считаться дисциплинарным проступком, если работника не ознакомили с режимом труда и отдыха или если работодатель документально не засвидетельствовал нарушение режима и не потребовал с работника объяснений.