Курсы секретарей референтов. В чем разница между секретарем и референтом
Секретарь — это первый помощник руководящего лица предприятия или организации. В его функции входит: управление, контроль, ведение дел фирмы. Секретарь составляет и оформляет деловые бумаги, документы, занимается корреспонденцией, оказывает помощь директору компании в решении любых задач. Должность секретаря-референта является нужной, он считается представителем организации. Что делает секретарь референт? Он встречает посетителей компании, занимается документами, отвечает на входящие звонки. Данная работа требует ответственности, коммуникабельности, организованности от человека. В дальнейшем, он может занять должность офис-менеджера, далее директора, топ-менеджера компании.
Курсы помогут освоить данную профессию, чтобы быть профессионалом в этом деле. Такой человек нужен в любом предприятии, которая имеет офис для гостей и посетителей. Если вас заинтересовала эта тема, то подробнее можно узнать на курсах секретарей референтов https://spbshb.ru/secretary-referent-course. Обычно данная должность требуется на крупных фирмах, так и в небольших компаниях. Рассмотрим, чем отличается секретарь от секретаря референта. Данные профессии относятся к высшей категории специалистов, на них возлагаются большие обязанности и функции. Их деятельность является ответственной, им предоставляется право принимать различные решения в процессе работы. Расширение обязанностей данных должностей подразумевает то, что у него должно быть высшее образование, он должен знать иностранный язык, иметь определенные навыки, опыт работы.
Референт-это должностное лицо, которое готовит бумаги, корреспонденцию, документы начальнику компании, консультирует по любому возникшему вопросу, предоставляет рекомендательные письма. То есть он выполняет работу вместо начальника, но при этом не несет никакой материальной ответственности. Референт является представителем руководителя компании в решении разных вопросов. Секретарь-референт – помощник директора фирмы, который выполняет переводы, подборку документации, помогает распланировать рабочий график фирмы, сопровождает в командировках, поездках, оказывает помощь на совещаниях (ведет различные мероприятия). Секретарь также отвечает на вопросы по телефону, печатает документы. Например, когда фирма небольшая, то может помочь руководителю, заменить его в ведении различных дел.
Референт это кто?
Слово «референт» означает — должностное лицо, который является докладчиком, консультирует по важным вопросам. Здесь речь идет о помощнике директора в определенной области. Это могут быть банковское дело, торговые сделки, рекламный бизнес и другие направления бизнеса. Президент фирмы дает рекомендации помощнику, просит подготовить документы, провести переговоры с различными представителями компаний.
От референта требуется составление различных документов, перевести их на иностранный язык. Он организует деловые встречи, а также ведет культурную программу. Это всего лишь часть функций секретаря. В коммерческих организациях не существует распределения секретарей по квалификации.
Особенность должности референта состоит в том, что следующая ступень квалификации требует необходимых знаний, навыков от сотрудника. Например, референт, несмотря на то что, он владеет иностранным, отлично знает компьютеры, делопроизводство, должен оперативно отвечать на звонки, если требуется принести кофе, заварить чай, заказать обеды в офис и т.д. Секретарь-референт оказывает помощь в подготовке к важным встречам, деловым переговорам, не пропускает нежелательных посетителей, должен быть любезным и вежливым с посетителями, сотрудниками компании, проконсультировать по любому возникшему вопросу.
Разница между секретарем-референтом, референтом состоит в том, что референт-это творческая деятельность. Например, секретарю, чтобы справляться с обязанностями, достаточно иметь представление о ведении документации. Ему не требуется изучать содержание документов. На должность референта выбирается специалист, в обязанности которого входит не набор текста на компьютере, а нужно печатать текст, приносить его на подпись руководителю. Референт по рекомендации директора, составляет, ведет документацию. Он должен владеть тематикой, а не языком, определенным стилем.
Для секретаря требуется иметь высшее образование в любом направлении, специального филологического образования не требуется. Ему необходимо много работать с документацией, также требуется иметь хорошо поставленную речь, быть грамотным и компетентным. Для этой должности подходит человек с высшим образованием. Претендентка на данную должность должна быть ухоженной, привлекательной, приходить на рабочее место вовремя. Секретарь должен быть не только ответственным, но и уверенным в себе, коммуникабельным. Для претендентов на вакансию офис-менеджера, секретаря необходимо обладать определенными знаниями:
Основным требованием для этой должности является хороший уровень иностранного языка. Профессиональные навыки играют немаловажную роль, опыт и квалификация имеют также большое значение. Референт-человек, который помогает облегчить работу директора фирмы. В современном обществе руководители опираются на помощников, которые подготовят документы, бумаги быстро и оперативно. При этом они наделены определенными полномочиями, выполняют разные поручения, издают приказы, размышления начальника. Обязанности секретарей-референтов включают: делопроизводство, работу с базами данных, координацию связей, оказание помощи начальнику, а также создание рабочей атмосферы в офисе. Данные профессии являются стартовыми для многих людей.
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».
Отзыв о профессии Секретарь-референт и обучению на него
Секретарь-референт – довольно востребованная профессия. Фактически секретарь-референт – это помощник руководителя компании. Не следует путать секретаря-референта с секретарем на рецепшен, который принимает входящие звонки и фиксирует время назначаемых деловых встреч. Однако, обо всем по порядку.
Обучение
Поступать на специальность секретаря-референта можно а на «вышку», та и в техникум/колледж. Основным отличием, конечно, будет то, что в институте будет мало бюджетных мест на эту специальность. Плюс большой конкурс. Я подавала документы в техникум после 11-ласса. Учиться мне предстояло два года. При поступлении после 9-ти классов время обучения увеличивается на два года (10-11 классы).
Поначалу, конечно, было нелегко – новые предметы и термины, потом – легче. Преподавались следующие дисциплины:
Преподаватели, что называется, были «старой закалки» — подавали новый материал с энтузиазмом, так что на парах было совершенно нескучно. Что касается иностранных языков, то проводились тематические занятия, а также некоторые национальные праздники англичан и немцев в стенах техникума.
Если говорить об учебной практике, то там, где я училась, существовала программа по обмену студентов. Как одна из лучших студенток своего курса, я ездила на практику в Бонн с проживанием в немецкой семье. То есть, помимо зарубежного опыта, у меня появилась возможность попрактиковаться в разговорном немецком.
Моя стажировка длилась два месяца, и за это время я в совершенстве овладела немецким языком.
По окончании учебы всех студентов трудоустраивают. Разумеется, со всеми необходимыми рекомендациями и характеристиками.
Вначале мне предложили место в Министерстве Калининградской области. Проработав там некоторое время, я поняла, что перспектив роста не намечается, и стала параллельно искать новое место работы. Спустя время я поступила на должность обычного секретаря министра экономики в Правительство КО.
Еще раз об отличиях секретаря от секретаря-референта
Должностные обязанности секретаря-референта значительно шире, чем обязанности простого секретаря. Секретарь-референт:
Надо сказать, что секретарем-референтом могут быть не только женщины, но и мужчины. У меня на курсе учились два молодых человек, которые сейчас весьма успешно трудятся в паре крупных калининградских компаниях.
В данный момент я сама являюсь помощником руководителя. Разумеется, должностная нагрузка огромная, однако и заработная плата соответствующая.
Правая рука шефа и лицо офиса: главное о профессии секретаря
Важность профессии секретаря порой недооценивают, а между тем именно эти люди обеспечивают жизнеспособность целого офиса, гарантируя нормальное функционирование всех рабочих процессов, а также являются связующим звеном между начальством, сотрудниками и посетителями.
В сегодняшней статье ФАН расскажет, что делает секретарь, как и где получить эту специальность, а также порассуждает о плюсах и минусах профессии.
Небольшой исторический экскурс
Традиционно считается, что секретарь — специальность сугубо женская, однако на самом деле таковой она стала только ближе к концу XIX века после изобретения и начала активного использования печатной машинки.
Данная профессия уходит корнями в глубину веков. Существовала она еще в Древнем Риме, но тогда поверенными лицами (а само по себе слово «секретарь» происходит от французского secret, что в переводе означает «секрет») были только лишь мужчины. Аналогично ситуация складывалась и на Руси, где первыми секретарями стали летописцы, в чьи обязанности входило облекать в письменную форму царские указы.
Официальный статус должность личного ассистента получила вместе с созданием канцелярии по приказу императора Петра I. В секретари в те времена брали исключительно мужчин знатного происхождения, имевших хорошее разностороннее образование.
Первые курсы по подготовке квалифицированных кадров появились в Харькове в 1868 году.
Профессия секретарь: разновидности и круг обязанностей
Сегодня профессия достаточно востребована, ведь секретарь — это правая рука шефа и лицо офиса. Хороший специалист необходим на каждом предприятии без исключения.
Условно можно выделить следующие специализации в секретарской работе, от которых зависит то, чем предстоит заниматься кандидату на вакантную должность.
Несмотря на то, что у каждого из секретарей — своя специфика работы, нередки случаи, когда один человек одновременно выполняет обязанности референта, личного ассистента, администратора и даже пресс-секретаря. Обычно список обязанностей такого «универсального солдата» выглядит следующим образом:
Как стать секретарем: образование и требования к кандидату
Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.
На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.
Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября.
Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:
О хорошем и не очень в секретарском деле
У любой, даже самой интересной, хорошо оплачиваемой и престижной должности есть свои плюсы и минусы. Есть таковые и у профессии секретаря. Рассмотрим те и другие немного подробнее.
Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря
ВВЕДЕНИЕ
Сегодня успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря.
Основная цель секретарской деятельности эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение секретарем указанной цели становится возможным на основе реализации ряда функций и вытекающих из их содержания задач.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию за счет внедрения новых технологий. Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях является весьма актуальным. Все сказанное выше определило актуальность моего дипломного исследования.
Объект исследования — деятельность секретаря (ПИК «Идел-Пресс»).
Предмет исследования — организация и совершенствование секретарской деятельности ПИК «Идел-Пресс».
Цель исследования – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.
Задачи работы:
— изучить теорию и методику организации секретарской деятельности;
— проанализировать историю организации секретарской деятельности;
— проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря;
— изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря «Идел-Пресс»;
— проанализировать основные задачи и направления работы секретаря «Идел-Пресс» по документному обслуживанию;
— рассмотреть функции секретаря «Идел-Пресс» по бездокуметному обслуживанию;
— исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе «Идел-Пресс»;
— разработать рекомендации по совершенствованию (рационализации) деятельности секретаря.
Для решения поставленных выше задач нами были использованы следующие методы:
— элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);
— анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации);
— опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря);
— наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря).
При работе над дипломным проектом был проведен анализ изученности темы. Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова, Ю.М. Демина и мн. др. (см. список литературы).
История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.
Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикация С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и мн. др.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, терминологического словаря и приложений.
В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности и т.п.
Во второй главе рассматривается деятельность секретаря в области документного и бездокументного обслуживания.
В третьей главе приводится рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря в новых условиях.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря
В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, организацией документальных массивов, частичной подготовкой реферативных и аннотированных списков, необходимых для руководителя (т.е. для потребителя, в лице руководителя или коллектива (иногда)) и организует их использование и т.д. От уровня теоретической и практической подготовки секретарей, зависит качество и эффективность работы управленческого звена предприятия. Поэтому в последние годы возросла роль подготовки и переподготовки секретарских кадров.
Понятие секретарь, согласно Т.В. Кузнецовой, достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.
Само понятие «секретарь» сегодня рассматривается во многих учебных и понятийно-терминологических словарях.
Наиболее полным является определение слова «секретарь», приведенное в словаре иностранных слов:
«секретарь (с фр. secretajre) – 1) выбранный или назначенный руководитель общественной организации или государственного учреждения; 2) ранг государственного служащего (напр. дипломата); 3) лицо, ведущее протокол собрания, заседания; 4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения». Данное понятие наиболее полно раскрывают все грани секретарской деятельности.
Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь-референт – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь–референт – помощник руководителя.
В вузовской среде также имеется должность ученого секретаря. Требования к квалификации ученого секретаря, предъявляемые «Квалификационным справочникам должностей руководителей, специалистов и других служащих» следующие: «Ученая степень доктора или кандидата наук. Наличие научных трудов. Опты научной и организационной работы не менее пяти лет», и в справочнике эта должность находится в разделе должностей руководящих научных и инженерно-технических работников, общих для научно-исследовательских учреждений, конструкторских, технологических, проектных и изыскательных организацией.
Ясно, что перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали бы идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе, посетителями. Речь идет, помимо прочего, и о внешнем виде, особенностях характера, любви к своей, ставшей теперь престижной профессии.
Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.
Как видим, работа секретаря референта разнообразна и многогранна. Круг знаний, умений и навыков, необходимых секретарю с каждым годом расширяется. Поэтому важным условием изучения секретарской деятельности является изучение уровней его деятельности.
Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса.
В нашей стране, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями к профессиональным и личным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содействовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.
Впервые такой документ, который называется «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», был разработан скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS). Там прослеживаются уровни профессионального роста секретарей. В последней редакции этого документа рассматривается путь секретаря как восхождение по служебной лестнице от уровня А к уровню Д. Уровень А был отменен в ходе последнего редактирования из-за того, что внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретаря этого низового уровня.
По мнению М.В. Стенюкова, нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе EAPS, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей: секретарь-машинистка, секретарь, секретарь-референт, референт, руководитель секретариата или офис-менеджер. Согласно названному нормативному документу, в работе секретарей выделяются следующие ступени профессионального роста:
Уровень А примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России.
Уровень В (соответствует уровню секретаря в России)
— печатать (на родном и английском языках) рукописи или под диктовку;
— обслуживание командировок и совещаний;
— телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
— самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).
— за свою собственную работу;
— за составление документов;
— обязан знать структуру компании и направления ее деятельности.
Образование и стаж работы:
— три года изучения бизнеса и делопроизводства;
— обучение секретарскому делу или несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
— дополнительное изучение иностранного языка.
— рациональность и организованность;
— способность выбирать приоритеты;
— стремление к сотрудничеству;
— склонность к работе в области сервиса.
Уровень С (соответствует уровню секретаря-референта в России).
Уровень С базируется на уровне В плюс дополнительное образование и стаж работы на уровне В.
— печатать (на 2-х иностранных языках) с рукописи или под диктовку;
— составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
— проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
— прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.);
— подготовка пленок для подоскопа и других печатных и наглядных материалов;
— организация командировок и совещаний;
— ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
— самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).
— обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
— проверка исполнения заданий и отчетность;
— обязан знать структуру компании и направления ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.
Образование и стаж работы:
— три года изучения бизнеса и делопроизводства;
— обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;
— дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
— предпочтителен опыт работы за рубежом.
— способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
— хорошие организаторские способности;
— хороший литературный стиль;
— способность справляться со стрессовыми ситуациями.
Уровень Д (соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России).
Уровень Д базируется на уровне С плюс дополнительное образование, стаж работы на уровне С.
— подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
— ведение административной работы;
— консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
— организации презентаций, представительская деятельность;
— деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
— прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.).
— за свои исследования и отчеты;
— за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.
Образование и стаж работы:
— три года изучения бизнеса и делопроизводства;
— обучение секретарскому делу не менее одного года или большой опыт работы секретарем уровня С;
— изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии
общения и информационных технологий; предпочтительно обучение или стажировка за рубежом.
4. Личностные качества:
— способность к лидерству;
В последние годы вопросы поэтапной подготовки секретарей начали активно рассматриваться и изучаться отечественными специалистами. Так, по мнению М.И. Додоновой, подготовка секретарей в России должна протекать в три ступени:
Секретарь или секретарь-машинистка, выполняющая технические функции по размножению документов и сервисные функции в качестве связующего звена между руководителем, сотрудниками и внешним миром. Образование: курсы по подготовке секретарей.
Секретарь-референт, референт, знающий работу с документами в традиционном и автоматизированном режиме, организационное и документальное оформление совещаний, прием посетителей и др. Образование: специализированные секретарские школы, колледжи, центры образования.
Секретарь-помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата, наделенный полномочиями представителя в других организациях. Образование: высшее – университеты, институты, академии.
Как видим, работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.