можно ли к номеру документа содержащего конфиденциальную информацию добавлять смысловой индекс

Можно ли к номеру документа содержащего конфиденциальную информацию добавлять смысловой индекс

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Источник

Можно ли к номеру документа содержащего конфиденциальную информацию добавлять смысловой индекс

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Порядка.

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Порядок до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

в пункте 2.3 Положения исключить текст «регистрации,»;

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

«2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, «Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования» и дела с документами «Для служебного пользования» по Акту приема-передачи.»;

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст «и состояния делопроизводства»;

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: «III. Выводы и предложения комиссии».

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию»;

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ «О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова

Порядок
обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)

1. Общие положения

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

— в бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);

— в электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

— регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле «Кому»;

— в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка «ДСП»;

— передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:

— наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

— соответствие оформления файлов установленным требованиям;

— подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

— распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

— вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: / ;

— на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. УКЭП подтверждена»* и подпись.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: «Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…».

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» (приложение N 2), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

— при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: / / ;

— в СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

— передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования».

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

— передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре (пункт 3.1.2);

— передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре (пункт 3.1.2).

В этом случае «Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования» в приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа не ведется.

5. Работа с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа

5.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) структурных подразделений налогового органа.

5.2. Секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения налогового органа фиксирует поступившие ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования», который ведется в каждом структурном подразделении.

5.3. Работа с ДСП-документами осуществляется аналогично работе с документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующего:

— передача ДСП-документов исполнителям производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования»;

— возврат ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений производится под роспись секретаря (делопроизводителя) в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования».

6. Подготовка и регистрация исходящих ДСП-документов

6.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

— каждому ДСП-документу присваивается номер экземпляра, который печатается ниже пометки «Для служебного пользования»; В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении документа для отправки ему присваивается следующий номер: / / ;

— в конце регистрационного номера ДСП-документа добавляется пометка «ДСП» (для бумажного документа) или «ДСП@» (для электронного документа);

— пометка «Для служебного пользования» проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-документ.

6.2. Для каждого ДСП-документа в СЭД должна быть создана РК исходящего документа, в которой:

— должны быть заполнены все необходимые поля;

— должен быть включен переключатель «ДСП документ»;

— не должен вкладываться электронный образ ДСП-документа в поле «Документ».

Регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

7. Отправка исходящих ДСП-документов

7.1. Отправка исходящих ДСП-документов в бумажном виде осуществляется аналогично отправке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству.

7.2. Отправка исходящих ДСП-документов в электронном виде.

7.2.1. Для отправки ДСП-документа исполнитель предоставляет оператору ЭПЯ:

— переносной магнитный носитель с файлами: документа, УКЭП к документу, приложений (при их наличии) и списка рассылки;

— подлинник отправляемого документа на бумажном носителе (экземпляр N 1);

— список рассылки на бумажном носителе.

В списке рассылки (образец приведен в приложении N 3) необходимо указать дату и номер ДСП-документа, подлежащего рассылке, а также номер экземпляра для каждого адресата. Кроме того, в Списке рассылке указывается исполнитель и его телефон. Список рассылки подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.2. Перед отправкой оператор ЭПЯ проверяет:

— наличие РК исходящего документа в СЭД в базе данных «Исходящие» в представлении «Поступившие/По электронной почте СЭД»;

— соответствие оформления РК исходящего документа установленным требованиям;

— отсутствие вредоносных программ (вирусов) на переносном магнитном носителе с файлами;

— наличие и соответствие оформления всех элементов, перечисленных в пункте 7.2.1, установленным требованиям;

— подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему документ на бумажном носителе.

При наличии ошибок отправка ДСП-документа не осуществляется. В этом случае РК исходящего документа средствами СЭД возвращается в канцелярию структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.3. При отсутствии ошибок оператор ЭПЯ:

— копирует с переносного магнитного носителя на жесткий диск файлы, перечисленные в пункте 7.2.1;

— проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп «Электронный документ соответствует подлиннику»**.

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в пункте 7.2.1, архивируются с помощью программы Winrar.

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

— адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;

— в поле «Тема» заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, «от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@»);

— к почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле «Краткое содержание» после заголовка к документу добавляет фразу «Отправлено по ЭП с СКЗИ».

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

— каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки «Для служебного пользования»;

— в конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка «ДСП» (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или «ДСП@» (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);

— пометка «Для служебного пользования» проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.

8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:

— должны быть заполнены все необходимые поля;

— переключатель «ДСП документ» должен быть включен;

— в поле «Документ» электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.

Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.

8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде (пункты 7.1, 7.2 настоящего Порядка).

8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа (раздел 5 настоящего Порядка).

* Допускается вместо штампа делать запись вручную.

** Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Приложение N 1
к Порядку обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Реестр приёма/передачи документов ДСП

Приложение N 2
к Порядку обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования»

Приложение N 3
к Порядку обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)

* Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.

Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”

Текст приказа официально опубликован не был

Обзор документа

Как и раньше, регламентирована работа с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах Службы.

Регистрация входящих и исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

Отдельно уделено внимание подготовке, регистрации и рассылке приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов).

Приказ ФНС России, утвердивший ранее действовавший порядок, признан утратившим силу.

Источник