мемо после совещания что это такое

Я весь внимание: десять техник вовлечения для участников онлайн-встреч

Если онлайн-встречи отнимают много сил, значит, их организовали неправильно. Руководитель Консалтинговой компании «Имидж персонал» и преподаватель Школы бизнеса и международных компетенций МГИМО Людмила Дудорова — о том, как сделать онлайн-встречи искренними и продуктивными.

Отличие онлайна от очных встреч

Онлайн-общение забирает больше сил и внимания, чем встречи в реальной жизни. Согласно немецкому исследованию 2014 года, даже небольшие задержки связи на 1,2 секунды люди воспринимают как невнимательность и грубость собеседника. Из-за экрана в онлайне труднее считывать язык тела, мимику и эмоции других людей. При этом с включенной камерой вы всегда находитесь под наблюдением, а это дополнительный фактор стресса.

Эксперты считают, что удаленная работа останется надолго. Компании закрывают офисы и разрешают сотрудникам оставаться на удаленке сколько они захотят. Будущее за комбинированным форматом работы, когда люди приходят в офис один-два дня в неделю, а остальное время работают из дома. Онлайн-встречи и конференции стали доступнее, а умение вовлечь коллег в диалог или презентацию — ключевым.

За последние четыре месяца Людмила и ее коллеги провели 150 онлайн-встреч. Она считает, что у онлайн-формата есть три главных отличия:

Многие руководители почти не проводили онлайн-конференции до пандемии. Они не считали встречи полноценными без общения лицом к лицу, поэтому карантин стал для них вызовом. Согласно внутреннему опросу участников онлайн-мероприятий «Имидж персонал» в мае-июне 2020 года, главные трудности онлайн-встреч: технические неполадки, отсутствие вовлеченности и слабое управление.

Технические неполадки. Более 85% опрошенных раздражают технические трудности: отсутствие связи, плохой звук, неполадки с подключением спикера или участников, плохо работающая презентация. Пока организаторы исправляют ситуацию, участники ждут, поэтому быстро устают и теряют фокус внимания.

Отсутствие вовлеченности. Почти 70% респондентов не хотят обсуждать заявленную тему на скучной однообразной встрече. Люди теряют мотивацию участвовать в дискуссии, потому что не чувствуют спикера и аудиторию. Они могут отключиться, чтобы отвлечься на телефон или домашнее обязательство, но полноценно так и не вернутся. При этом часть участников боятся ошибок и оценок со стороны коллег или руководителей, поэтому пассивно следят за встречей.

Слабое управление встречей. Если ведущий не умеет направлять группу в продуктивное русло, встреча затянется и обсуждение уйдет в другую сторону. В таких встречах часто возникают хаос и конфликты между участниками.

Чтобы онлайн-встречи не вредили, а приносили пользу, Людмила Дудорова рекомендует готовиться заранее и применять десять техник фасилитации.

1. Пользуйтесь техникой Check-in

Начните встречу с сонастройки. Попросите каждого участника рассказать что-то о себе и ответить на вопросы: «Что для меня самое важное на встрече?» и «Что должно произойти на встрече, чтобы она была максимально полезной?»

Это поможет включить каждого участника на смысловом, физическом и эмоциональном уровне. Они смогут высказаться, озвучить свою точку зрения, услышать и почувствовать других в самом начале встречи.

2. Объясняйте цель и план встречи

Объясните участникам встречи: что будет происходить и зачем всех собрали. Для этого четко представьте цель и план собрания. Подготовьте отдельный слайд в презентации, проговорите повестку дня вслух и соберите обратную связь от участников — что и как они поняли.

Если вы проводите онлайн-встречи постоянно, разделите их на несколько типов. Например, еженедельные планерки, проблемные совещания между отделами, мозговые штурмы и подведение итогов. Для каждого типа определите повестку встречи, регламент, формат и высылайте участникам заранее. Тогда, присоединяясь к совещанию, люди будут сразу понимать суть происходящего и встреча пройдет продуктивнее.

3. Фасилитируйте

Назначайте или приглашайте фасилитатора встречи — ведущего, который проследит за структурой совещания и сделает его продуктивным.

Что делает фасилитатор:

Если у вас нет фасилитатора, просто придерживайтесь правил совместной работы. Вот восемь основных:

4. Организуйте активность участников

Чем больше люди делают что-то самостоятельно, тем больше они чувствуют интерес к процессу и удовлетворенность, поэтому планируйте больше вовлекающих действий и активностей.

Самый простой способ включить участников — задать несколько вопросов и попросить ответить в чате или голосом. Для ответа можно использовать баллы. Например, попросите каждого оценить: на сколько баллов они согласны с предложенным решением.

Просите участников задавать вам и коллегам вопросы в чате. Чаще делите участников на группы, чтобы обсуждать сложные вопросы и придумывать новые решения. Например, распределяйте людей по разным залам в Zoom. В малых группах участники чувствуют себя безопаснее и не боятся предлагать, потому что на общую встречу приносят общее решение группы.

Меняйте активности и форматы обсуждений, чтобы участники сохраняли внимание и интерес.

5. Цените вклад каждого

Каждый человек хочет быть полезным, значимым и влиять на ситуацию. Создайте условия, в которых всех участников услышат. Помогайте людям высказаться, устанавливайте очередность и обращайтесь персонально.

Организуйте передачу слова: в конце своей речи говорящий называет участника, которому передаст слово. Благодарите говорящего и группу, используйте аплодисменты. Важно, чтобы говорили участники, а не только ведущий или руководитель. Будьте нейтральны к любому человеку и помните: самый тихий голос может предложить самое сильное решение.

6. Изучите онлайн-платформы

Онлайн-платформы для совместной работы помогут команде визуализировать и зафиксировать идеи. Используйте доски для рисования и голосования, применяйте шаблоны для обсуждений.

Например, перед началом встречи обменяйтесь ожиданиями на виртуальных стикерах в Padlet, а во время мозгового штурма записывайте идеи на досках в Miro. Такое разнообразие форматов сделает встречу гораздо интереснее и продуктивнее. Главное — сначала попробуйте инструменты сами, а потом предлагайте их участникам.

Основные онлайн-платформы для удаленных встреч:

7. Создайте безопасную и открытую среду

В онлайне любое едкое замечание звучит громче и воспринимается более чувствительно. Ваша задача как организатора и ведущего — создать безопасную среду для конструктивного общения.

Вводите правила уважения друг друга: не критиковать и не переходить на личности. Сразу пресекайте «троллинг», фокусируйте и возвращайте участников к цели встречи. Например, вместо критики предложите высказываться по формуле добавления идей «Да и…».

8. Делитесь мыслями, совместно создавайте решения

Разговаривайте с людьми: спрашивайте их мнения, обменивайтесь опытом и видением. Вместе анализируйте ситуации и ищите решения проблем, договаривайтесь о планах. Активно пользуйтесь онлайн-голосованиями на встречах и в общих чатах.

Чем больше люди участвуют в выработке идей и решений, тем больше ответственность за принятые решения и выше готовность их реализовывать.

9. Следите за энергией группы

Ведущий онлайн-совещания задает темп и ритм, с которым будут двигаться участники. В онлайне особенно важны динамика и скорость, ведь физически мы устаем быстрее, а длительность встреч — короче. Делайте перерывы и разминки — помогайте группе быть в ресурсном состоянии.

Ведущему важно играть роль тамады, комментатора и коуча, работающего больше вопросами, чем ответами. Помните, что в онлайне от ведущего требуется больше энергии, поэтому учитесь настраиваться перед онлайн-мероприятиями и управлять собой по ходу.

10. Управляйте психо-эмоциональным фоном встречи

Поддерживайте дружескую атмосферу и проявляйте живой интерес к другим людям. Говорите на около рабочие и личные темы. Демонстрируйте общий контакт аудитории, несмотря на физическую удаленность друг от друга. Например, попробуйте организовать «микропозитив» на каждой встрече: расскажите хорошие новости или узнайте о делах коллег.

Идеальных встреч не бывает. Если у кого-то отключился интернет или презентация, разрядите обстановку и призовите участников относится к ситуации проще. Экспериментируйте и вовлекайте участников всеми доступными способами.

Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.

Источник

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как проводить эффективные совещания

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Признайтесь, многие из нас крайне не любят подобные «говорилки».

Почему? Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается. Ну разве не пустая трата времени?

Этот чудесный формат работы

Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы?

Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее.

Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент. Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно.

Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно. А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости.

Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний?

Принципы эффективных совещаний

Соответствие задачам

Конкретность

Кратковременность

Тайминг

Адекватность участников

Право на слово

Закрепление результатов

Плановость совещания

Чтобы оценить эффективность ваших совещаний, пройдите тест:

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

Типовая структура планерки:

Вступительное слово / разминка.

Цели. Регламент. Формат.

Общие результаты работы. Выполнение поставленных задач.

Частные результаты / отчеты участников.

Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов.

Обозначение проблемы, цели. Важность темы. Планы.

Цели. Регламент. Формат.

Анализ результатов. Постановка задач.

Вступительное слово / цели собрания / регламент.

Разделите все вопросы на три группы.

Ответьте себе на следующие вопросы:

Актуальны ли вопросы к совещанию? Сегодня нужно говорить именно об этом?

Форма подачи материала соответствует цели, аудитории, содержанию?

Что должно произойти/остаться в голове у сотрудников после совещания?

Можно ли не проводить совещание и добиться того же результата?

Если вы ответили «Да» на вопросы 1, 2 и «Нет» на вопрос 4 — смело проводите совещание!

Источник

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Зачем проводить совещания

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Хвалите подчиненных

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Источник