что следует сделать с исполненным документом
Текущее хранение документов: порядок формирования дел
При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
Глава 11. Контроль исполнения документов
Глава 11. Контроль исполнения документов
11.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документов на контроль, проверку сроков их исполнения (полнота и точность), снятие исполненных документов с контроля.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на правом поле документа, а также проставлением знака в установленном месте в карточке при подготовке документа с использованием СЭД.
Решение о постановке на контроль и снятии с контроля документов принимает Глава города или должностное лицо, уполномоченное Главой города. Кроме того, на особый контроль берутся все поручения Главы города, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города, содержащиеся в протоколах совещаний.
Контроль за исполнением документов осуществляется должностным лицом, которому это поручено в документе или в резолюции.
11.2. Контроль за исполнением документов в Администрации города обеспечивают:
отдел документационного обеспечения
— правовые акты Главы города, Администрации города
отдел по организационно-протокольной работе
— поручения, определенные протоколами совещаний с участием Главы города
отдел по организации работы с обращениями граждан
— письменные и устные обращения граждан
отдел документационного обеспечения
— документы органов государственной власти, органов прокуратуры, корреспонденция иных организаций с поручениями, определенными резолюциями Главы города (первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата)
Правовые акты ставятся на контроль Главы города при наличии в тексте указания о контроле исполнения с установленными конечными и промежуточными сроками контроля.
11.3.1. Постановка правовых актов на контроль осуществляется отделом документационного обеспечения через регистрацию в системе электронного документооборота.
11.3.2. Информация об исполнении правового акта или о ходе его реализации оформляется в виде внутреннего документа по форме согласно Приложению N 28 и направляется в отдел документационного обеспечения по системе электронного документооборота:
11.3.3. Отдел документационного обеспечения, получив информацию, формирует папку с материалами контрольных правовых актов, готовит проект постановления о снятии или продлении сроков контроля правовых актов и представляет его на рассмотрение Главе города.
Постановления Администрации города Нижний Тагил о снятии и продлении сроков контроля правовых актов вместе с материалами об их исполнении формируются в дела и хранятся не менее одного года в отделе документационного обеспечения.
Снятие правового акта с контроля не прекращает его действия.
11.3.4. Основанием для снятия правового акта с контроля является также принятие нового правового акта, отменяющего его действие или признание его утратившим силу.
11.4. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений Главы города устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, рассмотренных на совещаниях.
Контроль за исполнением поручений, определенных протоколами совещаний с участием Главы города, осуществляет отдел по организационно-протокольной работе.
11.4.1. Контроль исполнения включает постановку протокольного поручения на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение поручений Главы города.
11.4.2. Контроль может осуществляться как оперативными методами (выезды на место, организация проверок и совещаний, в телефонном режиме), так и традиционными (получение информации от исполнителей в виде справок, отчетов, заключений).
11.4.3. Информация об исполнении поручения Главы города, направляется ответственному исполнителю для подготовки обобщенной информации.
Обобщенная информация, подготовленная ответственным исполнителем поручения, направляется Главе города через отдел по организационно-протокольной работе.
Если представленная исполнителем информация не соответствует установленным требованиям, она может быть возвращена исполнителю для доработки.
11.4.4. Поручение считается исполненным конкретным исполнителем на основании представленной письменной информации первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата, руководителя органа Администрации города на имя Главы города в отдел по организационно-протокольной работе.
11.4.5. Решение о снятии поручения с контроля принимается в связи с его выполнением (на основании резолюции Главы города), подготовкой соответствующего нормативного правового акта Главы города, Администрации города (исчерпывающего поручения), регистрацией ответа в отделе документационного обеспечения физическому или юридическому лицам.
11.4.6. В случае, если орган Администрации города является соисполнителем поручений, контроль за исполнением поручений прекращается на основании документированной информации соответствующих органов о направлении в установленном порядке ответственному исполнителю и в отдел по организационно-протокольной работе соответствующих документов (предложений, заключений, проектов актов и иных материалов).
11.4.7. Отдел по организационно-протокольной работе, осуществляющий контроль за исполнением поручений, определенных протоколами совещаний, ежемесячно представляет Главе города информацию о выполнении находящихся на контроле поручений.
11.5. Контроль исполнения документов от органов государственной власти, органов прокуратуры, иных организаций, граждан, письменных поручений, определенных резолюциями Главы города, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата, согласно распределению между ними полномочий, осуществляет отдел документационного обеспечения.
11.5.1. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
11.5.2. Дата исполнения указывается в резолюции и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
11.5.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы города или первого заместителя, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города, давших поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
11.5.4. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел документационного обеспечения для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).
11.5.5. Приостанавливать исполнение документов имеет право только автор документа.
11.5.6. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные получают копии документа.
11.5.7. При уходе в отпуск или отсутствии на работе по другой причине работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
11.5.8. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылается экземпляр регистрационно-контрольной формы, который после исполнения возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
11.5.9. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в регистрационно-контрольной форме отделом документационного обеспечения.
11.5.10. Снятие документа с контроля оформляется:
отметкой в СЭД «Основание для снятия с контроля»;
формированием отчета об исполнении документа и направлении его в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка об исполнении, подпись основного исполнителя, дата.
11.6. Отдел документационного обеспечения, отдел по организационно-протокольной работе, отдел по организации работы с обращениями граждан готовят сводную информацию по исполнительской дисциплине за год, квартал, месяц.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Организация контроля исполнения документов
ИБ-аутсорсинг
на базе DLP-системы
Контроль исполнения документов
Мониторинг ИТ инфраструктуры
Защита бизнеса от мошенничества
Разработка требований к защите информации
Управление системами фильтрации электронной почты и веб-трафика
АУТСОРСИНГ DLP ДЛЯ ЗАЩИТЫ БИЗНЕСА
В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.
Логика организации контроля
Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки.
В рамках контроля необходимо проверить:
Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:
Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:
В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.
Документационное оформление контроля
В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:
Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.
Сроки исполнения
Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.
Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.
Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.
Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.
Сроки отсчитываются в разном порядке:
Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.
Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.
Организационный контроль исполнения документов
На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.
Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:
Этапы контроля
Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:
Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем.
Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями:
Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.
Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.
Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.
Как фиксируется исполнение
Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.
Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо.
Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.
Результаты контроля
Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.
Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.
В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы.
Автоматизированный контроль исполнения
Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.
Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.
Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.