Значение слова «секретариат»
1. Отдел какого-л. учреждения, организации, служащий для ведения текущей работы организационно-исполнительного характера. Секретариат ООН. Секретариат редакции газеты. || Совокупность сотрудников такого отдела.
2. Лица, избираемые на собрании, совещании, конференции для ведения протоколов. Секретариат съезда.
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
СЕКРЕТАРИА’Т, а, м. (нов. офиц.). 1. Совокупность лиц, выполняющих секретарскую работу какого-н. учреждения. 2. Орган (при каком-н. учреждении, организации) для ведения текущей работы организационно-исполнительного характера.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
секретариа́т
1. отдел учреждения, организации, ведающий текущим делопроизводством, осуществляющий секретарскую работу ◆ Он долгое время работал в секретариате ООН.
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.
Насколько понятно значение слова арсенальный (прилагательное):
Ассоциации к слову «секретариат»
Синонимы к слову «секретариат»
Предложения со словом «секретариат»
Сочетаемость слова «секретариат»
Каким бывает «секретариат»
Понятия, связанные со словом «секретариат»
Пле́нум (лат. plenum «полное»), плена́рное заседа́ние, плена́рная се́ссия (англ. plenary session) — заседание, собрание с присутствием всех членов организации, органа — кворума; например.
Отправить комментарий
Дополнительно
Предложения со словом «секретариат»
Очень пригодились хорошие отношения с бильд-редакторами изданий, коллегами-фотожурналистами, сотрудниками секретариатов – подсказки, критика, а иногда и разносы совершенно необходимы, особенно в начале пути.
– Генеральный секретариат конференции предлагает всем державам, претендующим на территории, представить свои требования в десятидневный срок, в письменной форме…
Речь шла о публикации за границей клеветнического, как утверждалось в решении секретариата, антисоветского произведения.
Обязанности секретариатов и секретарей
Секретариат, работа пресс-секретаря и референта
Так что же относится к основным задачам и функциям, которые выполняют в процессе своей деятельности работники секретариата? К работе референтов можно отнести обеспечение выполнения своих полномочий руководителем предприятиям, учреждения, организации. Эту задачу можно разбить на конкретные обязанности. Так, по заданию руководителя секретари-референты готовят предложения по взаимодействию руководителя с другими подразделениями предприятия, с другими предприятиями, учреждениями, организациями, физическими лицами и участвуют в непосредственной реализации данного задания. Секретариат занимается планированием и прогнозированием необходимых мероприятий, необходимых для реализации своих функций руководителем предприятия, информационным обеспечением деятельности предприятия (эта функция возлагается на пресс-секретаря, о деятельности которого мы поговорим несколько позже).
Кроме того, офис-секретарь занимается ведением всего делопроизводства на предприятии и отвечает за сохранность документации и конфиденциальной информации, составляющую коммерческую тайну, за своевременную сдачу документов в архивные организации согласно нормам соответственных законов. К функциям секретариата относятся прием и первичная регистрация документации, поступающей на предприятие как непосредственно руководителю, так и для распределения по другим структурным подразделениям, подготовка проектов поручений, приказов, писем руководителя. На секретариате лежит обязанность по подготовке необходимой документации для проведения совещаний руководителем предприятия, своевременном информировании сотрудников о времени и месте проведения такого совещания. По поручения руководителя работники секретариата обеспечивают оперативное взаимодействие руководителя с другими структурными подразделениями, иными организациями или физическими лицами.
Учет и регистрация исходящей корреспонденции предприятия также ведется секретарями-делопроизводителями. При необходимости руководитель поручает секретарям провести сбор и анализ информации, необходимой для его непосредственной деятельности либо для деятельности всего предприятия в целом. В случае каких-либо форс-мажорных ситуация на предприятии, чрезвычайных происшествиях или стихийных бедствиях секретариат обязан вовремя проинформировать руководителя. Функции и обязанности секретаря могут быть расширены и дополнены в каждом конкретном случаем в зависимости от специфики деятельности предприятия, учреждения, организации.
Кто такой и чем занимается пресс-секретарь?
Особо хочется поговорить о деятельности пресс-секретарей. Пресс-секретарь – это человек, отвечающий за связи предприятия со средствами массовой информации, общественностью. Человек, занимающий данную должность или претендующий на эту вакансию, должен обладать многими знаниями и навыками. Так, пресс-секретарь должен быть коммуникабельным, знать деловой этикет, уметь быстро ориентироваться в различных ситуациях, владеть огромным словарным запасом и литературным языком. Так же, как остальные работники секретариата, пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия. К основным задачам пресс-секретаря стоит отнести проведение брифингов, конференций с участием руководства компании. Этот человек должен уметь подготавливать проекты информационных материалов об организации и издавать их, готовить интервью для руководителя, организовывать прямые эфиры с его участием.
Имидж руководителя и предприятия в целом тоже лежит на плечах пресс-секретаря, которые обязан осуществлять деятельность, направленную на улучшение имиджа предприятия. Для этого, например, пресс-секретарь ежедневно занимается мониторингом различных изданий СМИ в поисках информации о деятельности предприятия. Ведь если вовремя обнаружить порочащую предприятия или его руководителя статью, то есть шансы успеть опровергнуть неправдивую информацию. Так же, поскольку мы живем в век информационных технологий и у каждого мало-мальски приличного предприятия есть свой сайт, к задачам пресс-секретаря относится наполнение сайта соответственной информацией о предприятии, своевременное обновление новостей о предстоящих мероприятиях, брифингах и т.п.
Из всего вышеперечисленного, зная работу и обязанности секретарей, можно сделать вывод, что секретариат – то структурное подразделение компании, которое занимается общим администрированием, делопроизводством и документооборотом, элементарными организационно-исполнительными задачами. Эта работа на первый взгляд совершенно не важная, но без нее не обойтись ни одному предприятию, учреждению или организации.
Секретариат, распределение обязанностей
Ведение текущей работы организационно-исполнительного характера предприятия. Типовые функции секретариата. Организационное и информационное обеспечение управления организацией. Деятельность сотрудников секретариата. Структура и состав секретариата.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 15.03.2016 |
| Размер файла | 29,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высокоэффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.
Техническое обновление производства, совершенствование труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая и секретарей.
Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению его способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств.
1. Секретариат, распределение обязанностей
— предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
— подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
— организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
— бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
Основной целью деятельности секретариата является эффективное организационное и информационное обеспечение управления организацием.
Под эффективным организационным и информационным обеспечением Предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному удовлетворению потребности Предприятия, его должностных лиц в организационных и информационных ресурсах в процессе осуществления повседневной управленческой деятельности.
Нормирование труда сотрудников секретариата, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляется на основе действующих Единых норм времени и выработки.
Условия труда сотрудников секретариата, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами.
Для обеспечения повседневной деятельности секретариат имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.
Планирование рабочего дня руководителя. Обычно сотрудники секретариата получают большое количество запросов от разных людей о назначении встреч их руководителю. При этом важно уделять внимание следующим моментам:
— постоянно контролировать текущий график встреч, чтобы избежать неприятных накладок;
— оперативно сообщать руководителю об изменениях в его рабочем дне;
-оперативно получать от руководителя ответы об актуальности или неактуальности предложенных встреч;
— избегать перегруженности графика встречами;
— находить время для выполнения руководителем своих текущих задач, не связанных со встречами.
Для решения этих задач удобно использовать общий «Календарь» в Microsoft Outlook/Lotus Notes, доступ к которому есть и у помощников, и у руководителя. С помощью «Регламента планирования рабочего дня руководителя» они могут успешно решать поставленные задачи.
Основные выводы и назначенные в ходе встречи поручения удобно фиксировать в единой системе контроля. Готовая версия протокола прикладывается к графе проведённой встречи таким образом, чтобы, открыв встречу в «Календаре», всегда можно было увидеть основные результаты и итоговый протокол.
Через секретариата осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
секретариат управление организационный исполнительный
2. Структура и состав секретариата
3. Предназначение секретариата
Целью деятельности секретариата является организационное и информационное обеспечение управленческой деятельности организации.
Для реализации цели своего предназначения секретариат решает следующие основные задачи:
1) планирование управленческой деятельности должностных лиц предприятия;
2) сбор, систематизация, учет и анализ информации (в т. ч. документированной);
3) информационный обмен между управлением и другими структурными подразделениями предприятия;
4) документирование управленческой деятельности предприятия;
5) осуществление контроля за исполнением управленческих решений всеми должностными лицами и структурными подразделениями организации;
6) информационный обмен с внешней средой организации.
В зависимости от изменений в направленности и содержании стратегии развития организации могут уточняться и задачи, решаемые секретариатом.
4. Организация управления секретариатом
Общая организация управления секретариатом возлагается на заместителя генерального директора по управлению. Непосредственное руководство работой секретариата осуществляет руководящий состав подразделения.
К руководящему составу секретариата относятся шеф-секретарь, виц- секретарь, начальники групп.
При необходимости руководящий состав секретариата должен уметь организовать управление подразделением в оперативном режиме, предполагающим сокращение привычных сроков выполнения задач. Последнее достигается на основе параллельного метода управления.
Организация взаимодействия секретариата.
Взаимодействие секретариата с другими подразделения, службами и должностными лицами Предприятия предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т. п.) по организационному и информационному обеспечению деятельности предприятия.
Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения управленческих мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.
Информационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка обращения с информацией, в т. ч. документированной.
Секретариат в процессе своей деятельности взаимодействует:
5. Организация обеспечения деятельности секретариата
Обеспечение деятельности секретариата техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным в организации.
Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники секретариата, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на соответствующие службы Предприятия.
Полномочия секретариата в пределах своей компетенции вправе:
— запрашивать у руководителей подразделений, служб Предприятия данные, необходимые для эффективного осуществления возложенных на него задач;
— требовать от должностных лиц организации неукоснительного исполнения всех распоряжений руководства организации;
— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию секретариата;
— давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции секретариата;.
— вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам работы секретариата;
Секретариат несет коллективную ответственность за:
— своевременное, полное и качественное выполнение возложенных на него задач;
— соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы работы секретариата.
Индивидуальная (персональная) ответственность работников секретариата устанавливается должностными инструкциями.
Сотрудники секретариата обеспечивают круглосуточное (посменное) дежурство в офисе генерального директора, в т. ч. и в нерабочие дни. Комплектование смен и распределение сотрудников секретариата осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым ежемесячно не позднее 25 числа и объявляемого сотрудникам секретариата под расписку.
Сотрудникам секретариата установлен ненормированный рабочий день. Время пребывания в офисе, превышающее установленные законодательством РФ показатели, компенсируется сотрудникам в виде дополнительных дней отдыха. По желанию сотрудников дополнительные дни отдыха могут предоставляться им к ежегодному основному или дополнительному отпуску.
Секретариат несет ответственность за качественное выполнение своих задач и функций. Работники секретариата несут дисциплинарную, административную и другие виды ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.
Специфика работы секретариата заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.
Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.
Таким образом, в профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей.
Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
Таким образом, в сложившейся практике оценки труда секретарей можно выделить следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.
Нужно только помнить, что все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Размещено на Allbest.ur
Подобные документы
Понятие информационного обеспечения стратегического управления организацией. Формирование информационной базы для принятия стратегических решений. Анализ информационного обеспечения стратегического управления ООО «Визави2000». Видовой состав документации.
курсовая работа [194,8 K], добавлен 27.08.2012
Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления. Документационное обеспечение работы руководителя. Организация секретарской деятельности. Программное обеспечение управленческой деятельности. Системы управления базами данных.
курсовая работа [51,9 K], добавлен 05.02.2011
Операции управления на уровне организации. Функции управления в соответствии с ГОСТом. Информационное обеспечение органов местного самоуправления. Полномочия Главы сельсовета. Содержание текущей информации о деятельности Администрации сельсовета.
курсовая работа [84,4 K], добавлен 14.11.2014
Общая характеристика организации, функции и задачи ее управления. Характеристика структуры управления и персонала организации, информационное и документационное обеспечение. Анализ показателей результативности и эффективности деятельности предприятия.
отчет по практике [38,7 K], добавлен 25.02.2010
Назначение и деятельность основных подразделений завода ООО «Мечел-Кокс», выполняемые функции. Описание деятельности Отдела внутреннего контроля предприятия. Документационное обеспечение предприятия, используемые программы для автоматизации управления.
отчет по практике [384,1 K], добавлен 11.07.2011
Органы управления, руководство трудовыми ресурсами в ООО «Техномаркет ЛОГО». Организационная структура управления. Организация работы предприятия и реализации товаров. Состав работающих в фирме. Система оплаты и мотивация, информационное обеспечение.
отчет по практике [16,1 K], добавлен 04.01.2011
Организационно-правовые формы предпринимательской деятельности, установленные Гражданским кодексом России. Система управления предприятием и ее элементы. Производственная структура фирмы. Распределение полномочий, анализ должностных прав и обязанностей.
контрольная работа [28,5 K], добавлен 09.11.2010
Секретариат как основа всей правоохранительной системы
За два с лишним века служба делопроизводства в системе Министерства внутренних дел не раз меняла название, но основная ее функция – документационное обеспечение управления в МВД – остается прежней.
Без работы сотрудников этого подразделения деятельность управления и отделов органов внутренних дел трудно представить. Ведь если полиция призвана охранять порядок в обществе, то сотрудникам службы делопроизводства и режима приходится хранить порядок в сложной системе документооборота всего ведомства.
Специалист делопроизводства должен знать не только специфику работы отделов и подразделений, но и обладать такими качествами, как коммуникабельность, тактичность и вежливость. Ну и, конечно же, главными условиями успешной деятельности делопроизводителя являются собранность, внимание, терпение, аккуратность и скрупулезность. В общем, все те качества, которые чаще всего присущи женщинам, которым по плечу эта непростая кропотливая работа.
Сержант полиции Элина Цеова работает в секретариате отдела полиции №3 по обслуживание Северо-Западного района города с 2008 года. За эти годы она многому научилась, и нет задачи, с которой бы она не справилась. Говорит скромно, но уверенно – своей работой она гордится, и менять её на службу в другом подразделение не хочет.
И ведь не зря говорят, что сотрудники секретариата стоят на страже государственной тайны и ежедневно справляются с валом важнейших документов. Через их руки тысячами проходят письма, заявления, жалобы и благодарности граждан, и ни одно из них не должно потеряться или остаться без ответа. В 2015 году общий документооборот управления МВД России по г. Владикавказ составил более ста тысяч входящей и исходящей корреспонденции.
Поздравляя сотрудников секретариата с профессиональным праздником, начальник УМВД России по г. Владикавказ полковник полиции Олег Бароев отметил: «Вы – представители одной из тех служб, работа, которой «на первый взгляд как будто не видна», поскольку не все замечают тот объём, с которым вы справляетесь. Но без вас полиция не смогла бы качественно выполнять свою работу. Это факт. От вашей чуткости, внимательности и профессионализма зависят судьбы людей: ведь за каждой жалобой, за каждым заявлением стоит чья-то проблема, горе, беда. От всей души поздравляю вас с праздником! Желаю успехов в службе, оптимизма, семейного счастья и крепкого здоровья!».