на посадочном талоне нет штампа что делать
Минфин России разъяснил, как подтвердить расходы на проезд в командировку, если посадочный талон электронный
 |
| Pixinooo / Depositphotos.com |
На основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Если авиабилет электронный, то для целей налогообложения расходы подтверждают маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту. При этом посадочный талон, в том числе электронный, должен содержать реквизиты, удостоверяющие факт потребления услуги воздушной перевозки. Как правило, это штамп о досмотре.
При невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.
В ситуации, когда ни один из указанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 30 апреля 2019 г. № 03-03-06/1/32039).
На посадочном талоне нет штампа что делать
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
С 25 февраля 2019 года авиапассажиры могут пользоваться электронными посадочными талонами наравне с обычными. Рассказываем, чем они отличаются, как командированному отчитаться о расходах на электронный авиабилет и что делать в случае потери посадочного талона.
Какие документы подтверждают расходы на перелёт
Статья 252 Налогового Кодекса РФ предписывает экономически обосновывать и подтверждать документами расходы на командировки.
В случае перелёта по электронному авиабилету документами строгой отчётности признаются маршрутная квитанция и полётный купон (посадочный талон).
Маршрутная квитанция — это выписка из глобальной автоматизированной системы бронирования авиабилетов. Квитанция приходит на электронную почту после покупки билета. В ней есть код бронирования, тариф билета и сборы, маршрут, дата и время полёта, фамилия и имя пассажира.
Так выглядит маршрутная квитанция S7. На скриншоте часть документа
Маршрутная квитанция подтверждает только факт покупки. Можно купить билет, но никуда не полететь или вернуть билет, поэтому факт перелёта подтверждается дополнительным документом — посадочным талоном.
Посадочный талон пассажир получает после регистрации на рейс. В отличие от маршрутной квитанции, талон содержит дополнительные детали: место в самолёте и номер выхода на посадку. В талоне ставят отметки во время предполётного контроля: прохождении регистрации на рейс, досмотра в аэропорту и посадки на борт.
Электронный и бумажный посадочный талон: в чём разница
Когда пассажир регистрируется на рейс в аэропорту, он получает посадочный талон на руки — картонный бланк с отрывной частью. При выходе на посадку правую часть отрывают и отдают пассажиру, остальное остаётся у представителя авиакомпании.
Примерно так выглядит бумажный посадочный, который выдают в аэропорту
Если пассажир проходит онлайн-регистрацию, посадочный талон приходит на его электронную почту. Электронный посадочный пассажир может сохранить на смартфон или распечатать. Как и в обычном талоне, на нём есть штрихкод или QR-код, в котором зашифрована информация о перелёте.
Электронный посадочный талон «Победы»
В аэропорту путешественник показывает цифровой талон с кодом на всех этапах предполётного контроля. В некоторых аэропортах владельцы электронного посадочного регистрируются на рейс и сдают багаж вообще без участия персонала — с помощью терминалов самообслуживания.
Плюсы электронного посадочного:
Минусы тоже есть. Во-первых, в России посадочный талон в электронном виде принимают пока не везде — для этого в аэропорту должно быть специальное оборудование и электронная база данных досмотра. Российские авиакомпании и аэропорты обязаны размещать на своих сайтах эту информацию.
Пассажиру лучше заранее узнавать, используют ли в аэропорту электронный посадочный талон. Некоторые авиакомпании, например Ryanair и Wizz Air, берут плату за распечатку посадочных на стойке регистрации.
Во-вторых, когда пассажир использует в аэропорту электронный посадочный, отметка о прохождении досмотра и посадке на борт ставится в электронной базе данных. Это не подходит бухгалтерии, которой для отчётности о командировочных расходах необходимо иметь подтверждающий документ на бумаге.
Минфин в письме от 23.09.2019 №03-03-06/1/772906 и ФНС в письме от 11.04.2019 №СД-3-3/3409 считают: посадочный талон должен иметь реквизиты, подтверждающие факт перелёта, и, как правило, таким реквизитом является штамп о досмотре.
Поскольку штамп о досмотре физически ставится только на бумаге, командированному необходимо распечатать электронный посадочный. Это можно сделать как на домашнем принтере, так и в аэропорту, в терминале самообслуживания или на стойке регистрации.
Что делать, если посадочный утерян
В ситуации, когда получить штамп о досмотре на посадочный талон невозможно, Минфин России разрешает подтвердить расходы справкой о перелёте, выданной авиакомпанией.
Чтобы получить справку, пассажир или его законный представитель должен обратиться в авиакомпанию. Это платная услуга. Информация о стоимости и сроках выдачи справки обычно публикуется на сайте перевозчика. На сайтах некоторых авиакомпаний есть онлайн-форма для подачи и оплаты заявки. Документ могут прислать как обычной почтой, так и в виде скана на электронную почту. Но для бухгалтерской отчётности лучше заказать бумажный оригинал.
В справке должны быть указаны ФИО сотрудника, номер заказа, маршрут, номер рейса, посадочное место, стоимость билета, дата полёта.
Для примера, «Аэрофлот» делает справку о перелёте за 1000 ₽ и 30 дней. Такие же расценки у «Уральских авиалиний», а если заплатить 1500 ₽, справку выдадут за 5 рабочих дней.
Образец справки о перелёте «Уральских авиалиний». Источник
Из писем Минфина следует, что компания вправе предоставить и любые другие документы, которые прямо или косвенно подтверждают факт использования приобретенного авиабилета. При этом Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень этих документов и не ограничивает в этом вопросе компанию. Однако на деле всё не так просто.
Ольга Великанова, бухгалтер Yusen Logistics Rus:
Прибегать к иным документам для подтверждения расходов стоит с осторожностью. В моей практике не было таких случаев, но это может привести к спорам с налоговыми органами. При налоговых проверках письма Минфина никакой роли не играют, потому что это письма, а не нормативный документ. Логика инспектора в том, что всё должно быть подтверждено документом. Не косвенным, а конкретным. Посадочный талон — неотъемлемая часть электронного билета по закону. Значит, он и должен подтверждать, что по этому купленному билету пассажир улетел. Если талона нет, то сведения об использовании этого билета есть только у авиакомпании, поэтому полноценной заменой талону является справка от авиакомпании. Можно рассуждать про косвенные документы, но вероятность что-то доказать будет уже только в суде и только после наложения санкций от налоговой. А это дополнительные затраты для компании.
Если сотрудник не принесёт никаких подтверждающих документов, то работодатель вправе не возмещать расходы на авиабилеты. Или он может компенсировать расходы частично — выплатить определённую сумму, которая прописана во внутреннем положении о командировках.
Важно помнить, что локальные нормативные акты компании не должны ухудшать положение работников, установленное законодательством. Например, подпункт «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 разрешает возмещать сотрудникам федеральных учреждений неподтверждённые расходы в размере минимальной стоимости проезда. Поэтому положение, в котором запрещено компенсировать неподтверждённые командировочные затраты, суд может признать недействующим на основании статьи 8 Трудового кодекса РФ.
Если расходы работника решено возместить или если билеты покупал работодатель, то такие затраты нельзя списать на расходы, чтобы уменьшить налог на прибыль. С сотрудника при этом нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В этом случае фактические целевые расходы на проезд до места командировки и обратно документально не подтверждены. Поэтому они будут считаться доходом в виде оплаты организацией за работника стоимости услуг по перевозке. Это следует из положений абзаца 12 пункта 1 статьи 217, пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 20.2 закона от 24.07.1998 №125-ФЗ.
Если так не сделать, то при налоговой проверке компания должна будет перечислить в бюджет все доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы.
Запомнить
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
В посадочном талоне нет штампа о досмотре: как подтвердить расходы на перелет?
Расходы на покупку авиабилета для целей налогообложения прибыли подтверждаются, в частности, посадочным талоном. При этом на талоне должен стоять штамп о досмотре. Если такого штампа нет, то факт перелета можно засвидетельствовать иным способом. Подробности — в письме Минфина России от 28.02.19 № 03-03-05/12957.
По общему правилу, расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты (ст. 252 НК РФ). Документом строгой отчетности при осуществлении пассажирских авиаперевозок является маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134). При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон. В нем указываются фамилия и инициалы пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.
Таким образом, если работник приобрел электронный авиабилет, то для подтверждения расходов необходимы маршрут/квитанция авиабилета и посадочный талон. При этом посадочный талон (в том числе полученный при регистрации на рейс через интернет), должен содержать реквизиты, подтверждающие, что пассажир воспользовался услугой воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
Если на распечатанном электронном посадочном талоне нет штампа о досмотре, то факт перелета можно доказать другим документом. Например, справкой о перелете, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию. В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе предъявить иные документы, прямо или косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов, уточнили в Минфине.
Можно ли принимать в расходы по налогу на прибыль посадочный талон без штампа о досмотре?
И. В. Заровнятных
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
Вопрос
Наш сотрудник вернулся из командировки. Регистрацию на авиарейс проходил онлайн. Предоставил в бухгалтерию распечатанный посадочный талон без отметок службы аэропорта. Сказал, что проходил на рейс при помощи штрих-кода на мобильном телефоне.
Компания на ОСНО. Можем ли мы принять к расходам этот посадочный талон?
Ответ
Принимать расходы на перелет посадочным талоном без штампа о досмотре нельзя.
Посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Например, данным реквизитом может являться штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.
В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.
В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.
Обоснование
Организация вправе обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов (Письмо Минфина России от 26.07.2018 N 03-03-06/1/52555).
Разъяснения по вопросу подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов на приобретение проездных документов в электронном виде при направлении работника в командировку содержатся в Письмах Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32040, N 03-03-06/1/32043, N 03-03-06/1/32045, N 03-03-06/1/32039, N 03-03-06/1/32044, N 03-03-06/1/32150, от 28.02.2019 N 03-03-05/12957, от 17.12.2018 N 03-03-07/91528, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65429 и заключаются в следующем.
Согласно п. 2 Приказа Минтранса России N 134 маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.
На основании п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации, расположенном за пределами аэропорта, пассажиру выдается посадочный талон. При регистрации пассажира в электронной форме пассажиру по его выбору перевозчиком предоставляется право:
Посадочный талон содержит инициалы и фамилию пассажира, номер рейса, дату отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Например, данным реквизитом может являться штамп о досмотре.
В Письме ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@ разъясняется, что при отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.
В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.
В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.
И. В. Заровнятных
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
Как подтвердить расходы на перелет, если в посадочном талоне нет штампа
Посадочный талон подтверждает расходы на покупку авиабилета. Одним из реквизитов талона является штамп о досмотре. Если его нет, факт перелета можно засвидетельствовать справкой от авиакомпании.
Расходы на командировки по НК РФ относятся к прочим расходам. Приказ о направлении сотрудника в командировку подтверждает производственный характер расходов. А чтобы учесть расходы в базе по прибыли, они должны быть обоснованы и подтверждены документами. В числе командировочных расходов существенную часть составляют расходы на проезд к месту командировки и обратно.
Подтвердить эти командировочные расходы может отчет сотрудника, к которому приложены проездные документы. Если авиабилет в электронном виде, то подтвердить расходы на его покупку можно маршрутной квитанцией, в которой указана стоимость перелета, и посадочным талоном.
Посадочный талон
Итак, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме, то подтвердить расходы на его приобретение можно маршрут-квитанцией на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета. К квитанции следует приложить посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см. письма Минфина России от 17.08.2018 № 03-03-07/58432, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056 и др.).
При регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна Это прописано в пункте 84 Федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей” (утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82). Посадочный талон подтверждает факт перелета.
Маршрутная квитанция и посадочный талон являются документами строгой отчетности. На это указано в пункте 2 приказа Минтранса России от 18.11.2006 № 134, который устанавливает формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации.
Как правило, подтверждением того, что сотрудник и в самом деле воспользовался услугами воздушной перевозки, является штамп о досмотре в посадочном талоне.
Если этого штампа нет, то перелет надо подтвердить другим способом.
Справка от авиакомпании
Справка авиакомпании может служить оправдательным документом для командировочных расходов во многих случаях – от случая утери распечатанного посадочного талона до отсутствия в нем штампа о досмотре.
Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, через кого приобретен авиабилет.
В качестве документа, подтверждающего расходы по авиаперелету для целей налогообложения прибыли, также может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (см. письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, и др.). Ведь сам посадочный талон выдает авиаперевозчик. Поэтому и справку может выдать либо он сам, либо его представитель. Но обратите внимание, что справка агентства будет достаточным подтверждением факта перелета, только если представитель имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени авиакомпании.
Что это означает для налогоплательщика?
Компании необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок о совершенном перелете от имени авиакомпании (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать справки о перелете, то такая справка не может являться подтверждением совершенного перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику.
Другие документы?
Если у работника нет ни посадочного талона со штампом о досмотре, ни справки от авиакомпании, он может представить в бухгалтерию и другие документы, которые так или иначе подтверждают факт авиаперелета. Об этом говорится в комментируемом письме.
Действительно, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение. В том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение, Минфин подтверждал и ранее (см., например, письма Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О).
Вместе с тем были и не такие “лояльные” выводы. Так, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, командировочные расходы на проезд не будут учитываться для целей налогообложения прибыли. В такой ситуации они не соответствуют положениям статьи 252 НК РФ в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов (см. письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).
Поэтому, на наш взгляд, чтобы снизить риск претензий со стороны инспекции, все-таки при отсутствии посадочного талона или отдельных реквизитов в нем безопаснее подтверждать расходы на перелет справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем.
Эксперт по налогообложению Б.Л. Сваин
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.