Что меняется в бумажных трудовых книжках с 1 сентября
Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, порядок её ведения и хранения. Самая главная новость — наконец однозначно определили срок, в который нужно выдать бумажную трудовую на руки сотруднику, если он выбрал электронную форму книжки. Приказ вступит в силу с 1 сентября 2021 года.
Что нового в форме бумажной трудовой книжки
Минтруд утвердил изменения приказом от 19.05.2021 № 320н. Он вступает в силу с 1 сентября 2021 года.
Содержание трудовой книжки не изменилось: вся информация, которая указывалась там ранее, останется на месте. Но пересмотрели количество страниц и добавили ещё пару маленьких изменений:
Бумажные трудовые по новой форме надо будет оформлять с 1 января 2023 года только взамен утерянных или испорченных (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников трудовые книжки образца 2003 года действительны: менять их на новые не нужно.
Тем, кто впервые устраивается на работу, нужно заводить электронные трудовые книжки.
Как меняется порядок заполнения
По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2021 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.
Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.
Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:
Сведения о работе по совместительству смогут вносить работодатели не только по основному месту работы, но и по совместительству. При этом записи о приеме и увольнении можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (сразу о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.
Как вести учёт бумажных трудовых
Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.
Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.
В какой срок и как выдать бумажную трудовую книжку на руки
Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, выдать ему трудовую книжку надо не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он подал заявление о переходе. Но выдавайте документ в любом случае не позднее дня увольнения, чтобы избежать претензий от сотрудника.
Ранее Минтруд неоднократно менял свою позицию, и по последним разъяснениям выдавать трудовую надо было в день подачи заявления.
При выдаче в бумажной трудовой книжке сделайте следующие записи:
Запись должна быть заверена подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Печать ставится при наличии. На следующей строчке работник ставит свою подпись.
Как перейти на электронные трудовые книжки
Рассказать сотрудникам и не получить штраф от Роструда
В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.
С 2020 года сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ в электронной форме. Переход с обычных трудовых книжек на электронные продолжается и в 2021 году.
Рассказываем, как это происходит.
Что такое электронная трудовая книжка
Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.
Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.
Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.
ФЗ 439-ФЗ от 16.12.2019 — как формируются сведения о работе в электронном виде
В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.
В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.
Что нужно делать работодателям
С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появилась обязанность отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.
За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 Р директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.
Что проверить в локальных актах
Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать. В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.
Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, их тоже нужно проверить.
Вот что изменилось из-за перехода на электронные трудовые книжки:
В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.
Курс о больших делах
Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР
С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.
Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.
Сведения о трудовой деятельности включают:
Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:
Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.
Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:
Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.
Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:
Когда сотрудники должны подать заявления
Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, могут сделать выбор, когда устроятся на работу. Люди, которые будут устраиваются на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще не подают. Работодатель по умолчанию заводит им электронную трудовую.
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.
Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых
Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:
Выдать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление. Такой же срок установлен для выдачи сотрудникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовую можно отправить ему по почте заказным письмом.
Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то куда-то пропадет.
Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные трудовые
Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:
Если сотрудник подал заявление до конца 2020 года, работодатель должен был сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.
Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщил о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.
Вот что еще должен делать работодатель:
Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.
Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу
Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.
Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.
Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.
В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.
Как сделать выписку из электронной трудовой
Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.
Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.
Скачать бланк справки СТД-РRTF, 114 КБ
Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:
Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:
В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:
В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.
Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.
Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.
Как получить выписку в пенсионном фонде
С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.
Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.
Объем сведений в справке СТД-ПФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов пенсионного фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.
Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.
Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:
Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.
Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.
Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.
Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.
Как перейти на электронные трудовые книжки
С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?
Рекомендации от экспертов «Актион 360».
В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:
Такие правила устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.
В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.
Так, в первую очередь придется изменить порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу.
Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть отражена (часть 4 статьи 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.
Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.
Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.
Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил трудовую книжку на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали трудовые книжки.
Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.
Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.
При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года).
Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (статья 66.1 ТК).
Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».
Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.
Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.
В том, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД и подготовиться к другим изменениям, поможет разобраться справочно-образовательная платформа «Актион 360».
Если рассматривать данные новшества с точки зрения работодателя, то объем работ для бухгалтерии безусловно увеличится, т.к. нужно подавать отчет СВЗ-ТД.
Радует, что в отличие от всем известной СЗВ-М, новая персонифицированная отчетность не носит регулярного характера. То есть сдавать ее в ПФР нужно по мере необходимости, а не каждый месяц. Обязанность подачи формы подразумевает случаи приема сотрудников на работу, переводов их на другую постоянную работу, увольнения, а также подачи работниками заявлений о выборе варианта ведения трудовой книжки. Кроме того, если в течение 2020 года в отношении сотрудников не случится никаких кадровых мероприятий и они не заявят о выборе варианта ведения трудовой книжки, подача первого отчета СЗВ-ТД переносится на февраль 2021 года. Ответственность за несдачу СЗВ-ТД, а также сдачу неполных или недостоверных сведений работодатели будут нести по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения за неоднократное (два и более раза в течение года) нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности сотрудников. Думаю не стоит исключать, что со временем будет предусмотрен и штраф.
Интересно, а в какую-нибудь правительственную голову приходило просто отказаться от этого советского рудимента?
Зато уже сократили планируемый переходный период, что не может не радовать. Изначально планировалось обязать работодателей вести и электронные, и бумажные версии вплоть до 2027 года.
С одной стороны, это хорошо, а с другой — непонятно, зачем это ярмо вообще пытаются модернизировать. Удобный повод совсем отказаться от этой бумажки.
в ту же, что и скоро отменит пенсии как «советский рудимент»
Работник может сам где-то посмотреть свою электрическую трудовую книжку?
Да, сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте ПФР и на сайте Госуслуг. Информацию также можно будет получить в бумажном виде, подав заявку работодателю по текущему или последнему месту работы, в территориальном органе ПФР, в многофункциональном центре (МФЦ).
Гребаный киберпанк. У меня каждый раз будет бомбить от этих постсовковых высеров. И главное всех устраивает.
а в чем проблема? убрали лишнюю бумажку, вроде бы норм.
Не убрали, а оцифровали.
А как же теперь быть с ГПХ? Теперь любой рабочий на договоре ГПХ может потребовать запись ЭТК? Но тогда теряется смысл ГПХ. Или все остаётся как есть?
По договорам гражданско-правового характера запись в трудовую не делается, они не попадают под нормы трудового законодательства. Иначе обстоит с работой по совместительству: если у вас бумажная трудовая книжка, то вы можете попросить работодателя по основному месту работы внести сведения о работе по совместительству, но это не обязательно. В электронную трудовую книжку сведения о совместительстве попадут из базы ПФР.
А как самостоятельно перевести свою бумажную в электронную? Куда идти, чего писать?
Если вы сейчас работаете по трудовой, до конца года нужно подать в произвольной форме заявление в ваш отдел кадров. Дайте знать, если нужно скинуть пример. Если сейчас не работаете и трудовая на руках, заявление можно написать при приёме у нового работодателя.
А может на одном предприятии Иванов А.А. хотеть бумажную, а на другом хотеть электронную? Или это раз и навсегда и действует для всех его работ?
Электронные книжки будут у всех с 2021 года. Иванов может воспользоваться своим правом на продолжение ведения сведений на бумаге, подав письменное заявление работодателю в течение 2020 года — это не исключает наличие электронной, но работодатель будет обязан вести и бумажную трудовую книжку.
Заявление работодателем направляется в ПФР, и при последующем трудоустройстве к другим работодателям за работником сохраняется право ведения трудовой книжки на бумаге. Также сохраняется право подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой только в электронном виде.
В Китае, например, большая часть документооборота проходит через местный чат-бот Wechat. Несомненно, это тренд, и мы движемся в том же направлении. Вся рутина, бумажная работа уходит в облачный сервис. И ничего не теряется, не надо делать копии, хранить оригинал документа. Есть доступ в любой момент к любому хранилищу. Там же контакты человека, сервис индивидуального оповещения.
да все равно будущее за технологиями и все переводится в электронный вариант, дабы упростить и избежать бумажной волокиты)
Это да, но например чтение книг приятнее в бумажном варианте книги, чем электронной и в этом есть своя романтика.
По остальным вопросам может и электроника лучше и проще
я не романтик, но читать люблю. Поэтому купил Pocketbook и качаю себе бесплатно книги, а экран имитирует бумагу и глаза не устают от него, плюс есть подсветка. Так что даже бумажные книги уже не так популярны как раньше)
Нужно ли заверять подписью и печатью работодателя запись в трудовой книжке о выборе электронного варианта ведения?
Все это было бы так, если бы не выглядел, к сожалению, как красивый миф и не слишком красивая реальность. Можна сказать лишь одно, что пенсионный фонд имеет очень хороших сотрудников копирайтеров, которые написали прям волшебный текст, но все это отразится на обычном человеке со стажем работы.А вот, хотим ли мы этого или нет, но уведомить сотрудника мы просто напрасто обязанные. Вот здесь можно прочитать подробное разъяснение о введинии электронной трудовой книжки, и почему перейти на их желающих очень мало. https://blog.pachca.com/posts/electronnaia-trudovaia-knizhka-2020/
Директор по логистике ПГК Михаил Петров рассказал о том, почему логисты должны быть профессиональными коммуникаторами и «жадинами».