можно ли заключить договор аренды дистанционно
Дистанционная сделка: как подписать договор онлайн
В последние годы компании все чаще стали переходить с бумажного документооборота на электронный. Антиковидные ограничения выступили лишь дополнительным катализатором. Благо к началу пандемии в России уже было выработано правовое регулирование электронных подписей (ЭП), без которых трудно представить электронный документооборот.
Ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронных подписей:
НЭП и тем более КЭП считаются более надежными видами электронных подписей. Поэтому и сфера их применения шире, чем у ПЭП. Например, неквалифицированная подпись может использоваться в рамках внутреннего документооборота, а квалифицированная и вовсе приравнивается к собственноручной.
Но получить такие подписи, конечно, сложнее, чем ПЭП. Да и не всегда это нужно: порой может быть достаточно и простой электронной подписи. В частности, она вполне подойдет для электронного документооборота. Чтобы подписывать ПЭП договоры с контрагентами, нужно составить соглашение о простой электронной подписи. В нем следует прописать обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП и правила определения подписавшего лица.
Остается разобраться, как реализовать такое подписание технически. На самом деле это проще, чем кажется. Существуют специальные программы, которые позволяют подписывать PDF-файлы простыми электронными подписями. Например, швейцарское приложение Smallpdf.
Smallpdf — это приложение для работы с документы в формате PDF. С помощью него PDF-файлы можно сжимать, редактировать, конвертировать, объединять, защищать и не только. Всего Smallpdf предлагает 21 инструмент для работы с такими документами.
Среди них есть и инструмент eSign, который позволяет менее чем за минуту подписать PDF-файл. Для этого сначала нужно выбрать файл и загрузить его. После Smallpdf предложит пользователю создать его электронную подпись. Ее можно нарисовать с помощью мыши (трекпада) или просто загрузить фотографию. Затем остается поместить подпись в нужное место, и подписанный документ готов.
С помощью eSign можно также оставлять метки времени, совместимые с юридическим стандартом eIDAS, отслеживать хронологию работы с файлом и приглашать других пользователей поставить электронную подпись на документе. Таким образом можно запросить электронную подпись у 100 человек. Все они получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ. Для этого им потребуется лишь доступ в интернет.
При этом пользователи Smallpdf могут не волноваться об утечках данных. Приложение обеспечивает 256-битное SSL-шифрование при передаче документов — это военный уровень безопасности. Кроме того, все файлы автоматически стираются с серверов Smallpdf через час.
Как заключить договор в электронной форме
Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?
Правовая основа
Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:
В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.
Что придает юридическую силу электронному договору
Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:
Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.
Формализованные документы
К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:
КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:
Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?
Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.
Договоры только на бумаге
В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).
Только в электронном виде
И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.
Где подписать электронный договор
Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:
Как удаленно заключить договор аренды квартиры?
Метод, который здесь описан, не связан с получением электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Вам также не потребуется и нотариус. Чтобы заключить договор удаленно достаточно только видеокамера.
Когда требуется удаленно заключить договор?
Одна сторона находится в Москве и хочет оформить квартиру в аренду. Другая сторона — собственник жилья, живет в Доминиканской Республике и хочет сдать его в наем. Встретиться стороны не могут. Оформить ЭЦП не могут. Приехать в консульство и оформить на родственника в Москве доверенность затратно. Как быть? Подписание записать на видео и отправить другой стороне.
Когда договор заключен?
Договор считается заключенным, когда стороны приняли все условия своего соглашения. В случае найма квартиры, договор заключен в момент подписания документа. Потому что договор найма — это всегда письменная сделка (статья 674 ГК РФ), которая обязательно подписывается (п. 1 статьи 160 ГК РФ). Подпись является выражением воли стороны о принятии всех условий соглашения.
Что надо знать о подписи?
Чтобы быть убежденным в действительности подписи вам требуется знать только два момента. Вы должны видеть кто подписывает и наблюдать момент подписания документа.
Если по одному из этих двух пунктов у вас нет ясной информации, следовательно, есть риск фальсификации подписи. Значит договор, вероятно, не заключен.
Для чего нужна видеокамера?
Если на видео записывается процесс подписания договора, то вы всегда сможете убедиться и разглядеть в деталях кто подписывает и что подписывается. Видео в этом случае заменяет глаза и ваше присутствие на сделке. Нет необходимости в получении ЭЦП.
Что должно быть на видео?
На видео надо ясно запечатлеть:
Как должно быть записано видео?
Видео должно быть записано длинным кадром, без монтажа и склеек. По этой причине фотография вам не подходит. Процесс записи может происходить как в формате «селфи», так и записан с помощью другого человека.
Нужно ли что-то говорить на видео?
Озвучивание процесса подписания будет полезно, однако юридического значения это не имеет. Важнее здесь визуальная часть.
Будет ли видео доказательством в суде?
Потенциально видео может стать доказательством в суде. Однако видео в первую очередь убеждает вас в подлинности подписи. Потому что в случае проведения почерковедческой экспертизы, она подтвердит видео.
То есть, в случае спора важнее почерковедческая экспертиза?
Именно судебная почерковедческая экспертиза станет доказательством в суде о подлинности подписи. Однако видео сможет заранее предвидеть результат такой экспертизы, если кто-то решит оспаривать подпись.
Что если сторона не хочет подписывать договор перед видеокамерой?
Прислать вашей стороне эту статю. Думаю она убедит, что такой процесс подписания современный, экономный и юридически обоснованный.
📣
Заказать консультацию
Напишите юристу, чтобы мы разобрали вашу ситуацию
Что происходит после записи видео?
Стороны, подписавшие договор аренды квартиры, отправляют друг другу оригиналы договоров по почте. Конечно, доставка может занять длительное время. Однако вы сами должны взвесить риски всех оплат ещё до того, как к вам поступят документы. Ведь только получив договор по почте и сравнив подпись на нем с изображением подписи на видео, можно точно говорить о заключении договора найма.
Как быть с актом передачи квартиры арендатору?
Акт передачи подписывается в том же порядке, что и сам договор найма. Имеет значение лишь то, чтобы арендатор проверил наличие того имущества, которое передается вместе с квартирой, а также данные счётчиков. Все недостающие сведения одновременно вносятся сторонами в свои документы.
🔥📄⏳ Заказать проверку договора найма
Стоимость: 6000₽*
*В нее включается выявление правовых рисков для арендатора или арендодателя по договору найма. Исключение негативных условий для клиента, а также редакция пунктов с учетом Вашего запроса.
Чтобы начать проверку договора нам потребуется:
Срок работы 1 день.
Заявку оставляйте здесь, чтобы мы могли в течение 10 минут связаться с Вами и обсудить нюансы по договору найма.
Нотариус города Москвы Елена Образцова
В настоящее время действующее российское законодательство не подразумевает дистанционное подписание договора сторонами, находящимися в разных городах. Хотя с развитием информационных технологий в скором времени это может быть возможно, если стороны находятся у нотариусов в разных городах, и одновременно с использованием телекоммуникационных сетей подписывают контракт. Такая практика есть в некоторых странах Европы, например, во Франции, там первый подобный договор был дистанционно заключен еще в 2008 году.
В России эта практика пока законодательно не разрешена, поэтому стороны должны встретиться либо лично, либо выдать доверенность на представителя, который сможет подписать договор вместо отсутствующей стороны.
Доверенности на сдачу недвижимости в аренду или найм собственники выдают довольно часто, особенно, если им предстоит длительное отсутствие в городе, где находится недвижимость. Но бывают и случаи мошенничества, поэтому в таких случаях уже нанимателю необходимо проявить бдительность. Если у представителя собственника или агента есть нотариально удостоверенная доверенность с конкретными полномочиями по сдаче квартиры, включая подписание договора найма и получение денег, есть выписка из ЕГРН свежая, где видно, что доверитель и правообладатель квартиры — одно лицо, и он единственный собственник, есть справка о прописанных в квартире лицах, из которой следует, что нет третьих лиц, имеющих право пользования квартирой, то тогда можно заключить договор. Также, стоит проверить, не отменена ли доверенность, это можно сделать быстро и бесплатно на сервисе Федеральной нотариальной палаты. Также по возможности неплохо бы хоть как-то связаться с хозяином (есть соответствующие программы для видео-связи через интернет или мессенджеры).
Если же какая-либо из вышеперечисленных мер вызвала сомнения, вы не доверяете представителю и чувствуете подвох — лучше поискать другую квартиру или попросить собственника приехать лично.
Оформить доверенность на другого человека можно, это используется часто. Если у представителя нет на руках доверенности, а собственник находится в другом городе, возможно удостоверить доверенность у нотариуса там и переправить ее в электронном виде.
Заключаем договор в электронном виде
Заключение договора в электронной форме — это современный способ подписания соглашений с партнерами, не требующий личных встреч. В настоящий момент разработан такой порядок удаленного подписания, при котором цифровой документ по уровню достоверности и надежности не уступает бумажному.
Когда разрешено и когда запрещено заключать соглашения удаленно
Основным нормативным документом, регулирующим правила подписания и исполнения соглашений, является Гражданский кодекс РФ. Статья 434 устанавливает общие требования к форме соглашений и говорит о том, что сделки заключаются как в бумажном, так и цифровом виде. Таким образом, заключение электронного договора признано текущим российским законодательством и признается допустимой практикой.
Поскольку основным инструментом для удаленного подписания сделок является электронная подпись, правила подписания электронных документов регулируется федеральным законом №63-ФЗ. В этом законе подробно рассмотрены имеющиеся на территории РФ виды ЭП и сказано, что документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
В том же законе сказано, что заключение договора в электронном виде не исключается в отдельных случаях. К таким случаям относятся:
В то же время имеются случаи, когда заключение договора онлайн — это единственный способ подписать соглашение. Например, исключительно в цифровом виде подписываются контракты, заключаемые по итогам проведения тендеров.
Как подписать документ, чтобы он имел юридическую силу
Чтобы дистанционное заключение договора имело ту же юридическую силу, что и оформление бумажного документа, необходимо подписать его ЭП.
В соответствии с 63-ФЗ в Российской Федерации принято три их типа:
Для подписания соглашений стороны вправе использовать любые виды подписей, однако требуется соблюдение следующих условий:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить электронную подпись для документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.
Что потребуется, чтобы заключать с партнерами е-сделки
Чтобы начать работать с цифровыми документами, достаточно получить ЭП. Целесообразно получать сразу усиленную квалифицированную подпись — с ее помощью допускается заключение договора по электронной почте путем пересылки друг другу подписанных файлов.
В некоторых случаях для подписания цифровых сделок дополнительно требуется регистрация на специальных сервисах:
Услуги ЭДО являются платными, но если на одной и той же площадке работает большинство контрагентов компании, регистрация на ней значительно экономит время, усилия и бумагу.