можно ли использовать вкладыш в трудовую книжку старого образца
Надо ли вшивать вкладыши в трудовую после 1 сентября 2021?
С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Документ устанавливает новые требования к ведению и хранению трудовых книжек персонала и вкладышей в трудовые. Новые регламенты работы с трудовыми нужно соблюдать в течение ближайших пяти лет — именно такой срок действия отведен новому приказу. Среди изменений — порядок крепления вкладышей к трудовой книжке. Разберемся, нужно ли вшивать вкладыши в трудовые после 1 сентября 2021.
Надо ли будет вшивать вкладыши в трудовую после 01.09.2021?
Обязанность крепить нитками вкладыш установлена п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. С вступлением в силу Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н правила из Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 утратят силу. На момент написания статьи документ актуален, а его требования подлежат исполнению до 31 августа 2021 включительно.
Поэтому при возникновении ситуации, требующей оформления и выдачи работнику вкладыша в трудовую книжку, до конца августа 2021 работодатель обязан соблюсти порядок крепления вкладыша, а именно — вшить.
Отсутствие обязанности вшивать вкладыш не означает, что это делать нельзя. Работодатель вправе продолжать крепить вкладыш «по старинке». Фиксация нитками позволит минимизировать ситуацию потери вкладыша. А без него трудовая книжка недействительна (п. 32 нового порядка ведения и хранения трудовых книжек).
При отсутствии свободных строк для внесения информации в одном из разделов трудовой книжки работодатель выдаст вкладыш, сделав соответствующую отметку непосредственно в книжке с указанием реквизитов приложения.
Кстати, Приказ Минтруда № 320н утвердил и новую форму вкладыша, в которой будет больше страниц для заполнения сведений о работе. Таким образом, необходимость открывать работнику новые вкладыши будет появляться реже.
Надо ли расшивать после 1 сентября ранее вшитые вкладыши?
Нет, не надо. Новый порядок этого не требует. Задача работодателя — обеспечивать сохранность и корректность заполнения трудовых книжек и вкладышей.
О всех нововведениях в работе с трудовыми и вкладышами читайте в материале «Изменения в трудовых книжках с 1 сентября 2021 года».
Как вшить вкладыш в трудовую книжку: особенности процедуры
Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.
Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать. При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.
С 01.01.2023 применяются вкладыши в трудовую книжку нового образца. Что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша
Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:
Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.
Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.
С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) четко указано, что штамп необходимо ставить на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). Если же на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Правил).
Ранее такой конретики в НПА по трудовым не было, но, как правило, штамп ставился на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.
Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.
Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.
Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».
Образец рукописной записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, форму которой с 01.09.2021 работодатель может разработать самостоятельно.
Как с 1 сентября быть с книгой учета по старой форме, если она еще не закончилась? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Где можно скачать образец вкладыша?
Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.
Итоги
Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках. При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.
Ознакомиться с прочими нюансами кадрового документооборота вы можете в статьях:
Заниматься с вкладышами в трудовые книжки не придется, если работники перейдут на ведение трудовых в электронном виде. Грамотно оформить переход на ЭТК и в дальнейшем работать с электронными сведениями о трудовой деятельности вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.
Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
Новая форма вкладыша в трудовую книжку утверждена приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Порядок выдачи и оформления вкладыша прописан в нем же (далее — Порядок № 320н).
Трудовые книжки и вкладыши нового образца применяются с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками книжек и вкладышей старого образца, читайте здесь.
Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным полностью и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее (п. 32 Порядка № 320н).
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.
Юридическое оформление вкладыша: нюансы
Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.
Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.
Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек четко указано, что штамп проставляется на титульном листе трудовой книжки (стр. 1), а если на нем нет места, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).
Ранее законодательством не было регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставлялся на:
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.
Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?
Образец оформленного вкладыша в трудовую книжку вы можете бесплатно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.
Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.
Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.
Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).
Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020
Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.
Образец вкладыша в трудовую книжку
На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.
Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.
Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году
Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:
Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.
Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.
Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.
Когда не надо вести трудовую книжку
Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.
Где брать трудовую книжку
Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.
Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.
По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.
Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.
Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей
Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.
Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.
Как заполнять трудовую книжку
Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».
Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».
Какие сведения вносить
Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.
Как заполнить титульный лист
При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтер
Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.
Как сделать запись о приёме на работу
В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.
Как сделать запись об изменении должности сотрудника
Как сделать запись об увольнении
Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Как изменить ФИО сотрудника в трудовой
Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.
Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.
Как изменить сведения об образовании или профессии
Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист
Как изменить название организации
Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.
Как исправить записи предыдущих работодателей
Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»
Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.
Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.
Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.
Когда нужен вкладыш в трудовую книжку
Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.
На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.
Как учитывать и хранить трудовые книжки
Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.
Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.
В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.
Для учета понадобятся:
В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.
В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.
Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.
В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.
Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.
Как заверить копию трудовой
Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.
Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».
Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.
Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.
Ответственность
За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:
При повторном нарушении:
Статья актуальна на 11.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур