Можно ли использовать сканы «первички» в бухучете: позиция ФНС
Специалисты ФНС в недавно опубликованном письме от 26.02.21 № СД-4-3/2476 ответили на вопрос об использовании скан-образов первичных учетных документов в целях бухучета. По мнению налоговиков, сканы «первички» использовать можно, но только «в исключительных случаях».
Напомним, что примерно год назад Минфин выпустил письмо от 22.04.20 № 03-01-10/32570 (см. « Минфин допускает использование скан‑образов первичных документов для целей бухучета »). В нем специалисты ведомства пришли к выводу, что использование сканов «первички» возможно в исключительных случаях. В письме не разъяснялось, что следует считать «исключительными случаями». Можно предположить, речь шла о ситуации, вызванной распространением коронавируса и его негативным влиянием на экономику (в тот момент как раз шла первая волна коронавируса). После этого Минфин выпустил несколько аналогичных писем (от 27.04.20 № 03-03-06/3/34068 и от 13.05.20 № 03-03-07/38785).
Однако затем вышло письмо от 02.10.20 № 03-03-06/1/86376 (см. « Минфин изменил позицию об использовании скан‑копий «первички» для целей бухучета »). Его авторы отметили, что Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ о бухучете не предусматривает возможность принятия к бухгалтерскому учету электронных образов первичных документов. Из чего следует, что применять такие документы в бухучете нельзя.
В комментируемом письме специалисты ФНС повторили более раннюю позицию Минфина. То есть сообщили, что нормы действующего законодательства, в том числе Закона № 129-ФЗ о бухучете, не препятствуют использованию скан-образов первичных документов в бухучете. Но применять их можно только в исключительных случаях. Правда, какие именно случаи относятся к исключительным, ФНС тоже не разъясняет.
Сканы первичных документов приравняли к оригиналам
Минфин выпустил письмо, в котором разрешил обмениваться скан-копиями первички вместо бумажных оригиналов. Объясняем, почему это первый шаг к обязательному электронному документообороту.
Вчера: с чего все началось
В марте 2019 года в Госдуму был внесен законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон „О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма“ и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». В нем предлагалось ввести «переходник» между бумажным и электронным документами — электронный дубликат.
Это обычная скан-копия бумажного документа, которую предлагали приравнять к оригиналу. В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички». А значит, для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры. Это сэкономит уйму времени обоим. Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами.
Я регулярно проверяю состояние работы над этим законопроектом. К сожалению, в июле 2019 года его рассмотрение в Думе было перенесено на неопределенный срок. Перед этим на законопроект был получен официальный отзыв Правительства, в котором проект в целом поддерживался, но после доработки.
Помимо юридических нюансов, в отзыве разработчикам рекомендовалось предусмотреть положения, направленные на обеспечение возможности выявлять и пресекать случаи создания электронных дубликатов документов, не соответствующих исходным бумажным документам.
Реакция Правительства была предсказуемой — комментируя законопроект в марте 2019 года, я высказывал опасения по поводу возможности подделки электронных дубликатов. Дорисовать в скане можно что угодно. Технически это можно сделать даже в Paint. С тех пор Правительство сменилось, а запал разработчиков, видимо, поугас.
Сегодня: мнение Минфина
Режим самоизоляции вернул в повестку дня тему с юридически значимым обменом сканами. Два месяца назад у Минфина спросили как обмениваться первичкой, если все сидят дома. Чиновники подумали и выдали письмо Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. П. 13 этого письма посвящен использованию скан-копий.
Если убрать преамбулу и оставить только суть, то Минфин считает принятие к бухучету скан-копий не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Что такое исключительные случаи в письме не раскрывается. Да и письма Минфина — это беллетристика, юридической силы они не имеют. Но думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажором, — это как раз исключительный случай.
Завтра: бесплатная КЭП. Послезавтра: обязательный ЭДО
Надеюсь, что мнение Минфина даст новый толчок работе над законопроектом. Ведь пока у большей части юридических и физических лиц нет юридически значимого ЭДО, даже безбумажный обмен бумажными документами лучше, чем никакого. Но думаю, что это будет лишь временной мерой. Есть ощущение, что страна стремительно движется в сторону обязательного ЭДО. В этой области происходят тектонические сдвиги, которые СМИ пока не замечают.
Предлагаю почитать письмо ФНС России от 21 апреля 2020 года № АБ-3-19/3205@. В нем говорится, что с 1 января 2021 года налоговики смогут выдавать юрлицам, ИП и нотариусам квалифицированные электронные подписи на безвозмездной основе. В моменте такое решение убьет рынок удостоверяющих центров, но это просто побочный эффект. Главный же вектор очевиден.
Бесплатные КЭП — это не пряник от ФНС, а первый шаг к обязательному ЭДО. Возможно, даже бесплатному. Государство очень хочет контролировать все транзакции — выгоды для бюджета от этого будет больше, чем себестоимость такого «подарка».
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Минфин изменил позицию об использовании скан‑копий «первички» для целей бухучета
Электронные образы (скан-копии) первичных учетных документов нельзя использовать в бухгалтерском учете. Такой вывод следует из письма Минфина от 02.10.20 № 03-03-06/1/86376. Тем самым министерство изменило позицию по данному вопросу.
В апреле Минфин допустил использование электронных образов «первички» для целей бухучета. В письме от 22.04.20 № 03-01-10/32570 специалисты финансового ведомства говорили, что такие документы можно применять в исключительных случаях (см. « Минфин допускает использование скан‑образов первичных документов для целей бухучета »).
Однако авторы комментируемого письма высказали иное мнение. Чиновники напомнили, что в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ о бухучете установлено следующее: каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Это означает следующее. Применяемая для целей бухучета электронная «первичка» должна соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.
При этом Закон № 402-ФЗ не предусматривает возможность принятия к бухгалтерскому учету электронных образов первичных документов. Соответственно, использовать такие документы в бухучете нельзя.
Можно ли подтвердить расходы копиями и сканами документов, если нет оригиналов?
Использовать для подтверждения расходов копии документов вместо оригиналов можно. Но это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в национальных стандартах — ГОСТах.
Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа.
Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
И всё это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письмах от 15.04.2020 № 03-11-11/29958, от 22.04.2019 № 03-11-11/28986. Разъяснения даны для УСН, но полагаем, что применимы они и к налогу на прибыль. Ведь требования к расходам для этих двух режимов одинаковые.
Использовать простые ксерокопии, отсканированные, факсимильные копии для налогообложения рискованно. Налоговики могут их не принять. По крайней мере, именно такой вывод следует из письма Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882. Хотя в других письмах чиновники указывают, что в исключительных случаях использовать скан-образы первички для регистрации и накопления данных в регистрах бухучета можно (письма ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476, Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785). Но какие именно случаи являются исключительными они не поясняют.
Заметим, что отстоять расходы, принятые по факсовым копиям, в суде компаниям удавалось (см., например, постановления АС Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015, ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 № Ф07-11552/2010).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Вопрос о том, как заверить копии документов, представляемых в налоговые органы, в Налоговом кодексе РФ подробно не регламентируется. Положениями п. 2 ст. 93 НК РФ установлено правило, согласно которому недопустимо требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.
При оформлении копий нужно.
Порядок заверения смотрите в К+. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Когда в бухучете можно использовать скан-образы первичных документов
Минфин допустил использование в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухучета. Об этом сообщается в письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570.
Ведомство напоминает, что по закону о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Исходя из ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.
По мнению Минфина, приведенные нормы не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.
При этом руководитель компании как лицо, организующее ведение бухучета и хранение бухгалтерских документов, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных законом о бухучете.
Сканы документов и штампы-факсимиле подписи директора допускаются только в гражданском обороте. Подписание договоров, актов, справок и других документов посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. В налоговой сфере сканы документов и факсимильная подпись на первичных документах не влекут налоговых последствий. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи должностных лиц.
Личные подписи должностных лиц организации с указанием их фамилий и инициалов являются обязательным реквизитом первичного учетного документа (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом к собственноручной подписи приравнивается электронная подпись должностного лица.
По общему правилу организации и ИП обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете. За несоблюдение сроков хранения документов налогоплательщики несут ответственность по ст. 120 НК РФ, которая устанавливает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.