Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат определения понятия «факсимиле», а также не предусматривают порядок или возможность его применения. Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается факсимиле, является Гражданский кодекс: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Факсимиле на трудовом договоре
Трудовой договор заключают в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). Если работодателем является юридическое лицо, то его права и обязанности в трудовых отношениях осуществляются органами управления или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (абз. 8 ст. 20 ТК РФ).
При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку статья 67 Кодекса предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.
Отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ). Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например, размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (апелляционные определения СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12.11.2013 по делу № 33-10804/2013, СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18.04.2013 по делу № 33-1055/2013, СК по гражданским делам Московского городского суда от 24.07.2012 № 11-15083).
Факсимиле на соглашении о совмещении
Соглашение о выполнении работником дополнительной работы на условиях совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ) не является трудовым договором, так как работа, выполняемая по такому соглашению, осуществляется одновременно с работой по основной должности сотрудника. Об этом свидетельствует и порядок прекращения работы, выполняемой на условиях совмещения, не предусматривающий обычных при расторжении трудового договора гарантий трудовых прав работника: работник и работодатель в любой момент могут по своему усмотрению прекратить выполнение дополнительной работы, уведомив об этом другую сторону за три рабочих дня (абз. 3 ст. 60.2 ТК РФ).
Также соглашение о совмещении не является и дополнительным соглашением к трудовому договору работника, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется сотрудником «наряду с работой, определенной трудовым договором», то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.
Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (абз. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора.
В свою очередь, судебная практика приходит к выводу о том, что кадровые документы, не относящиеся к соглашениям между работником и работодателем (например, приказы о приеме на работу, направлении в командировку и т.п.), могут быть подписаны факсимиле. Так, в одном из дел суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (апелляционное определение СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693).
Тем не менее, как уже упоминалось выше, сторонам в любом случае придется заключить соглашение об установлении размера доплаты за совмещение должностей, подписание которого с помощью факсимиле может согласно изложенной позиции быть признано неправомерным. Кроме того, нельзя исключить и то обстоятельство, что при возникновении спора доказательственная сила даже приказа, подписанного факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение.
Факсимиле: ставить или нет
Использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Автор полагает, что данный вывод в силу изложенных выше причин должен распространяться и на соглашения о совмещении. Вместе с тем, по мнению автора, использовать факсимиле при подписании трудового договора, а также соглашений о выполнении дополнительной работы на условиях совмещения с работником все же не следует, так как в случае использования факсимиле руководителя достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора или соглашения о совмещении с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Ведь, в частности, соглашение о совмещении должно устанавливать доплату, размер которой зависит исключительно от соглашения сторон.
Кроме того, проблемы могут возникнуть при проверке организации контролирующими органами. Например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. Соответственно, подписывать трудовые договоры и соглашения о совмещении со стороны работодателя следует руководителю (собственноручно); при его отсутствии подписать трудовой договор может сотрудник, уполномоченный руководителем доверенностью, в которой в обязательном порядке должно быть указано право на подписание трудовых договоров.
Если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, который также регулирует трудовые отношения (ст. 8 ТК РФ), где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, можно рекомендовать назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Сергей Широков, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, к.ю.н.
Как использовать факсимильную подпись
Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия
Виктор Подгорский
Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.
Что такое факсимиле
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».
Когда можно использовать факсимиле
В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:
По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.
Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.
Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.
Когда нельзя использовать факсимиле
Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.
Использование факсимильной подписи запрещено:
Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.
Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф
Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.
Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.
Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Как отличить факсимиле от оригинальной подписи
Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:
Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.
Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью
Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. Согласно данной норме, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.
2. Несмотря на все риски использования, факсимиле в хозяйственном обороте применяется довольно часто.
3. Арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к факсимильной подписи во взаимоотношениях с контрагентами даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон.
4. Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений.
5. Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС.
Это все, что закон может сказать о документах с факсимиле. В законодательстве не содержится ни правил обращения с факсимиле, ни условий действительности его применения для оформления сделки. Такое положение дел приводит к тому, что отношение к подобным документам – весьма неоднозначное.
Так, если суд придет к выводу, что договор реально исполнялся, по нему производилось выполнение работ (оказание услуг) и их приемка, то подписание документов при помощи факсимиле не сыграет никакой значительной роли для разрешения спора.
Это подтвердил, например, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 12.12.2016г. №А40-10028/16. Суд указал, что подписание договора, а также актов КС-2, справок КС-3 посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. Частично оплатив работы, в том числе не только авансированием, но и после выполнения и сдачи работ, ответчик фактически одобрил их выполнение. При установленных обстоятельствах одобрения сделок и приемки работ способ оформления документации не имеет значения. При этом даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон документ с факсимильным воспроизведением подписи не перестает являться доказательством по делу. Такой документ подлежит оценке судом наряду с иными доказательствами.
В Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 27.12.2016г. №А60-7397/2016 была рассмотрена ситуация, когда стороны не заключали никакого соглашения о возможности использования сканов. При этом в рамках сотрудничества при заключении договоров-заявок менеджерами проставлялся штамп-факсимиле подписи директора. Суд признал, что подобная практика сама по себе не свидетельствует о фальсификации документов и не влечет исключения такой документации, как не соответствующей требованиям достоверности. В этом случае суд продолжает осуществлять оценку письменного документа с учетом всех представленных участниками спора доказательств. Если свидетели (работники предприятия и его контрагентов) могут подтвердить факт реальности совершенной сделки, оснований для отказа во взыскании задолженности по ней не имеется.
С другой стороны, если сложившаяся практика отношений между компаниями не допускает использования факсимиле, подобным образом подписанные документы будут считаться судом сфальсифицированными. Юридической силы они иметь не будут и подтвердить факт совершения сделки не смогут. На данное обстоятельство обратил внимание Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 14.12.2016г. №А41-56055/14. По условиям представленного в суд договора аренды все изменения к нему должны были совершаться в письменной форме и подписываться уполномоченными представителями сторон. При этом стороны не согласовывали возможность составления документов с использованием факсимиле. Представленный в материалы дела акт приема-передачи не был подписан со стороны истца уполномоченным лицом. Поскольку в материалах дела отсутствовали доказательства передачи спорного помещения, суд пришел к выводу об отсутствии у арендатора оснований для получения арендных платежей.
Если во взаимоотношениях с контрагентами факсимиле может быть использовано без значительных последствий финансового характера (при наличии соглашения), то с контролерами дело обстоит куда сложнее.
И Минфин РФ (письма от 13.04.2015г. №03-03-06/20808, от 27.08.2015г. №03-07-09/49478) и ФНС России (письмо МНС РФ от 01.04.2004г. № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи») сходятся во мнении, что подобное оформление документации не порождает последствий налогового характера.
Ведомства отмечают, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений. В письме Минфина РФ от 13.04.2015г. №03-03-06/20808 приводится следующее обоснование данной позиции.
В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Законом установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ):
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Таким образом, факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей бухгалтерского и налогового учета.
Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 18.02.2014 г. №ВАС-15636/13 указал, что при принятии факсимиле в качестве доказательства возникновения денежного обязательства, необходимо различать общие положения ГК РФ и нормы специальных законов. В данном деле спор касался векселей, подписи на которых были воспроизведены с помощью факсимиле. ВАС РФ разъяснил, что обязательства по векселю возникают при выдаче документа, отвечающего формальным требованиям вексельного права. Выполнение какого-либо реквизита векселя способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, следует расценивать как отсутствие реквизита. Использование аналогов собственноручной подписи, в том числе факсимиле, не допускается. Не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства (п. 2 ст. 160 ГК РФ), но не соответствующим требованиям специального законодательства. Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требований к форме вексельного обязательства.
Гладко было на бумаге
Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС. В вопросах получения налоговой выгоды суды документам с факсимиле практически вообще не доверяют. Такая скептическая позиция была закреплена в судебной практике еще Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.09.2011г. № 4134/11.
Спор здесь касался возможности получения вычета по НДС при предоставлении счета-фактуры, подписи руководителя и главбуха на котором были выполнены путем факсимиле. ВАС РФ указал, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст.169 НК РФ). Положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. В связи с этим отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.
Между тем, в арбитражной практике можно найти и противоположные решения судов, которые не ограничиваются формальным подходом к предоставлению налоговых вычетов. Например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.12.2016г. №А63-12161/2015. Основанием для отказа в применении вычета по НДС здесь послужило то, что подписи руководителя на счетах-фактурах были выполнены как раз путем факсимильного воспроизведения.
Инспекция указала, что действующее законодательство не содержит положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи. На основании этого был сделан вывод, что директор общества счета-фактуры не подписывал, что свидетельствует о наличии в счетах-фактурах недостоверных сведений (подписи).
Суд установил, что в ходе опроса директор контрагента подтвердил хозяйственные операции с обществом. Операции имели место в действительности. Оплата продукции была подтверждена документально, а товары были приняты на учет. Никаких иных нарушений при оформлении счетов-фактур обнаружено не было. Причем у инспекции отсутствовали сомнения в установлении личности лица, от имени которого было нанесено факсимиле на счетах-фактурах контрагента. Следовательно, заключил суд, отказ в вычете НДС является формальным и не соответствует закону.
Однако здесь нужно отметить, что данное решение суда является скорее исключением из правил. В большинстве случаев судьи не примут первичные документы с факсимиле в качестве основания для получения налоговой выгоды. Поэтому при составлении «первички» все же рекомендуется строго следовать требованиям законодательства к оформлению такой документации.
В связи с многочисленными просьбами пользователей, разработчики «1С:Бухгалтерии 8» рассматривают возможность добавления факсимиле в первичные документы в программе. Обсуждение этой проблемы в настоящее время идет в Центре идей. БУХ.1С также решил спросить своих читателей, полезно ли добавление факсимиле в первичку и зачем пользователям нужна эта функциональность.
Просим вас поучаствовать в опросе, а также мнения и пожелания можно писать в комментариях.
Что такое факсимильная подпись?
Напишите, пожалуйста, в целях просвещения про факсимильную подпись. Что это, зачем нужно, когда ею можно пользоваться и так далее?
Также факсимиле может быть электронным. Для этого подпись сканируют и потом при необходимости вставляют как картинку в документ, который надо подписать.
Но на деле факсимиле применяют редко. Закон разрешает подписывать таким образом далеко не все рабочие документы. А в обычной жизни факсимиле может действительно пригодиться разве что слабовидящим.
Что нельзя подписывать факсимиле
Нельзя ставить факсимильную подпись:
Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.
Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле
Слабовидящие люди с инвалидностью по зрению имеют право ставить вместо обычной подписи факсимиле, совершая банковские операции с наличными, например открывая вклад или покупая валюту.
Но в банке такого клиента помимо паспорта могут попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное свидетельство, удостоверяющее, что собственноручная подпись инвалида по зрению и факсимильная копия тождественны.
Факсимиле можно использовать, только если это предусмотрено договором с контрагентом
Гражданский кодекс разрешает использовать факсимиле только при заключении сделок и только если это предусмотрено либо законом, либо соглашением сторон.
Сейчас в нашем законодательстве нет порядка использования факсимиле. Поэтому соглашение — это единственная возможность узаконить применение факсимильной подписи между сторонами договора. Такое соглашение можно оформить как отдельный документ либо включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Там же надо перечислить документы, которые можно подписывать факсимильной подписью.
В любом случае документ, которым предусмотрено использовании факсимиле, должен быть заверен настоящими подписями сторон.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.