Метод Альпы в планировании времени: 5 стадий на пути к эффективности
Время чтения 5 минут
Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени. Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет метод Альпы, который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.
Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках». Метод «Альпы» имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.
Метод Альпы в планировании времени, возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность. Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.
Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день. А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?
Этапы метода Альпы
Метод Альпы состоит из пяти этапов
1 этап. Составления списка дел
На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности.
Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.
Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.
2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания
Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.
Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.
3 этап. Резервирование временного запаса
Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.
К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.
4 этап. Все запланированные дела упаковываем во временные рамки
После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.
Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.
Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра. Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.
5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени
Это собственно этап выполнения дел и их контроль.
Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.
Рекомендации по планированию времени
Преимущества метода Альпы
Как организовать себе отдых между дел прямо на рабочем месте?
Позаботьтесь о том, чтобы у вас происходило чередование нагрузок. Если вы правильно организуете свою работу, то вы только и будете делать, что отдыхать. Хороший подход, не правда ли?
Когда мы говорим о смене деятельности и обязательном отдыхе, то нужно обратить внимание на принцип тайм – менеджмента по помидору. Он основан на том, что любое дело нужно выполнять 25 минут, полностью сконцентрировавшись на нем. Потом делать 5-10 минутный перерыв и заново приступать к продолжению этого дела или переходить к другому. 25 минут – это временной отрезок, который автор метода называет помидором и все время измеряет в его количестве. Например, эта задача сложная и потребует 5 помидоров, что означает пять 25-минуток.
Конечно, чтобы приступить к планированию времени по методу Альпы, нужна самодисциплина. Попробуйте планировать и организовывать свое время по этому методу в течение месяца. Начните с завтрашнего дня. Зачем откладывать на потом столь полезное дело? Вы быстро заметите потрясающие результаты этого метода, вы станете успевать намного больше и что самое важное – у вас освободится время на себя.
Итак, прямо сейчас составьте план на завтрашний день. У вас есть возможность уже через 10 минут почувствовать уверенность в завтрашнем дне, концентрацию сил и положительный настрой на грядущий день.
Психологический аспект планирования времени по методу Альпы
Когда вы только собираетесь на работу, по пути на работу и даже по пути домой с работы, ваше подсознанием перерабатывает задачи дня, которые вам предстоит сделать или которые уже сделаны. Ваши мысли постоянно заняты какими-то задачами. Когда у вас есть план на день. Тогда все становится более понятным, вы перестаете тревожиться, что что-то забудете сделать или не успеете. Ваш план не только придает уверенности, но и очищает голову от постоянного круговорота мыслей и беспокойства.
С планом, вы не так часто отвлекаетесь на посторонние дела и не переносите приоритетные задачи на отдаленные сроки, так как в голове все разложено по «полочкам», и вы четко понимаете, что для вас сейчас важно и первостепенно. Метод Альпы по управлению временем помогает человеку самосовершенствоваться.
Понравилась статья, расскажи друзьям
САЛИД © При полном или частичном копировании материала, ссылка на первоисточник обязательна.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl+enter
Метод «Альпы»
Метод «Альпы» — это техника планирования дня, в которой упор делается на контроль затраченного времени.
Планирование с помощью метода «Альпы» состоит из 5 этапов:
Этап 1. Составьте список дел на день. В него обычно включают регулярные и входящие задачи, дела из недельного и месячного плана, а также те задачи, которые по причинам не были выполнены накануне. Пример:
Этап 2. Оцените затраты времени. Напротив каждой задачи запишите примерное время, необходимое для ее выполнения, а результаты суммируйте. Такие расчеты удобно делать в Excel и других электронных таблицах. Пример:
Возможно, что время на некоторые задачи не получится оценить с достаточной точностью. В этом нет ничего страшного. По мере использования этой техники оценки будут становиться все точнее.
Этап 3. Зарезервируйте время про запас. Нужно оценить, сколько у вас в действительности есть времени на эти задачи.
Этап 4. Сократите время, отведенное на задачи. Требуется «подогнать» свое расписание под то время, которое получилось на предыдущем этапе. Для этого нужно сделать следующее:
В результате должен получиться примерно такой список:
Все что «не влезло» в отведенное время нужно перенести на завтра, вычеркнуть или в крайнем случае выполнить за счет сверхурочных часов.
Этап 5. Подвести итоги. В конце дня еще раз посмотрите, какие задачи вам удалось выполнить, а какие нет. Что из несделанного требуется перенести на следующий день?
Если задача уже не в первый раз переносится, нужно или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или просто вычеркнуть.
Почему «Альпы»?
Метод планирования «Альпы» разработал немецкий специалист по Лотар Зайверт. Техника впервые была описана в его книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (Больше времени для главного). У нас она издавалась как «Ваше время в ваших руках».
Почему метод так называется? Дело в том, что в оригинале слово «Альпы» ( Alpen) использовалось как мнемоническая аббревиатура:
| A | Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren | Запишите задачи, встречи и запланированные мероприятия |
| L | Länge schätzen | Оцените продолжительность |
| P | Pufferzeiten einplanen | Запланируйте буфер (резерв времени) |
| E | Entscheidungen treffen | Примите решение (по приоритетам и делегированию) |
| N | Nachkontrolle | Проверьте сделанное |
В русском языке эта мнемотехника, естественно, потерялась. Поэтому у нас слово «Альпы» — это просто красивое название, символизирующее восхождение к горным вершинам.
Метод Альпы. Пример планирования дня по методу Альпы
Когда мы думаем об Альпах, нам первую очередь приходит в голову: горы и лыжи. Однако аббревиатура Alpen также обозначает технику ежедневного планирования – метод Альпы.
Метод АLPEN предназначен для руководителя и самоменеджмента, которые каждый вечер задаются вопросом, почему они так устали. Почему их списки дел никак не становятся меньше, несмотря на тяжелую работу.
Постоянное напряжение и всё более быстрая обработка нескончаемого списка дел не приводят к желаемой цели. Для многих это настоящая дилемма.
В поисках большей эффективности и некоторой свободы в трудовой жизни, стоит опробовать метод Альпы. Используйте его вместе с методом Помидора для своевременного отдыха.
Что такое метод Альпы?
По методу Альпы необходимо в течение нескольких минут создать себе план на день. Это позволит легче структурировать планы и отслеживать их.
Цель планирования дня – повысить производительность, избежав при этом дополнительного стресса.
Многие менеджеры успешно пользуются этим простым, но эффективным методом. Стоит попробовать метод Альпы, он прост и это делает его лучшим для ежедневного планирования.
Не существует сложной и запутанной системы с диаграммами и таблицами, которыми ещё нужно научиться пользоваться. Достаточно нескольких минут утром и вы уже имеете заметный эффект.
Эти пять шагов определяют метод Альпы и должны выполняться каждое утро. Вам практики понадобится: ручка, бумага и самодисциплина.
Метод Альпы в управлении временем
Значение термина ALPEN немного сложное, чем просто расшифровка отдельных шагов. Рассмотрим технику глубже.
A – задачи / сделать (это ваш «Todo список»)
Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать на следующий день.
Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.
L – продолжительность времени
Рядом с каждой задачей отметьте время, которое, потребуется для её выполнения.
Не бойтесь неточных оценок! Всего через несколько дней вы будете точно знать, сколько времени вам нужно для определенных действий. Наоборот, стремитесь сделать хоть какую-то оценку, даже если не можете представить сколько это займёт времени, чтобы затем быстрее научиться делать правильные прогнозы.
У нас есть тенденция всегда отнимать столько времени, сколько мы можем себе позволить. Если вы не назначили конец встречи, то она будет продолжаться до тех пор, пока не закончится время (пример, у вас назначена другая встреча). Если вы ограничили встречу 90 минутами, то вам может понадобиться на 10 минут больше, но вы закончите гораздо раньше.
То же самое и с вашим личным временем. Если вы укажете отрезок времени, то заставите себя придерживаться его последовательно и работать более эффективно, меньше отвлекаться.
Р – буфер времени
Резервируйте по крайней мере 40% буферного времени!
У вас будет доступно время для неожиданных и внезапных событий, которые вы просто не можете предвидеть.
Это означает, что вы должны запланировать только 6 часов из 10 рабочих часов или только 5 часов из 8 рабочих часов! Это требует строгого сокращения других видов деятельности.
E – установите приоритеты
Принимайте решения о приоритете своей деятельности.
Что для вас самое важное, что самое срочное? Где вы можете что-то сократить или делегировать другим? Прочитайте 7 способов как расставить приоритеты.
N – Обозначение
Запишите все вышесказанное в подробный недельный график и обратите внимание на результаты. Насколько точным был план вашего дня?
Действуйте так, чтобы выполнить наиболее важные задачи в начале дня, менее важные суммируются в виде блоков задач или, при необходимости, в виде небольших перерывов.
Также обратите внимание, что бывают моменты в течение дня (или недели), когда вас беспокоят очень мало, и моменты, когда телефон постоянно звонит, или приходят посетители. При использовании метода Альпы важно также обращать внимание на самочувствие и свой биоритм.
Итоговые шаги ежедневного планирования по методу Альпы:
Советы по планированию по методу Альпы
Соберите всю информацию и все задачи
Чтобы иметь возможность записывать задачи и действия, вы сначала должны иметь информацию о том, что вы должны сделать или хотите сделать в соответствующий день.
Не будьте небрежны и записывайте все задания, включая стандартные, такие как чтение и ответы на электронные письма. Запись всех заданий даёт вам первое впечатление о том, что должно быть сделано.
Поджимайте сроки
Второй шаг – учиться оценивать количество времени на выполнение каждой задачи. Всегда желательно оценивать реалистично, но рассчитывать время немного плотнее.
Опыт показывает, что задачи, как правило, увеличиваются, если вы даёте им больше времени с самого начала. Теснота временных окон вынуждает вас попрощаться со всеми слишком перфекционистскими идеями. Не должно быть никакого стресса, но и никакого безделья.
Сокращайте буфер
Планирование буферного времени тесно связано с оценкой длительности задачи. Немного попрактиковавшись, большинство людей вскоре смогут очень реалистично оценивать буферное время.
Всё зависит от того, какая у вас рабочая ситуация. Классическим руководством является планирование 30-40% дня в качестве буфера, но напрактиковавшись можно перейти к примеру на 15-25%.
Корректируйте план в течение дня
Следующий шаг – принимать решения, основываясь на имеющемся списке задач и времени. Часто приходится признать, что на некоторые задачи времени не останется. Необходимо установить приоритеты.
Решайте осознанно для себя неотложные и важные задачи. Лучше всего планировать самые важные задачи прямо в самом начале, чтобы вы все ещё были полны энергии и могли быть уверены, что эти задачи действительно будут выполнены.
Обширные задачи должны быть разделены на небольшие куски. Ценный совет для всех тех, у кого всегда низкий уровень продуктивности после обеда: рутинные задачи с более низким приоритетом лучше всего подходят для этого периода.
Получайте опыт через ретроспективу
Наконец, есть ещё одна проверка, которая привела бы нас к последнему понятию метода Альпы.
Каждый вечер спрашивайте себя, насколько хорошо сработало ваше ежедневное планирование, и старайтесь извлечь из него уроки. Насколько реалистична оценка длин и достаточен ли буфер? Что я должен сделать лучше или по-другому завтра?
Метод Альпы на пути к большей эффективности
Методика Альпы очень проста и очень помогает разделить день на начальном этапе обучения тайм-менеджменту.
С помощью метода Альпы вы не будете приходить домой с чувством, что ничего не удалось сделать так, как нужно. Это сильное преимущество метода Альпы.
Вы посвящаете своё время именно индивидуальным задачам и всегда можете точно сказать себе, своёму начальству и своей команде, чего вы добьетесь. И что останется назавтра, на следующей неделе или в дальнейшем. Это также облегчает планирование для всех, кто с вами сотрудничает.
Повышается производительность труда, и в равной степени повышается благосостояние. Но ваша будущая цель – повышение эффективности, а не только производительности. С опытом стоит научиться большую часть дел – вообще не делать.
Откуда ваши «проблемы»?
Пошагово разберёте сферу жизни и определите 3 важнейших шага в этой сфере.
Как планировать в «Альпах»
Метод «Альпы» был разработан для составления эффективного плана на день. Название символизирует пошаговое восхождение к горным вершинам – поставленным целям.
Для его применения нужно выполнить следующие шаги.
1. Составить список дел, которые обязательно нужно или хотелось бы выполнить сегодня. Желательно ограничиться 10-15 самыми важными. Главное подумать, зачем их выполнять, какую пользу они принесут, каких целей позволят достичь, как повлияют на самореализацию и т.п.
2. Определить приоритет дел, например, с помощью матрицы Эйзенхауэра. Условно можно обозначить низко-, средне- и высокоприоритетные дела.
3. Определить примерную продолжительность каждого дела в часах, а лучше в минутах. Для простых дел можно установить полную продолжительность до их завершения. А для сложных дел можно указать время, которое готовы потратить на них сегодня, но не обязательно завершать их. Сумма этих значений даст общее время для дел на сегодня.
4. Затем нужно определить, сколько реально времени можно будет потратить сегодня. Например, если просыпаешься в 8 ч., а ложишься спать в 24ч., то остается 16 часов. Из этого времени 30-50% можно сразу вычесть на раскачку, перерывы и отдых, т.е. 6-8 часов. Из оставшихся 8-10 часов 20-40% лучше зарезервировать на непредвиденные, срочные дела, которые могут появиться в течение дня, т.е. 2-3 часа. Итого остается 5-6 часов на выполнение дел. Для более точного определения, сколько в сутки выделяется времени на дела, можно воспользоваться хронометражем личного времени.
5. В полученное общее время нужно вместить в первую очередь самые важные дела. Для этого лучше использовать графическое представление плана, например, диаграмму Ганта. При этом самое эффективное время по биологическим часам лучше выделить для высокоприоритетных дел.
6. Если общего времени будет не хватать, то можно подумать, какие дела можно делегировать и кому, какие отложить на потом, а для каких можно применить какую-либо технологию, чтобы его выполнить быстрее.
7. При этом важно отметить дела, которые имеют крайний срок или которые нужно начать в определенное время, например, встречи, совещания, переговоры и т.п. Для таких дел лучше добавить напоминание в телефон.
8. Также желательно, чтобы дела сменялись по динамике, например, сначала делать активные и сложные дела, потом пассивные и простые, затем снова активные и т.д. Это позволит уменьшить усталость.
9. Особо неприятные дела можно разбить на промежутки по 20 минут, т.е. 20 минут выполнять их, потом переключаться на более приятные дела. Через некоторое время снова выполнить неприятное дело в течение 20-ти минут и так далее пока оно не будет завершено.
10. Также можно составить отдельный список «заплаток» — небольших и не особо важных дел, которые можно выполнить в неожиданные перерывы, например, во время ожидания перед совещанием или встречей.
Результатом использования этого метода будет продуманный план на весь день. Причем его главное преимущество – это низкая неопределенность того, что нужно делать, в какой последовательности, а главное зачем. Это повышает мотивацию, снижает стресс, дает уверенность и энергию для быстрого выполнения дел. А записывание всех срочных дел избавляет от навязчивого и неприятного ощущения, что что-то забыл.
К составлению этого плана лучше относиться серьезно и ответственно, т.к. он будет определять, как человек проживет еще один день, что создаст, какую пользу принесет, какие проблемы решит, кому поможет, насколько приблизится к цели своей жизни.
Если в течение дня произойдет много незапланированных изменений, то лучше оперативно скорректировать план. Это позволит не растеряться и сохранить высокий уровень эффективности.
Может показаться, что такой план составлять сложно и долго. И при первых попытках возможно так и будет. Но чем чаще его составлять, тем больше будет опыта и навыков для этого. Тогда утреннее или вечерне планирование дня будет занимать не больше 10-15 минут, будет простым и приятным.
2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т.е. если вы имеете конкретный план расхода времени.
— Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
— Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
— Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
— Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
— В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.
— Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).
— За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
— Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование вашей личной методики работы
— Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.
— Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми вы считаете поставленные цели, тем больше сил вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
Пять стадий метода «Альпы»
Предлагаемый вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день:
— задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
— сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:
В — визиты, совещания;
Д — делегирование дел;
П — в процессе, в деле;
ПК — поездки, командировки;
ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;
Т — телефонные разговоры;
Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);
В — г-н Шульте (экспертная оценка);
П — проект изучения рынка;
Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);
ПР — г-н Гюнтер (письмо);
Ч — специальный журнал для менеджеров;
Т — г-н Майер (нехватка персонала);
Т — Хельмут (вечерняя пробежка).
Немного тренировки, и вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
— в первом приближении распределять их по приоритетности;
— подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
— перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).
П — проект изучения рынка
В — Шульте (экспертная оценка)
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили)
Ч — специальный журнал для менеджеров
Т — Шмидт (статистика сбыта)
Т — Мюллер (программа ЭВМ)
Т — Майер (нехватка персонала)
Т — Хельмут (вечерняя пробежка)
Однако это только начало составления вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
Часы П — проект изучения рынка 3,0 В — Шульте (экспертная оценка) 2,0 ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) 1,5 Ч — специальный журнал для менеджеров 1,0 Т — Шмидт (статистика сбыта) 0,5 ПР — Гюнтер (письмо) 1,5 Т — Мюллер (программа ЭВМ) 0,5 Т — Майер (нехватка персонала) 0,5 Т — Хельмут (вечерняя пробежка) 0,5 _______ 10,0
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
— Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
— Перепроверьте скалькулированную вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности,
— Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности:
— вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
— вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Что дает метод «Альпы»!
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут вам многократный выигрыш во времени. Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.
20 преимуществ метода «Альпы»
— Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
— Планирование следующего дня.
— Четкое представление о задачах дня.
— Упорядочение течения дня.
— Концентрация на наиболее существенном.
— Уменьшение объема «бумажной» работы.
— Достижение целей дня.
— Выделение более важных и менее важных дел.
— Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
— Рационализация посредством группировки задач.
— Сокращение помех и нежелательных перерывов.
— Самодисциплина при выполнении задач.
— Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
— Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
— Ощущение успеха в конце рабочего дня.
— Повышение удовлетворенности и мотивации.
— Рост личных результатов.
— Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени!
Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени — «золотой час»!
Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы». Это потребует некоторой самодисциплины, но вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
Когда вы начнете? Может быть, завтра?
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Уже по пути домой и по пути на работу утром ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.
Как поступать дальше?
1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня, — это годовой план в общих чертах.
2. Следующим шагом вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.
3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени — от расширенного годового плана до плана дня.
4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах вы можете расширить систему в итоге до составления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом. В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента — дневник времени.