Личная карточка работника
Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве.
Личная карточка необходима для ведения учета труда персонала в организации.
Личная карточка оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя.
В личной карточке собирается вся информация о работнике, которая необходима работодателю.
Форма личной карточки
При оформлении на работу работника, используется унифицированная форма N Т-2 «Личная карточка работника».
При этом коммерческие организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму личной карточки, которую должен утвердить руководитель организации.
Документы для заполнения личной карточки
Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:
приказа (распоряжения) о приеме на работу;
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Порядок заполнения личной карточки
Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.
Затем заполняется таблица, в которой указываются:
дата составления личной карточки;
табельный номер, который присваивается работнику;
ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;
в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;
в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;
Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.
Затем заносятся общие сведения о работнике:
Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;
знание иностранного языка;
образование и сведения о документе об образовании;
профессия (основная и другая);
сведения о наличии брака и составе семьи;
адрес места жительства (регистрации и фактический);
Далее заполняется раздел II личной карточки «Сведения о воинском учете»
Правильность заполнения разд. II заверяется подписями кадровика и самого работника.
Раздел IV «Аттестация» заполняется, если нормативными правовыми актами или локальными актами организации для работников организации предусмотрено проведение аттестации.
Разделы V «Повышение квалификации в организации» и VI «Профессиональная переподготовка» заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей будет документ об обучении работника.
В разделе VII «Награды (поощрения), почетные звания» дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку. Это сведения:
о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
В разделе VIII «Отпуск» делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ненормированный рабочий день). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.
Запись в раздел IX «Социальные льготы» вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС. Основанием внесения записи будет документ, подтверждающий право работника на такую льготу.
В раздел X «Дополнительные сведения» могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.
Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется при увольнении работника в соответствии с формулировкой увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Данная запись также заверяется подписями кадровика и работника.
Личная карточка: электронная или бумажная
В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.
Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.
Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.
В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».
В компании пять сотрудников. Нужны ли личные карточки?
Читатель Сергей спрашивает:
Собираюсь нанять первых сотрудников. Обязательно ли вести личные карточки, если у меня будет работать всего пять человек? Я и так про них всё помню.
Еще статьи о сотрудниках:
Если есть сотрудники, должны быть и личные карточки
Личная карточка сотрудника — документ, в котором есть вся информация о человеке: от номера телефона и адреса до даты увольнения. Личные карточки помогают, если нужно быстро узнать, где живет сотрудник, сколько раз он ходил в отпуск и есть ли у него дети.
Личные карточки заводят на каждого сотрудника. И неважно, сколько человек работает в компании: у каждого должна быть личная карточка. Это правило для ИП, ООО, ЗАО, фермерских хозяйств, садоводческих товариществ и всех остальных работодателей.
Личную карточку сотрудника можно заполнить по шаблону
Чтобы завести сотруднику личную карточку, работодателю нужно скачать и заполнить форму. Обычно компании используют стандартную форму Роскомстата, она называется Т-2.
Если стандартная карточка кажется слишком подробной, ее можно сократить. Или вообще разработать и утвердить собственную форму, закон разрешает.
Мы собрали в таблицу все разделы личной карточки по форме Роскомстата. Таблица поможет выбрать разделы для своей формы, понять, какие документы и сведения запрашивать у сотрудника, и разобраться с заполнением непонятных граф.
Личная карточка работника
Многие бизнесмены не понимают для чего нужна личная карточка формы Т-2, если работник и так принес множество документов и все они подшиты в его дело?
Зачем нужно дополнительно документировать данные на специалиста?
Зачем нужна Личная карточка
Личная карточка (Т-2), заводимая на каждого сотрудника предприятия, – это форма, обобщающая все сведения о конкретном работнике:
Однако многие предприятия игнорируют ведение данного документа, ссылаясь на то, что форма Т-2 не указана в Трудовом кодексе РФ, как обязательный документ. Однако Правительство РФ в п.12 своего Постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003г. №225 (потом по тексту – Постановление №225) указало, что на работодателя возлагается обязанность знакомить сотрудника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, под роспись, которая ставится в личной карточке данного сотрудника. Причем, все вносимые в трудовую книжку записи должны в точности дублироваться в личной карточке, о чем также говорится в указанном Постановлении №225.
Но вот вопрос: законом «О бухучете» №402-ФЗ утверждено право организаций самостоятельно разрабатывать первичные документы и регистры. Тогда какой же формой личной карточки следует пользоваться?
Какую форму карточки выбрать?
Кроме того, закон «О бухучете» распространяет свою силу только на бухгалтерский учет, как систему формирования информации об объектах (фактах хозяйственной деятельности, активах, доходах, обязательствах, расходах и иных объектов учета) с целью последующего составления на ее базе бухгалтерской отчетности.
А личная карточка является исключительно кадровым документом, на основе которого обобщаются сведения о конкретном сотруднике для цели правильного исполнения российского трудового законодательства. Конечно, бухгалтер может пользоваться личной карточкой для уточнения необходимых ему данных, но этот документ не служит источником информации, востребованной для составления отчетности.
Более того, в Постановлении №225, в его пункте 12, прямо указано, что утверждение формы личной карточки – обязанность Федеральной службы госстатистики! И именно такая форма этого документа должна быть использована для реализации предприятием требований законодательства о труде.
Таким образом, нужно использовать карточку формы №Т-2, утвержденную Постановлением №1 Госкомстата РФ 05.01.2004г. (далее в тексте – Постановление №1).
Основные правила по оформлению
Карточки Т-2 всегда заполняются представителем кадровой службы, либо лицом, на которое возложены данные обязанности. Заводится карточка на всех сотрудников, которых принимают на работу, но только по трудовому договору, даже срочному.
Заполняется данная форма на основе ряда обязательных документов:
Кроме того, источником сведений служит и сам сотрудник, предоставляя информацию о детях, семейном положении, и т.п.
В случае если специфика работ этого требует, то действующее законодательство РФ может предусмотреть представление дополнительных документов.
А вот предоставление фотографии – это требование исключительно работодателя! Дело в том, что фотокарточка не является обязательным документом для оформления принятия сотрудника на работу.
Кроме того, современный бланк Личной карточки не содержит даже намека на возможность вклеивания фото сотрудника в отличие от прежнего и утратившего силу бланка.
Поскольку правила оформления формы Т-2 нигде не утверждены, следует руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек, так как согласно Постановлению №225 записи в трудовой книжке и Личной карточке дублируются. Итак:
Кроме того, можно руководствоваться и рекомендациями, которые изложены в недействующем на сегодня Постановлении Госкомстата РФ от 06 апреля 2001 г. №26, где дана инструкция по заполнению документов для учета труда и его оплаты.
Правила и порядок заполнения
В частности, в разделе №1 фамилия и имя сотрудника (отчество при наличии), место и дата его рождения вносятся на основании паспорта или другого документа для удостоверения личности.
В пункте «Гражданство» указывается:
Пункт об иностранных языках раздела №1 может заполняться с указанием: «перевожу и читаю со словарем», «свободно читаю и изъясняюсь», «свободно владею».
Пункты об образовании при наличии незаконченного образования оформляется с учетом того факта, что сотрудник обучается сейчас или нет. Например, «обучающийся в высшем учебном заведении на таком-то курсе», и т.д. При наличии оконченного образования (образований) все сведения о нем берутся из соответствующих документов – дипломов, аттестатов и иных документов.
Стаж работы определяется по трудовой книжке и (или) по другим подтверждающим его документам.
Состояние в браке может обозначаться так: «никогда не состояла (не состоял) в браке», «состоит в браке», «разведена (разведен)», «вдовец (вдова»), «состоит в гражданском браке».
Раздел №2 о воинском учете заполняется в соответствии с подробной инструкцией, изложенной в Постановлении №1, утверждающем форму Т-2. А сведения в этот раздел вносятся на основе:
Как только разделы №1 и №2 заполнены, кадровик проставляет свою подпись, ее расшифровку и должность. А сотрудник, на которого оформляется данный документ, должен ознакомиться с правильностью его составления и поставить подпись и дату.
Раздел №3 о приеме и переводах на другую работу оформляется на основе приказов Т-1, Т-1а, Т-5. Причем, все записи подтверждаются собственноручной подписью сотрудника, которого они касаются.
В раздел №8 заносятся сведения обо всех видах отпусков, которые были предоставлены в течение работы в данной организации.
В разделе №10 «Дополнительные сведения» отражается информация о текущем обучении сотрудников, о работающих инвалидах (группа инвалидности, причина ее получения, и т.д.), и иное.
Общие правила хранения
Личные карточки хранятся в закрытом для свободного доступа месте, как правило, в сейфах или шкафах под ключ. Их классифицируют по алфавиту, по уволенным и работающим, и по иным критериям. В кадровой службе карточки на уволенных сотрудников обычно находятся в течение срока не менее 3-х (исходя из срока, который обычно подвергается проверке). А потом карточки сдаются в архив для хранения не меньше 75-ти лет.
Учет самих карточек производится в специальном журнале учета личных карточек. Унифицированной формы этого регистра нет, поэтому предприятие может самостоятельно разработать данный бланк.
Какие кадровые документы необходимо заполнять при приеме на работу нового сотрудника, смотрите в следующем видео сюжете:
Как работать с личными карточками Т-2 с 1 сентября
Перемены в работе с кадровыми документами коснулись и личной карточки работника Т-2. С 1 сентября 2021 года ее больше вести не нужно. Но можно и продолжать вести. Однако в этом случае — по другим правилам.
Личная карточка Т-2
Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.
В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.
Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
В карточке указывают:
Соответственно, данные берут из приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.
А как быть с электронными трудовыми книжками? Об этом мы рассказываем в онлайн-курсе «Клерка»: знакомьтесь прямо сейчас.
Но эти старые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, с 1 сентября 2021 года утратили силу.
На смену пришел приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
Как изменились правила работы с формой Т-2
Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.
Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.
Тем не менее, Роструд считает, что работодатель — организация или ИП — вправе продолжить после 1 сентября в2021 года вести карточки № Т-2 (ситуация повторяет ситуацию с отменой командировочных удостоверений, которые фирма по желанию может продолжать оформлять).
Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.
А вот третье — самое существенное.
Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать. Об этом написали чиновники Роструда — к документам, связанным с работой, наряду с приказами о приеме на работу, о переводах на другую работу, увольнении, а также и выпиской из трудовой книжки. Следовательно, если сотрудник подал соответствующее заявление, работодатель должен выдать ему копию Т-2.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк
При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.
Что такое карточка Т-2
Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.
Справка
Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).
Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).
Что содержит личная карточка Т-2
В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п. 4 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.
Особенности заполнения личной карточки сотрудника
Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.
Справка
Если сотрудник переведен на дистанционную работу, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП.
Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:
Внимание
Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 ).
Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов. А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.
При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).
На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.
В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».
Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.
Ошибки при заполнении формы Т-2
Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.
Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.
Хранение и ведение карточек Т-2
Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.
Справка
Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.
После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет. А если сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236 ).
Штрафы и последствия в случае отсутствия формы Т-2
Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства. За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс. руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2019, 7-7207/2019, 7-7210/2019, 7-7126/2019, 7-7154/2019).
Важно
Кроме того, как уже упоминалось, форма № Т-2 является еще и документом воинского учета. А значит, эту форму могут проверять также военные комиссариаты и органы местного самоуправления. Поэтому целесообразнее все же использовать унифицированный бланк, а не документ собственной разработки.
В заключение отметим, что правильное оформление личных карточек позволит организациям избежать претензий как со стороны трудинспекции, так и со стороны военных комиссариатов и местных органов власти. При этом форма № Т-2, хотя и дублирует сведения из других документов, может оказаться полезной для работодателя. При правильном ведении личная карточка может стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.