кто такой секретарь машинистка
Должностная инструкция секретаря-машинистки
Открыть в формате WORD 
1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом
директора предприятия по представлению
4. Секретарь-машинистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.4. Правила орфографии и пунктуации.
4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.
4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.11. Основы организации труда.
4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь-машинистк подчиняется непосредственно руководителю
структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
Секретарь-машинистка несет ответственность:
Должностная инструкция разработана в соответствии с
«Утраченные профессии». О работе машинисток
10:22, 10 декабря 2018г, Хроники «АП» 7115
Продолжаем проект «Утраченные профессии». Сегодня мы расскажем о работе машинистки.
Машинистка с 38-летним стажем Вера Михайловна Калужина начала работать в 1972 году в Шарчинском сельсовете Тюменцевского района. Вначале заведовала военно-учетным столом. А в июне 1982-го она была избрана депутатом Шарчинского сельсовета и назначена секретарем. И проработала там до пенсии.
С первых дней работы девушка начала самостоятельно изучать пишущую машинку. Вера вела работу всех общественных организаций (Совет ветеранов, женсовет, административная комиссия, товарищеский суд, комиссия по делам несовершеннолетних).
Уставали глаза
Работы у машинистки было очень много.
Ей приходилось ежемесячно сдавать отчеты в районные организации (статистика, паспортный стол, районо, сельхозуправление, архив, ЗАГС, райсобес).
— У меня болели не только пальцы рук, но и плечи, шея. Работы было много. Причем, нередко документы печатались под копирку, чтобы получилось несколько экземпляров. В один раз можно было напечатать только 6 копий. Приходилось очень сильно давить на буквы, чтобы пробить 6 листов. Если ошибешься, то нужно было заново перепечатывать весь лист. Очень уставали глаза, так как я постоянно смотрела сначала на рукописный, а потом на печатный текст.
Если при входе в сельсовет люди слышали стук печатной машинки, то понимали, что я на рабочем месте…
«С великим прискорбием…»
— Однажды я сидела, печатала довольно большой доклад, в котором нужно было написать слова «с большим воодушевлением встретили».
За день до этого умер Л.И. Брежнев. В то время у всех уже было радио, и в сельсовете тоже.
Вместо слова «воодушевление» я на последней строчке напечатала слово «прискорбием».
Получилось: «…с большим прискорбием встретили. »
Ошибки я не заметила. Сделала весь доклад, сшила его, и отдала председателю исполкома на проверку. Когда он стал перечитывать все документы, то обнаружил эту опечатку.
В итоге мне пришлось расшить весь документ и перепечатать лист полностью.
Потом появились компьютеры, и постепенно машинки стали исчезать. В нашем сельсовете в 2000-м году появился ксерокс. Это очень облегчило работу. Вера уже безо всяких копирок печатала один документ, и легко могла его откопировать. К тому же в это время возникла проблема с покупкой копирок и ленты для пишущей машинки, так как в городе уже были распространены компьютеры. В сельсовете первый компьютер появился только в 2003 году.
— Клавиатура на машинке и компьютере схожа, поэтому я быстро научилась уверенно печатать на новой технике. Поначалу текст у меня выходил в одну строку, без заглавных букв, знаков препинания, пробелов, красных строк.
Но потом мне объяснили все тонкости работы, после чего я с удовольствием работала уже за компьютером. Сразу же мой труд стал легче.
А наша старая печатная машинка до сих пор хранится в сельсовете как память…
Что было необходимо, чтобы стать машинисткой?
1. Иметь начальное профессиональное образование или среднее общее, специальную подготовку по установленной программе и печатание со скоростью до 200 ударов в минуту (для 2-й категории) или свыше 200 ударов в минуту (для 1-й категории).
2. Знать: машинопись, правила орфографии и пунктуации, стандарты системы организационно-распорядительной документации, порядок расположения материала при печатании документов, правила печатания деловых писем, эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.
3. Уметь следить за состоянием печатной машины, обеспечивая сохранность и правильный уход.
4. Иметь крепкую спину и руки, здоровые глаза.
Должностные обязанности машинистки:
1. Осуществлять приём материалов для печатания.
2. Обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и фонограмм.
3. Выполнять машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинках различных систем.
4. Воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях или печатать под диктовку.
5. Осуществлять учет машинописных работ и выдачу отпечатанных документов.
6. Перепечатывать документы, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов.
Итак, с течением времени профессия машинистки постепенно потеряла свою актуальность, а после и вовсе исчезла. Машинные клавиши заменили компьютерные, с появлением принтеров отпала потребность в ручном копировании.
С приходом эпохи компьютеров работать с документацией стало намного проще. Функция копирования изменила мир создателей текстов.
Позже появилась специальность «наборщик на компьютере».
Видимо, профессии прошлого всё же не исчезают бесследно.
Справка
Первый патент на машину такого рода был выдан английской королевой Анной Генри Миллю еще в 1714 году. Изобретатель патентовал не только машину, но и способ последовательной печати символов на бумаге.
Самыми распространенными отечественными марками пишущих машин в СССР были «Украина» (канцелярская), «Москва» (портативная), «Любава» (портативная) и «Ятрань» (канцелярская).
Из зарубежных были распространены пишущие машины марок «Оптима» и «Роботрон», «Эрика», UNIS tbm de luxe, «Консул».
Женская профессия
Поскольку профессия была преимущественно женской, мужской вариант термина так и не прижился. Машинисток также называли ремингтонистками (по марке машинок «Ремингтон»).
Работа для выносливых
В Советском Союзе профессия машинистки была очень распространенной. Она требовала собранности, выносливости и грамотности. Рабочий день машинистки в машинописном бюро длился, как и у всех советских граждан, 8 часов – и это при непрерывном стрекоте и сосредоточенности на тексте. Это сейчас, написав не ту букву, мы можем воспользоваться функцией правки. Чтобы исправить ошибку, сделанную при работе на печатной машинке, нужно было перепечатывать всю страницу заново или замазывать белой краской неправильно напечатанную букву или слово и от руки написать нужную букву или слово сверху. Но в официальных документах этого не допускалось.
Юлия Дубина, Ксения Кузеванова
Профессия секретарь-машинистка
Печатные машинки исчезли из употребления и отправились в музей, но никуда не делась необходимость в человеке, который набирает документы, раскладывает их в нужные папки, встречает посетителей и отвечает на телефонные звонки. В статье расскажем о профессии «секретарь-машинистка» в современном мире – ее особенностях, требованиях и где сегодня нужны такие специалисты.
Особенности
Секретарь-машинистка – это одна из младших секретарских должностей. Хотя сегодня этот специалист работает уже не на машинке, а на компьютере, название сохранили не только по традиции, но и для того, чтобы подчеркнуть исполнительский характер работы (в отличие от административных и секретарских позиций более высокого ранга – помощник руководителя, секретарь-референт, делопроизводитель, офис-менеджер).
Сведения о профессии, выполняемых обязанностях содержатся в двух документах:
Приоритетным для применения является профстандарт. Он адаптирован под специфику современного рынка, содержит более полное и развернутое описание трудовых функций.
Профстандарт относит должность секретаря-машинистки к 3 уровню квалификации – то есть ее обязанности предполагают контроль работы со стороны старшего специалиста, минимум самостоятельных решений и управленческих функций.
Основная задача секретаря-машинистки – набор текстов и документов, размножение и систематизация информации по шаблону (сканирование, копирование, перепечатывание документов, заполнение типовых бланков, сортировка корреспонденции, регистрация входящих и исходящих документов).
Также в обязанности может входить работа с посетителями, ответы на телефонные звонки, обеспечение офиса канцтоварами.
Как и любая профессия, профессия секретаря-машинистки имеет свои особенности:
Должностная инструкция
На основе обобщенных требований профстандарта в каждой организации разрабатывается внутренняя должностная инструкция – основной документ, регламентирующий права и обязанности работника.
Именно в этом документе определяется перечень функций, которые исполняет сотрудник в конкретной организации. В типовой инструкции функционал может просто повторять соответствующие положения стандарта (ранее раздел «Обязанности» часто полностью копировался из ЕКС). Обычно в инструкции есть такие пункты:
При необходимости пункты могут уточняться, конкретизироваться, а круг обязанностей – расширяться или сужаться по сравнению с типовым, если этого требует специфика организации. Например, для секретаря-машинистки в школе могут указываться пункты, о том, что она организует выдачу справок, подтверждающих работу или учебу в школе, ведет книгу записи учащихся. А в коммерческой компании это могут быть положения о ведении журнала разъездов курьеров и выдаче соответствующих справок.
Образование
Профстандарт устанавливает минимальные требования для назначения на должность секретаря-машинистки – для этого достаточно полного среднего образования.
Дополнительным преимуществом станут специализированные курсы. Причем ни ЕКС, ни профстандарт никак не ограничивают требования к сертификату об окончании таких курсов. Поэтому можно выбирать любую программу подготовки секретарей из огромного перечня предложений государственных и частных учебных центров.
Знания и навыки
Хотя от секретаря-машинистки не требуется серьезной образовательной подготовки и академических знаний, ей необходим большой набор практических навыков:
Специалист должен обладать не только профессиональными навыками, но и определенными личными качествами: он должен быть уверенным, вежливым, эмоционально-стабильным, уметь быстро ориентироваться в ситуации, решать конфликты, работать как в режиме многозадачности, так и в режиме рутинной работы, обладать высокой самоорганизацией, внимательностью, ответственностью.
Где работает?
Раньше секретари-машинистки трудились в машинных бюро. Сегодня работа этого специалиста наиболее востребована в следующих организациях:
Также вакансия может быть открыта и в любых других организациях. При этом в частных компаниях должность может называться не только секретарь-машинистка, но и секретарь-администратор, секретарь на ресепшн, секретарь.
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Полезное
Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь) должность высокопоставленного госслужащего.… … Википедия
СЕКРЕТАРЬ — (фр. secretaire) письмоводитель; лицо, на обязанности которого лежит писание писем, бумаг и проч. для лица или присутственного места, при котором он состоит: секретарь посольства, секретарь редакции и проч. Словарь иностранных слов, вошедших в… … Словарь иностранных слов русского языка
СЕКРЕТАРЬ — секретаря, м. [secrétaire]. 1. Лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого н. учреждения, а также ведающее делопроизводством. Секретарь суда. Личный секретарь. «Хоть умного себе возьми секретаря.» Пушкин. «Сам я областью не правил … Толковый словарь Ушакова
Секретарь — Секретарь, дѣлопроизводитель, письмоводитель (лицо, ведущее тайную, личную переписку кого либо). Ср. Судей такихъ видали, Которые весьма умны бывали, Пока у нихъ былъ умный секретарь. Крыловъ. Оракулъ. Ср. Родился въ Персіи, а чиномъ былъ сатрапъ … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)
секретарь — Комиссии, назначаемый в соответствии со статьей XII (МККЗР) (МККЗР, 1997). [Mеждународные стандарты по фитосанитарным мерам МСФМ № 5. Глоссарий фитосанитарных терминов] Тематики защита растений EN secretary FR secrétaire … Справочник технического переводчика
СЕКРЕТАРЬ — (от средневекового лат. secretarius первоначально доверенное лицо),1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица.2) Составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций … Большой Энциклопедический словарь
СЕКРЕТАРЬ — птица отряда соколообразных. На голове несколько направленных назад перьев (напоминающих гусиное перо за ухом писца). Высота ок. 1 м. В саваннах Африки (южнее Сахары). Пищу (саранча, термиты, грызуны и др.) добывает на земле. Птенцы легко… … Большой Энциклопедический словарь
СЕКРЕТАРЬ — (Sagittarius serpentarius), хищная птица, единств, вид одноим. сем. соколообразных. Дл. 120 150 см. Когти острые, изогнутые. На затылке чёрный хохол из удлинённых перьев (напоминает перья за ухом писца, отсюда назв.). Хорошо летает, быстро ходит… … Биологический энциклопедический словарь
Секретарь — (от средневекового лат. secretarius, первоначально доверенное лицо) 1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица; 2) составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций. Политическая наука:… … Политология. Словарь.
секретарь — сущ., м., употр. часто Морфология: (нет) кого? секретаря, кому? секретарю, (вижу) кого? секретаря, кем? секретарём, о ком? о секретаре; мн. кто? секретари, (нет) кого? секретарей, кому? секретарям, (вижу) кого? секретарей, кем? секретарями, о… … Толковый словарь Дмитриева
Правительства Хабаровского края
Профессиограмма
СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА
На предприятиях и в учреждениях выполняет технические функции по содействию работе руководителя. Как правило, секретарем-машинисткой работают женщины. Ежедневно она записывает и передает поручения руководителя исполнителям, контролирует их выполнение. Собирает и обобщает необходимую информацию, самостоятельно принимает решение о степени ее важности. Подготавливает материалы для доклада руководителю, ведет телефонные переговоры. Организует прием посетителей и обеспечивает их необходимой информацией. Во время заседаний, переговоров ведет протоколы и оформляет их в соответствии с существующими стандартами.
В круг обязанностей секретаря-машинистки входит также делопроизводство: разбор, регистрация и отправка корреспонденции; формирование дел; размножение документов; направление документов в соответствующие подразделения своего учреждения; ведение картотеки прохождения документов и осуществление контроля за сроками их прохождения.
В процессе работы использует ручные (ручки, карандаши и пр.), механические (печатная машинка), электронные средства (компьютер)и средства связи (телефон, факс), множительную технику Особенностью профессии являются многочисленные деловые и неформальные контакты с сотрудниками и посетителями. Возможна сверхурочная работа и ненормированный рабочий день. Стрессогенным фактором является вынужденный темп работы в условиях частых помех (телефонные звонки, приход посетителей).
Для успешного освоения профессии необходимы: склонность к работе с людьми и документами, хорошая зрительно-моторная координация, умение концентрировать и распределять внимание, хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.
Должна знать: правила пунктуации и орфографии; машинопись; правила эксплуатации электронной и оргтехники; стандарты оформления деловых писем и документации; структуру предприятия. Желательно знание стенографии и иностранного языка.
Должна уметь: выполнять машинописные работы; оформлять документацию согласно стандартам; пользоваться оргтехникой и компьютером; владеть навыками делового общения; обслуживать деловые встречи.
Эта профессия противопоказана лицам, страдающих заболеваниями сердца неблагоприятного течения, в связи с опасностью их прогрессирования в период повышения напряженности труда, а также кожными заболеваниями и полиартритом с поражением кистей рук.
Родственные профессии: делопроизводитель, диспетчер на телефоне, референт, сотрудник справочной службы.
идут работы по наполнению страницы контентом