Табель учета рабочего времени при дистанционной работе
Перевод сотрудников на удаленный режим работы во время карантина не снимает с работодателя обязанности по учету их рабочего времени. В чем особенности такого учета? Какой код и объем часов проставить в табеле по дистанционным сотрудникам? Ответим на эти и другие вопросы.
Сложности удаленного учета
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Дистанционники трудятся удаленно, поэтому с учетом отработанного ими времени у работодателя могут возникать сложности.
Вариант учета рабочего времени
Способ заполнения табеля
Или отражаются рабочие часы согласно утвержденного сменного графика работы
Оба варианта не противоречат законодательству.
Учитывая, что ТК РФ позволяет удаленным сотрудникам устанавливать режим труда и отдыха на свое усмотрение (ст. 312.4 ТК РФ), отдельно нюансы учета рабочего времени сторонам трудового договора отдельно можно не согласовывать и письменно не фиксировать.
Если работодателю важно, чтобы удаленный сотрудник выполнял работу в определенные часы или дни, он может избрать учетный вариант 2 (контролируемый). В таком случае следует отразить особенности учета рабочего времени в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Как оформить табель учета рабочего времени на удаленке
Работодатель ведет учет рабочего времени в специальном документе — табеле. Законодательство не требует применения унифицированных бланков этого учетного документа и позволяет оформлять табель по выбору работодателя (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):
Какие коды проставить в табеле при дистанционной работе
Какой бы вариант учета рабочего времени не применялся в отношении дистанционных работников, в табеле проставляют коды, принятые в организации для учета рабочего времени и иных периодов (отпуска очередного или дополнительного, простоя и т. д.).
Если работодатель применяет унифицированную форму табеля, применяются коды:
Как вести учет рабочего времени дистанционного работника
Одна из обязанностей работодателя — ведение учета рабочего времени своих сотрудников, в том числе дистанционных. Разберемся, как производится учет рабочего времени при дистанционной работе в 2020 году.
Рабочее время дистанционного работника
Условие о режиме работе дистанционного сотрудника необходимо отразить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Если работодателю нужно, чтобы сотрудник работал в определенный промежуток времени или в конкретные дни, это также стоит прописать в договоре. От того, как указан режим сотрудника в трудовом договоре будет зависеть порядок ведения табеля учета рабочего времени дистанционщика.
Дистанционная работа в табеле учета рабочего времени
При заполнении табеля по дистанционным работникам рекомендуется ориентироваться на нормальную продолжительность рабочего дня для той категории сотрудников, к которой относится удаленщик. По общему правилу она не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).
Табель может также заполняться на основании показаний специальных программ, разработанных для учета количества часов, проведенных сотрудником за работой. Если работодатель планирует таким образом контролировать рабочий график удаленного сотрудника, то это необходимо отдельно отразить в трудовом договоре.
В зависимости от того, как прописан режим работы удаленщика в договоре, выберете следующий порядок заполнения табеля:
Как отразить в табеле прогул дистанционного работника
Сразу скажем, что уволить удаленщика за прогул практически невозможно. Дело в том, что прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены или рабочего дня, независимо от его продолжительности (подп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться или требуется прибыть для выполнения работы (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). При дистанционной работе рабочее место сотрудника находится вне места нахождения работодателя и соответственно оно ему не подконтрольно. Это значит, что работодатель не может знать точно, сколько времени его сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте. Но выход из этой ситуации есть.
Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно уволить, но не за прогул, а за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В этом случае в табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я» или «01», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами: служебными записками, докладными и т. д.
В первый раз к сотруднику нужно применить дисциплинарное наказание в виде выговора или замечания, а если такая ситуация повторится — допускается увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Подводим итоги
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Что ставить в табеле на удаленной работе
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В связи с принимаемыми мерами по предотвращению распространения новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) работники были переведены на дистанционную работу.
Какой буквенный код следует использовать при оформлении табеля учета рабочего времени в условиях удаленной работы?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для обозначения работы дистанционных работников в нерабочие дни работодатель вправе дополнить список условных обозначений в табеле учета рабочего времени своим кодом, например, «НДР». Если организация подпадает под исключения п. 2 Указа N 206, п. 4 Указа N 239 и продолжает работать, то работники табелируются в обычном порядке.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Смотрите материал: Энциклопедия решений. Учет рабочего времени.
*(2) Смотрите также материал: Нерабочие дни с 30 марта по 30 апреля и с 6 по 8 мая 2020 года в вопросах и ответах (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, 2020 г.).
*(3) Вопрос: Работодатель (коммерческая организация) расположен в г. Симферополе. Дистанционный работник будет работать в месте своего нахождения в г. Москве. Какие условия необходимо отразить в трудовом договоре с дистанционным работником? Какой город необходимо указать в качестве места работы? Как вести табель учета рабочего времени дистанционного работника (применяется унифицированная форма табеля N Т-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.)
Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру
Развитие техники и средств связи привели к тому, что у многих работников пропала необходимость находиться в офисе для исполнения трудовой функции. Так, вне офиса вполне могут работать юристы, бухгалтеры, дизайнеры, айтишники и даже специалисты отдела продаж, если используется телемаркетинг. Не так давно этот факт признали и законодатели, закрепив определенные правила для удаленной работы в Трудовом кодексе. Как правильно оформлять таких сотрудников? Можно ли перевести на «дистанционку» действующих работников? На какие «подводные камни» может наткнуться бухгалтер в связи с удаленной работой сотрудников? На эти и другие вопросы мы ответим в настоящей статье.
В чем выгода
Дистанционная работа — это удобно и для работника, которому не нужно тратить время, деньги и силы на ежедневные поездки в офис, и для работодателя, который может не только экономить на расходах по организации стационарного рабочего места (аренда, связь, техника, программы, поддержка), но и более гибко подходить к найму персонала. Ведь дистанционный работник может работать не только вне офиса, но и из другого города и даже из другой страны. На эту же чашу весов ложатся и поведенческие стереотипы молодых сотрудников, которые изначально более ориентированы на работу вне офиса.
Все эти факторы, взятые вместе, приводят к возрастающей популярности удаленной работы. Но законодательство до недавнего времени такое явление, как «дистанционная работа» обходило стороной, и работодатели были вынуждены изобретать различные «схемы». Но вот в прошлом году Федеральным законом от 05.04.13 № 60-ФЗ Трудовой кодекс, наконец, был дополнен новой главой 49.1, посвященной особенностям регулирования труда дистанционных работников.
В чем отличие от надомной работы
Первое, на что стоит обратить внимание при изучении положений новой главы ТК РФ, — это отличие «дистанционщика» от надомника. Ведь регулирование надомного труда в ТК РФ было изначально, но на практике для оформления отношений с теми, кто не сидит в офисе «с девяти до шести» эти нормы не применялись. И вот почему.
Во-первых, нормы о надомниках устроены таким образом, что регулируют трудовую деятельность производственного характера. Такой вывод следует уже из определения, данного в статье 310 ТК РФ: надомник — это лицо, заключившее трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Т.е. речь идет о чем-то материальном, создаваемом руками сотрудника. Применить эту статью к юристу, бухгалтеру, редактору сайта или дизайнеру, согласитесь, непросто.
Во-вторых, надомник, согласно ТК РФ, — полноценный работник, в отношении которого нужно выполнять все предусмотренные Кодексом процедуры (полноценное оформление, оборудование рабочего места, обеспечение его безопасности и выполнения им требований охраны труда и т п.). А это в ситуации с дистанционным работником невозможно. С ним один-то раз встретиться для заключения договора не всегда возможно.
Эти недостатки и попытался устранить законодатель, принимая нормы об удаленной работе. Теперь в Кодексе четко указано, что дистанционный работник выполняет трудовую функцию. При этом он выполняет ее вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения) и даже вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Взаимодействие между работником и работодателем происходит по телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе посредством интернета (ст. 312.1 ТК РФ). По общему правилу работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом и техникой.
Дистанционному сотруднику не требуется проходить медицинский осмотр, трудовой договор с ним можно заключить и расторгнуть в электронной форме. Наконец, «дистанционщику» не обязательно делать запись в трудовой книжке, оплачивать сверхурочную работу и обеспечивать безопасность труда в полной мере. В общем, условия куда более реалистичные для выполнения, нежели правила для надомников.
Как правильно составить договор
Перейдем от теории к практике. Первым делом рассмотрим, какие формулировки нужно включить в трудовой договор, если планируется, что работник будет трудиться дистанционно.
Так, в договоре надо обязательно указать на характер работы. Например, это может быть такая формулировка: «Работник выполняет предусмотренную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)». Местом работы указываем адрес сотрудника (или иной адрес по его желанию) — этого требует статья 57 ТК РФ. Требуется указать и режим работы, так как статья 57 ТК РФ исключений для дистанционного труда не делает. Тут формулировка будет стандартной: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы — 8 часов».
Далее в договоре нужно зафиксировать положения, касающиеся подчинения работника правилам внутреннего трудового распорядка (ст. 15 ТК РФ). Здесь мы рекомендуем такую формулировку: «На работника распространяются Правила внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей сути условия настоящего трудового договора о дистанционной работе».
В договоре нужно установить порядок обеспечения сотрудника различными ресурсами. Так, можно указать, что «работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, телефонной связью и доступом к сети интернет». А можно возложить подобную обязанность и на работодателя: «Не позднее 5 рабочих дней с даты заключения настоящего трудового договора работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, обеспечить наличие интернет-соединения». Третий вариант —зафиксировать обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника на технику и (или) оплату телефона и интернета. Например, так: «Работодатель обязуется не позднее пятого числа каждого месяца компенсировать расходы работника по оплате счетов за интернет и мобильный телефон по фактическим затратам, но не более 10 тыс. рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с Положением о компенсации расходов работникам, занятым вне места расположения работодателя (дистанционно), утвержденным работодателем».
Наконец, в договоре надо зафиксировать сроки и порядок сдачи работы, а также порядок и периодичность коммуникаций с работодателем, указав адреса электронной почты, на которые работник должен отправлять все свои сообщения работодателю.
Что писать в Табеле учета рабочего времени
Обязанность работодателя по учету времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в связи с дистанционной работой не отменяется. На наш взгляд, табель на «дистанционщика» можно заполнять так: в будние дни ставить явку (код «Я» или «01»), в выходные и праздники — отдых (код «В» или «26»). Количество отработанных часов ставим в соответствии с трудовым договором.
Можно пойти и другим путем, зафиксировав в трудовом договоре, что работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению (вариант, предусмотренный статьей 312.4 ТК РФ в качестве основного), и извещает о режиме работы работодателя письменно. В таком случае можно заполнять Табель на основании отчетов сотрудников. Но этот вариант законодательно не урегулирован, поэтому мы бы не рекомендовали применять его повсеместно. Тем более что это может повлечь и налоговые проблемы (см. ниже вопрос про компенсации).
Перевести работника на «дистанционку»
На дистанционную работу можно принимать не только новых сотрудников, но и переводить «действующих». Для этого нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Предмет этого соглашения — изменение характера труда. Соответственно, в соглашение включаете все формулировки, касающиеся нового режима труда, которые мы приводили выше. Не забудьте указать дату, с которой применяется новый порядок работы.
«Дистанционная» командировка
Следующий интересный момент, с которым может столкнуться бухгалтер — выплата командировочных дистанционному сотруднику. Например, «дистанционный» юрист может выезжать в другие города для участия в рассмотрении дела, или посещать различные семинары и форумы. Возникает логичный вопрос: могут ли у сотрудника, работающего дистанционно, быть командировки? И, соответственно, примет ли налоговая такие расходы?
В силу статьи 312.1 НК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Каких-либо исключений для командировки указанная глава не содержит. Таким образом, работодатель может направить дистанционного работника в служебную командировку. И, соответственно, учесть все связанные с этим расходы при налогообложении.
Регистрировать ли обособленное подразделение
Отметим еще один важный для бухгалтера пункт: прием сотрудника на дистанционную работу гарантированно не влечет образования обособленного подразделения. Ведь в статье 312.1 Трудового кодекса прямо сказано, что подобная работа выполняется вне обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. А согласно статье 11 Налогового кодекса обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
Как видим, эти два определения прямо противоречат друг другу. Так что речи о регистрации подразделения в данном случае не идет.
Учет компенсаций
Статья 312.3 Трудового кодекса предусматривает возможность установить для дистанционных работников компенсации, связанные с использованием личного имущества для выполнения работы. Причем компенсировать можно не только расходы на связь и интернет, но и оплачивать «амортизацию» компьютера, планшета и иного оборудования. Тут важно, чтобы это условие было зафиксировано именно в трудовом договоре, а не в отдельном документе (служебной записке с визой или приказе), как это допускает статья 188 ТК РФ в отношении обычных работников.
Еще один нюанс связан с распределением компенсируемых расходов на произведенные в связи с выполнением трудовых обязанностей и вне их. Для расходов в виде абонентской платы такое распределение можно проводить на основании соотношения количества рабочих часов и общего количества часов в периоде. Эти данные, понятно, нужно взять из трудового договора и Табеля учета рабочего времени.
По расходам, которые можно четко отнести к тому или иному времени (оплата расходов на связь, например, или по оплате тех или иных программ, доступов и т п.) работодателю также важно знать — в рабочее ли время произведен тот или иной расход. Но в условиях, когда работник сам определяет режим рабочего времени и времени отдыха, это сделать затруднительно. Соответственно, нужно либо требовать с работника соответствующий отчет и сохранять его в бухгалтерии, либо установить в трудовом договоре четкую продолжительность рабочего времени.
Нужно ли и как вести табель рабочего времени на дистанционного работника
Вести табель на дистанционного работника необходимо, поскольку этот первичный документ — одно из оснований для начисления заработной платы. При этом специальных правил для его ведения на удаленщиков нет. На практике возможны следующие варианты оформления табеля в данной ситуации.
Вариант 1
Если рабочий день у сотрудника регламентирован (в трудовом договоре закреплено, что он должен работать в строго определенные часы, и работодатель может это контролировать), тогда табель заполняется в обычном порядке — по фактически отработанному времени. Если быть точнее, то по установленной работнику норме, поскольку полный контроль здесь все-таки не возможен.
Вариант 2
Если работник сам распределяет свое рабочее время, а работодатель не имеет возможности его контролировать, табель также можно заполнять по нормативу рабочего времени, а можно отражать в нем только отклонения, которые влияют на оплату труда: отпуска, больничные, отгулы и т. п., а отработанные часы не ставить. Такой способ предлагает Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.
Смотрите, как вести табели по форме Т-12 и форме Т-13, у нас на сайте.
А если вы допустили в табеле ошибку, исправить ее вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:
Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.