Что означает виза юрисконсульта на приказе
Руководитель юридического отдела
Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.
Виза оформляется следующим образом:
— если замечаний нет:
Зав. отделом кадров
— при наличии замечаний:
Зав. отделом кадров
Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:
Зав. отделом кадров
Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.
Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
Считаю, что в состав ревизионной комиссии следует включить также А.И. Мошкину и П.П. Сердюкова.
Зав. отделом кадров
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:
— на последнем листе документа под подписью;
— на обороте последнего листа подлинника документа;
— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:
— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;
— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).
Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
Лист визирования приказа
Зав. отделом кадров
Зав. юридическим отделом
В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.
К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:
— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;
— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;
— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;
— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);
— руководитель службы делопроизводства.
Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.
Что это такое?
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
Что такое визирование?
Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.
При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.
Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.
Внутреннее согласование
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Особенности оформления
Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:
Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.
Виза тут будет оформлена следующим образом:
Место визы
Где ставится виза? Тут два случая:
Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.
Внешнее согласование
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:
Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:
Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:
Протокол собрания профессионального комитета
В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.
Виза согласования
Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.
Виза согласования характеризуется следующим:
Гриф согласования
Ответственные лица
В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:
Сроки согласования
Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:
Основные правила
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
Делопроизводство: оформляем приказ по правилам
Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.
Единые правила для всех реквизитов приказа
При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.
Правило 1. Соблюдаем поля.
В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :
— правое — не менее 8 мм;
— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
Правило 2. Используем правильный шрифт.
Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.
Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .
Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.
Итак, в приказе нельзя :
— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);
— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);
— переносить слова (в виде «пере-вести»).
Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.
Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
Шапка приказа
Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).
Все реквизиты шапки приказа печатаются :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— с максимальной длиной строки — 73 мм.
К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :
«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;
«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.
Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.
Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :
— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;
— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;
— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;
— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).
Основная часть приказа
Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :
— распорядительной (рисунок 2).
Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :
— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);
— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;
| Основание: | 1. | Заявление от 07.05.2020. |
| 2. | Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. |
Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.
Заключительная часть приказа
Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).
Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит :
— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.
Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;
— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).
Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.
Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ
Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20
Реквизит «Виза» включает в себя :
— наименование должности лица, визирующего проект приказа;
— его собственноручную подпись;
Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».
Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» :
— на лицевой стороне последнего листа приказа либо
— на оборотной стороне приказа.
Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Проверка документов у юриста
Какие документы нужно проверить у юриста при заключении договора? При составлении доверенности на юриста о представлении моих интересов в суде достаточно ли указать юридический адрес фирмы? Нужно ли указывать паспортные данные юриста и номер его удостоверения? Если оплата за услуги производится до получения решения суда по договору, какие гарантии должны быть, что после получения оплаты юрист будет выполнять свои обязательства? Как я могу его проверить по номеру удостоверения? Как проверить его членство в Ассоциации юристов России?
При заключении договора оказания юридических услуг необходимо определить, кто является исполнителем по договору. Это может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель (юрист) или юридическое лицо (юридическая фирма).
Если это юридическое лицо (юридическая фирма), то первоначально следуют проверить информацию о том, не находится ли организация в стадии реорганизации либо не ликвидирована ли она. Данную информацию можно проверить на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).
Далее необходимо проверить правомочность действий лица, подписывающего договор. Лицо может быть руководителем организации и действовать на основании устава либо это может быть представитель организации, который действует на основании доверенности. В первом случае необходимо прочитать устав и получить копию протокола заседания высшего органа о назначении лица руководителем организации с правом представлять интересы организации без доверенности. Во втором случае необходимо получить копию доверенности на осуществление тех или иных полномочий от имени организации.
В договоре с юридическим лицом указывается следующая информация:
1) полное и сокращенное наименование организации;
2) ФИО представителя организации и основания для осуществления действий от имени организации;
3) юридический и фактический адрес;
4) индивидуальный налоговый номер (ИНН);
5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
6) банковские реквизиты организации.
При наличии печати организации подпись руководителя необходимо заверить печатью.
Доверенность на представительство ваших интересов должна быть нотариальной, соответственно, нотариус вам при обращении скажет о необходимых документах.
Подписанный договор является вашей гарантией исполнения юристом его обязанностей.
Какие правовые последствия для юриста может иметь его виза на документе?
Периодически обсуждаются вопросы, связанные с профессиональной ответственностью юриста. Чуть менее года назад немалый интерес вызвал вопрос о том, можно ли привлечь к материальной ответственности юриста предприятия за проигранный судебный спор. Намедни снова возникла дискуссия, связанная с влиянием квалификации и обязательности юрисконсульта на результаты его работы. На этот раз обсуждалось визирование юристом предприятия договоров и соотношение этих полномочий с возможностью привлечения его к ответственности, если какая-либо сделка окажется проблемной.
Автор темы работает юристом на предприятии. Его работодатель выразил желание, чтобы юрисконсульт визировал все договоры предприятия и дополнительные соглашения к ним. Функция вполне привычная как для юридической службы, однако юриста смутили риски, с которыми он может столкнуться в ходе таких действий. И суть здесь не в страхе из-за недостаточной квалификации, а в том, что специфика деятельности предприятия предполагает постоянное изменение экономических составляющих, что приводит к «конвейеру» договоров и дополнительных соглашений к ним. Автор темы опасается, что в случае, если предприятие понесет убытки по результатам выполнения таких договоров, его работодатель возложит на него обязанность соответствующего материального возмещения (для таких опасений, по словам автора темы, есть основания).
Среди тех, кого заинтересовала эта тема, не было разногласий в том, что в данном случае можно вести речь об ответственности лишь в пределах среднего месячного заработка (ст. 132 КЗоТ). При этом обсуждение перешло в вектор правовой сути визирования в контексте возможности привлечения юриста к ответственности, когда его виза присутствует на документе, ставшем причиной убытков предприятия или даже уголовного дела.
Позиция 1
В ходе визирования юрист должен исходить из своих должностных обязанностей. В связи с этим стоит предложить руководству урегулировать процедуру и особенности визирования внутренней инструкцией или приказом. При этом разработать такую инструкцию юристу следует так, чтобы отвечать только за юридическую сторону вопроса (четко оговорив процедуру и основания ответственности). Ведь визирование – удобный инструмент контроля документооборота юристом (во избежание того, что появится документ, которого юрист и не видел, но отвечать за него будет).
Позиция 2
Юридически быть привлеченным к ответственности за визу вообще нельзя. Поскольку возможны только такие варианты: 1) состав преступления (но в должности юрисконсульта это вряд ли, разве что если будет доказан прямой умысел); 2) полная материальная ответственность (но тут нужен договор); 3) ответственность должностного лица «при исполнении» (не в данном случае). К тому же виза, с точки зрения юридической силы, всего лишь личное мнение специалиста, не обязательное к исполнению начальником предписание.
Позиция 3
Важно учесть, что в таких ситуациях может наступить дисциплинарная ответственность лишь в случае, если визу получится «привязать» к должностным полномочиям и нарушению трудовой дисциплины. Что касается среднего месячного заработка, то здесь нужно исходить из понятия «прямой действительный ущерб». Ведь трудно представить, каким образом виза на документе может нанести такой ущерб.
Позиция 4
Юрист не отвечает за исполнение договоров. Договор формально может быть идеальным, а выполненным неблагополучно (и наоборот). К тому же учитывая то, что предпринимательство – это деятельность на свой риск, решение о возможности сделки и вероятности риска принимает не юрист. Юрист может только оценивать законность, возможные риски и давать рекомендации работодателю.
Мнение Юристов сайта
Визирование документов различного характера, как правило, входит в перечень должностных полномочий юриста предприятия. Как ориентир в вопросе понимания сути визы целесообразно использовать соответствующее правовое регулирование в органах власти. Под визированием следует понимать согласование проекта документа, чему предшествует его проверка на соответствие законодательству, юридическая экспертиза (см. Общее положение о юридической службе министерства, другого органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации).
Как правило, в частных предприятиях суть такого согласования юрдепартамента аналогична – соблюдение законодательства и минимизация соответствующих рисков. То есть в ходе подготовки какого-либо документа (договор, кадровая документация и т. п.) функция юриста при проставлении визы носит вспомогательный характер при выполнении основного действия – волеизъявления руководства предприятия. В то время как ответственность за последствия этого документа несет лицо, от имени которого он составлен (иными словами, чья подпись под ним стоит).
В связи с этим привлечение юриста к материальной ответственности, соизмеримой с ценой договора, в данном случае исключено (когда трудовым договором возмещение причиненного ущерба определено в порядке, установленном законодательством). Причем вопрос не только лишь в установленных КЗоТом ограничениях по возмещению ущерба и отсутствии договора о полной материальной ответственности, но и в том, что сама по себе виза юриста не является причинением вреда (даже если претензии к юристу будут по сути справедливыми). Ведь виза – это не принятие на себя правовой ответственности за документ, а его согласование на предмет его правомерности. В связи с этим для взыскания с юриста материального вреда работодателю необходимо будет обосновать и доказать наличие прямой причинно-следственной связи между проставлением визы и убытками. То есть то, что именно виза юриста является нарушением его трудовых обязанностей, повлекшим ущерб предприятию.
В этой связи важно учесть предусмотренные в ст. 130 КЗоТ условия привлечения к материальной ответственности, где вместе с нарушением возложенных трудовых обязанностей необходимо наличие виновных противоправных действий (бездеятельности) работника. Исходя из этого, лишь если работодатель сможет доказать то, что согласование юриста подпадает под указанные признаки, можно будет вести речь о материальной ответственности.
Однако также необходимо учитывать интересы работодателя, когда для претензий к работе юриста действительно есть основания. Если в работе предприятия участились случаи, когда юрист согласовывает несовершенные в правовом смысле документы, это может свидетельствовать о его безответственном отношении к исполнению должностных обязанностей. Это, в свою очередь, может стать поводом для привлечения его к дисциплинарной ответственности по причине нарушения трудовой дисциплины. Ведь при наличии необходимых организационных и экономических условий для труда работник должен сознательно и высокопродуктивно исполнять свои должностные обязанности (ст. 140 КЗоТ). Потому в ситуации, когда согласование документов юристом входит в его полномочия и при этом допускаются ошибки, впору ставить вопрос о квалификации такого работника или его подходе к своим трудовым обязанностям. Если работодатель будет систематически наблюдать ошибки штатного юриста (или подозревать его в безответственности), целесообразно истребовать у работника объяснительную записку, которая может предварять дисциплинарное взыскание (если для этого будут основания).
ВЫВОД:
В описанной ситуации, когда размер и порядок материальной ответственности юриста определяется в соответствии с законодательством, возложить на юриста обязанность по возмещению цены проблемного договора в полном объеме нельзя. Ведь для начала необходимо обосновать то, что виза на документе послужила прямой причиной нанесенного работодателю ущерба (поскольку деятельность юриста при согласовании документов является лишь вспомогательной). При этом, если факт нанесения прямого ущерба будет установлен, юрист сможет его возместить лишь в пределах среднего месячного заработка (поскольку юрист предприятия не входит в перечень лиц, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности). Но это не исключает при наличии оснований привлечение юриста к дисциплинарной ответственности или постановку вопроса о его квалификации.