Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа»
Вместе с этой статьей выбирают:
Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Юридическая значимость электронного документа
В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».
Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:
Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.
Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.
Представим ситуацию: мы создали электронный документ внутренний, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.
Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.
По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.
Что обуславливает придание первичному учетному документу юридической силы
хРТБЧМЕОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЕК ПУОПЧБОП ОБ УМЕДХАЭЙИ РТПГЕУУБИ:
йОЖПТНБГЙПООПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ ХРТБЧМЕОЙС УПУФПЙФ Ч УВПТЕ Й РЕТЕТБВПФЛЕ ЙОЖПТНБГЙЙ, ОЕПВИПДЙНПК ДМС ПВЕУРЕЮЕОЙС ХЛБЪБООЩИ РТПГЕУУПЧ Й РТЙОСФЙС ПВПУОПЧБООЩИ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ТЕЫЕОЙК. йОЖПТНБГЙПООП-ДПЛХНЕОФБГЙПООПЕ ПВУМХЦЙЧБОЙЕ СЧМСЕФУС ПУОПЧОПК ПВЕУРЕЮЙЧБАЭЕК ЖХОЛГЙЕК ХРТБЧМЕОЙС.
лБЮЕУФЧП РТЙОЙНБЕНЩИ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ТЕЫЕОЙК ЪБЧЙУЙФ ПФ ЛБЮЕУФЧБ ЙОЖПТНБГЙЙ, ОБ ПУОПЧЕ ЛПФПТПК ПОЙ РТЙОЙНБАФУС. лБЮЕУФЧП ЙОЖПТНБГЙЙ ПРТЕДЕМСЕФУС ФЕН, ОБУЛПМШЛП ПОБ УППФЧЕФУФЧХЕФ ЛТЙФЕТЙСН ЕЕ ПГЕОЛЙ. уХЭЕУФЧХЕФ РСФШ ХОЙЧЕТУБМШОЩИ ЛТЙФЕТЙЕЧ ПГЕОЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ: РПМОПФБ, ПРЕТБФЙЧОПУФШ, ДПУФПЧЕТОПУФШ, БДТЕУОПУФШ Й ДПУФХРОПУФШ ДМС ЧПУРТЙСФЙС.
пРЕТБФЙЧОПУФШ ЙОЖПТНБГЙЙ РТЕДРПМБЗБЕФ, ЮФП ЪБ ЧТЕНС УВПТБ Й ПВТБВПФЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ УПУФПСОЙЕ ПВЯЕЛФБ ОЕ ЙЪНЕОЙМПУШ, Ф.Е. ЙОЖПТНБГЙС СЧМСЕФУС БЛФХБМШОПК. ьФП ОЕ ПЪОБЮБЕФ, ЮФП ЙОЖПТНБГЙС ЧУЕЗДБ ДПМЦОБ ВЩФШ ДБФЙТПЧБОБ УЕЗПДОСЫОЙН ДОЕН.
бДТЕУОПУФШ ЙОЖПТНБГЙЙ УПУФПЙФ Ч ФПН, ЮФП ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ РПФПЛЙ (ЙОЖПТНБГЙС) ДПМЦОЩ ВЩФШ ОБРТБЧМЕОЩ МЙГХ, РТЙОЙНБАЭЕНХ ТЕЫЕОЙС, Ф.Е. ЙОЖПТНБГЙС ДПМЦОЩ ВЩФШ Х ФПЗП, ЛПНХ ПОБ ОЕПВИПДЙНБ.
дПУФХРОПУФШ ЙОЖПТНБГЙЙ ДМС ЧПУРТЙСФЙС ЪБЛМАЮБЕФУС Ч РТЕДУФБЧМЕОЙЙ ЕЕ Ч ХДПВОПК ДМС ПВТБВПФЛЙ Й БОБМЙЪБ ЖПТНЕ.
мАВБС ДЕСФЕМШОПУФШ ЮЕМПЧЕЛБ ЧУЕЗДБ ЧЛМАЮБЕФ ДЧБ ЛПНРПОЕОФБ:
оЕЪБЧЙУЙНП ПФ УЖЕТЩ ДЕСФЕМШОПУФЙ ЮЕМПЧЕЛБ ЧЩРПМОЕОЙЕ МАВПК ТБВПФЩ Й ТЕЫЕОЙЕ МАВПК РТПВМЕНЩ ЧУЕЗДБ УЧСЪБОП У ЙУРПМШЪПЧБОЙЕН ХЦЕ УХЭЕУФЧХАЭЕК Й УПЪДБОЙЕН ОПЧПК ЙОЖПТНБГЙЙ. чБЦОХА ТПМШ РТЙ ЬФПН ЙЗТБАФ ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ РТПГЕУУЩ. лБЦДЩК ЙОЖПТНБГЙПООЩК РТПГЕУУ ЙНЕЕФ ЛПОЛТЕФОХА ГЕМШ ЧПЪДЕКУФЧЙС ОБ ЙОЖПТНБГЙА Й НПЦЕФ ВЩФШ ТЕБМЙЪПЧБО ПРТЕДЕМЕООЩН НЕФПДПН (ЙМЙ ОБВПТПН НЕФПДПЧ) У РТЙНЕОЕОЙЕН ФЕИОЙЮЕУЛЙИ УТЕДУФЧ.
йОЖПТНБГЙПООБС ФЕИОПМПЗЙС РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК УЙУФЕНХ НЕФПДПЧ Й УТЕДУФЧ ТЕБМЙЪБГЙЙ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ РТПГЕУУПЧ, Б ФБЛЦЕ УРПУПВПЧ ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЬФЙИ УТЕДУФЧ. йОЖПТНБГЙПООБС ФЕИОПМПЗЙС ДПМЦОБ ВЩФШ ПТЙЕОФЙТПЧБОБ ОБ УОЙЦЕОЙЕ ФТХДПЕНЛПУФЙ РТПГЕУУПЧ ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЙОЖПТНБГЙПООПЗП ТЕУХТУБ, Б ФБЛЦЕ РПЧЩЫЕОЙЕ ЙИ ОБДЕЦОПУФЙ Й ПРЕТБФЙЧОПУФЙ.
йОЖПТНБГЙПООЩЕ ФЕИОПМПЗЙЙ НОПЗПЮЙУМЕООЩ Й НОПЗППВТБЪОЩ: РП ПВУМХЦЙЧБЕНЩН РТЕДНЕФОЩН ПВМБУФСН (ВХИЗБМФЕТУЛЙК ХЮЕФ, ОБМПЗПЧБС, УФТБИПЧБС ДЕСФЕМШОПУФШ Й ДТ.), РП УФЕРЕОЙ ПИЧБФБ ЪБДБЮ ХРТБЧМЕОЙС (ЬЛУРЕТФОБС РПДДЕТЦЛБ, ЬМЕЛФТПООБС ПВТБВПФЛБ ДБООЩИ Й ДТ.), РП ПТЙЕОФБГЙЙ ОБ ЧЙД ПВТБВБФЩЧБЕНПК ЙОЖПТНБГЙЙ (ФЕЛУФПЧБС, ЗТБЖЙЮЕУЛБС, НХМШФЙНЕДЙКОБС Й ДТ.) Й Ф.Д. оБЙВПМЕЕ ТБУРТПУФТБОЕООПК СЧМСЕФУС ФЙРПМПЗЙС ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ФЕИОПМПЗЙК Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ТБЪМЙЮЙЕН ЙОЖПТНБГЙПООЩИ РТПГЕУУПЧ. рТЙ ЬФПН ТБЪМЙЮБАФ УМЕДХАЭЙЕ ФЙРЩ ФЕИОПМПЗЙК: УВПТБ ЙОЖПТНБГЙЙ; РЕТЕДБЮЙ ЙОЖПТНБГЙЙ; ОБЛПРМЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ; ПВТБВПФЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ; ИТБОЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ; РТЕДУФБЧМЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ; ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ.
хРТБЧМЕОЮЕУЛБС ДЕСФЕМШОПУФШ ПУОПЧБОБ ОБ ТЕБМЙЪБГЙЙ ЧУЕИ РЕТЕЮЙУМЕООЩИ ЧЙДПЧ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ФЕИОПМПЗЙК Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФША Й УПДЕТЦБОЙЕН ПФДЕМШОЩИ ЬФБРПЧ РТПГЕУУБ РТЙОСФЙС ТЕЫЕОЙК. рПЬФПНХ УПЧТЕНЕООЩЕ ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ ФЕИОПМПЗЙЙ ПВЕУРЕЮЕОЙС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ ПУОПЧБОЩ ОБ ЛПНРМЕЛУОПН ЙУРПМШЪПЧБОЙЙ ТБЪМЙЮОЩИ ЧЙДПЧ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ РТПГЕУУПЧ ОБ ВБЪЕ ЕДЙОПЗП ФЕИОЙЮЕУЛПЗП ЛПНРМЕЛУБ, ПУОПЧПК ЛПФПТПЗП СЧМСАФУС УТЕДУФЧБ ЛПНРШАФЕТОПК ФЕИОЙЛЙ.
йУФПЮОЙЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ (ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ ТЕУХТУЩ) РП ПВМБУФЙ ЖПТНЙТПЧБОЙС НПЦОП ТБЪДЕМЙФШ ОБ ЧОХФТЕООЙЕ Й ЧОЕЫОЙЕ. уФТХЛФХТБ ЙУФПЮОЙЛПЧ ЙОЖПТНБГЙЙ РТЕДУФБЧМЕОБ ОБ ТЙУХОЛЕ 2.
л ЧОХФТЕООЙН ЙУФПЮОЙЛБН ЙОЖПТНБГЙЙ НПЦОП ПФОЕУФЙ ДЧБ ЛПНРМЕЛУБ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ТЕУХТУПЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ: ЙОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧХА УЙУФЕНХ ПТЗБОЙЪБГЙЙ (йру) Й УРТБЧПЮОП-ЙОЖПТНБГЙПООХА УЙУФЕНХ (уйу).
йру ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЧЛМАЮБЕФ Ч УЕВС ДПЛХНЕОФБМШОЩК ЖПОД (УПЧПЛХРОПУФШ ДПЛХНЕОФПЧ ОБ ВХНБЦОЩИ Й ЬМЕЛФТПООЩИ ОПУЙФЕМСИ, ПВТБЪХАЭЙИУС Ч ТЕЪХМШФБФЕ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ), УХЭЕУФЧХАЭЙЕ ТЕЗЙУФТБГЙПООП-ЛПОФТПМШОЩЕ ЖПТНЩ Й ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЩ (ЛМБУУЙЖЙЛБГЙПООЩЕ УРТБЧПЮОЙЛЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ), ФБЛЙЕ ЛБЛ ОПНЕОЛМБФХТБ ДЕМ, ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ЧПРТПУПЧ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ Й Ф.Р. уйу ЖПТНЙТХЕФУС У ХЮЕФПН ГЕМЕК, ЪБДБЮ, ПВМБУФЙ, ОБРТБЧМЕОЙС Й УРЕГЙЖЙЛЙ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ. уйу НПЦЕФ УПДЕТЦБФШ: РЕТЕЮЕОШ РПФЕОГЙБМШОЩИ РБТФОЕТПЧ (ПВЯЕЛФПЧ ДЕМПЧПЗП УПФТХДОЙЮЕУФЧБ); РЕТЕЮЕОШ ПЖЙГЙБМШОЩИ (ПВСЪБФЕМШОЩИ ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС) ДПЛХНЕОФПЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ; УРТБЧПЮОЩЕ ДБООЩЕ ПТЗБОЙЪБГЙК-РБТФОЕТПЧ; УФБФЙУФЙЮЕУЛЙЕ Й ПФЮЕФОЩЕ ДБООЩЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ Й Ф.Д. рТЙ ЖПТНЙТПЧБОЙЙ уйу ОЕПВИПДЙНП ХУФБОПЧЙФШ ТЕБМШОХА РПФТЕВОПУФШ Й РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФШ ЖПТНЙТПЧБОЙС ПФДЕМШОЩИ ЮБУФЕК (ЬМЕНЕОФПЧ) УРТБЧПЮОП-РПЙУЛПЧПЗП БРРБТБФБ. ьЖЖЕЛФЙЧОПУФШ уйу ПРТЕДЕМСЕФУС ПВПУОПЧБООПУФША ЧЧПДЙНПК ЙОЖПТНБГЙЙ.
чОЕЫОЙНЙ ЙУФПЮОЙЛБНЙ ЙОЖПТНБГЙЙ СЧМСАФУС ЙУФПЮОЙЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ, ЖПТНЙТХЕНЩЕ ЧП ЧОЕЫОЕК УТЕДЕ Й УПДЕТЦБЭЙЕ ЙОЖПТНБГЙА П ЧОЕЫОЕК УТЕДЕ. чОЕЫОЙЕ ЙУФПЮОЙЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ НПЦОП ХУМПЧОП УЗТХРРЙТПЧБФШ УМЕДХАЭЙН ПВТБЪПН:
3.1.2 рПОСФЙЕ «ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙК ДПЛХНЕОФ»
уПЪДБОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ПТЗБОЙЪБГЙСИ ПВХУМПЧМЕОП ДЧХНС ПУОПЧОЩНЙ ЖБЛФПТБНЙ:
дПЛХНЕОФЩ Ч ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ ОЕУХФ Ч УЕВЕ БТЗХНЕОФБГЙА РТЙОЙНБЕНЩИ ТЕЫЕОЙК, СЧМСАФУС РПДФЧЕТЦДЕОЙЕН РТЕДРТЙОСФЩИ ДЕКУФЧЙК. уМЕДХЕФ ПФНЕФЙФШ, ЮФП ФПМШЛП ЗТБНПФОП Й РТБЧЙМШОП УПУФБЧМЕООЩК ДПЛХНЕОФ СЧМСЕФУС ЗБТБОФПН ХУРЕЫОПК ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ. чЩРПМОЕОЙЕ ЕДЙОЩИ РТБЧЙМ ПЖПТНМЕОЙС ДПЛХНЕОФПЧ ПВЕУРЕЮЙЧБЕФ: АТЙДЙЮЕУЛХА УЙМХ ДПЛХНЕОФБ, ПРЕТБФЙЧОПЕ Й ЛБЮЕУФЧЕООПЕ УПУФБЧМЕОЙЕ Й ПЖПТНМЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ, ПТЗБОЙЪБГЙА ВЩУФТПЗП РПЙУЛБ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙОФЕОУЙЧОПЕ ЙУРПМШЪПЧБОЙЕ ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК Ч ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ Й Ф.Д.
фБЛЙН ПВТБЪПН, РПОСФЙЕ «ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙК ДПЛХНЕОФ» ЧЛМАЮБЕФ УТЕДУФЧП ЖЙЛУЙТПЧБОЙС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ЙОЖПТНБГЙЙ, ПФТБЦБАЭЕК ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙЕ ТЕЫЕОЙС, ОБ НБФЕТЙБМШОЩИ ОПУЙФЕМСИ РП ПРТЕДЕМЕООЩН ОПТНБН Й РТБЧЙМБН, ЛПФПТЩЕ РТЕДХУНБФТЙЧБЕФ РТПГЕУУ УПУФБЧМЕОЙС Й ПЖПТНМЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
уПЧПЛХРОПУФШ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ДПЛХНЕОФПЧ ОБЪЩЧБЕФУС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЕК. л ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ ПФОПУСФУС ЖХОЛГЙПОБМШОЩЕ ЛПНРМЕЛУЩ ДПЛХНЕОФПЧ ЙМЙ ЖХОЛГЙПОБМШОЩЕ РПФПЛЙ, НБУУЙЧЩ ЙМЙ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ.
зПУХДБТУФЧЕООПЕ ТЕЗХМЙТПЧБОЙЕ РТПГЕУУПЧ ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС ФТЕВХЕФ ПФ ЗТБЦДБО, ПТЗБОПЧ ЗПУХДБТУФЧЕООПК ЧМБУФЙ, ПТЗБОПЧ НЕУФОПЗП УБНПХРТБЧМЕОЙС, ПТЗБОЙЪБГЙС Й ПВЭЕУФЧЕООЩИ ПВЯЕДЙОЕОЙК Ч ПВСЪБФЕМШОПН РПТСДЛЕ РТЕДУФБЧМСФШ ДПЛХНЕОФЙТПЧБООХА ЙОЖПТНБГЙА ПТЗБОБН Й ПТЗБОЙЪБГЙСН, ПФЧЕФУФЧЕООЩН ЪБ ЖПТНЙТПЧБОЙЕ Й ЙУРПМШЪПЧБОЙЕ ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ТЕУХТУПЧ. рЕТЕЮОЙ РТЕДУФБЧМСЕНПК ДПЛХНЕОФЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙЙ Й РЕТЕЮОЙ ПТЗБОПЧ Й ПТЗБОЙЪБГЙК, ПФЧЕФУФЧЕООЩИ ЪБ УВПТ Й ПВТБВПФЛХ ЖЕДЕТБМШОЩИ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ТЕУХТУПЧ, ХФЧЕТЦДБЕФ рТБЧЙФЕМШУФЧП тж.
В) РП УРПУПВХ ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС: РЙУШНЕООЩЕ; ЙЪПВТБЪЙФЕМШОЩЕ; ЗТБЖЙЮЕУЛЙЕ; ЖПФП-, ЖПОП-, ЛЙОПДПЛХНЕОФЩ; ДПЛХНЕОФЩ, УПЪДБООЩЕ У РПНПЭША ЛПНРШАФЕТОПК ФЕИОЙЛЙ;
Ч) РП УПДЕТЦБОЙА ЙМЙ РП ТПДХ ДЕСФЕМШОПУФЙ: ПТЗБОЙЪБГЙПООП-ТБУРПТСДЙФЕМШОЩЕ; РМБОПЧЩЕ; ВХИЗБМФЕТУЛЙЕ Й Ф.Д.;
Л) РП УТПЛБН ЙУРПМОЕОЙС: УТПЮОЩЕ; ОЕУТПЮОЩЕ;
М) РП УТПЛБН ИТБОЕОЙС: ДПЛХНЕОФЩ РПУФПСООПЗП ИТБОЕОЙС; ДПМЗПЧТЕНЕООПЗП ИТБОЕОЙС (УЧЩЫЕ 10 МЕФ); ЧТЕНЕООПЗП ИТБОЕОЙС (ДП 10 МЕФ);
Н) РП УФЕРЕОЙ РПДМЙООПУФЙ: РПДМЙООЙЛЙ; ПТЙЗЙОБМЩ; ЛПРЙЙ; ДХВМЙЛБФЩ.
3.1.3 аТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ДПЛХНЕОФБ
дМС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ АТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ДПЛХНЕОФПЧ ЮТЕЪЧЩЮБКОП ЧБЦОБ, Ф.Л. ПОЙ УМХЦБФ УРПУПВПН ДПЛБЪБФЕМШУФЧБ ЪБЛМАЮЕООПК Ч ОЙИ ЙОЖПТНБГЙЙ Й РТЕДУФБЧМСАФ ПДОХ ЙЪ ЖПТН ЧЩТБЦЕОЙС РТБЧБ.
оБ РТЙПВТЕФЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПН АТЙДЙЮЕУЛПК УЙМЩ ЧМЙСЕФ НОПЦЕУФЧП ЖБЛФПТПЧ. пТЗБО ХРТБЧМЕОЙС ЙМЙ ДПМЦОПУФОПЕ МЙГП, ЧЩРХУЛБАЭЙЕ ДПЛХНЕОФ ПВСЪБОЩ:
уМЕДХЕФ ТБУУНПФТЕФШ АТЙДЙЮЕУЛХА УЙМХ ТБЪМЙЮОЩИ ЧЙДПЧ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ЙИ РПДМЙООПУФЙ.
оЕТЕДЛЙ «ХНОПЦЕООЩЕ ПТЙЗЙОБМЩ», Ф.Е. ПТЙЗЙОБМЩ, УПУФБЧМСЕНЩЕ Ч ОЕУЛПМШЛЙИ ЬЛЪЕНРМСТБИ. оБРТЙНЕТ, ДПЗПЧПТ НЕЦДХ ЗПУХДБТУФЧБНЙ У ДТЕЧОЕКЫЙИ ЧТЕНЕО УПУФБЧМСЕФУС Ч ЛПМЙЮЕУФЧЕ ЬЛЪЕНРМСТПЧ, УППФЧЕФУФЧХАЭЙИ ЮЙУМХ ДПЗПЧБТЙЧБАЭЙИУС УФПТПО, РТЙ ЬФПН ЛБЦДЩК ЬЛЪЕНРМСТ СЧМСЕФУС ПТЙЗЙОБМПН.
пТЙЗЙОБМЩ ДПЛХНЕОФПЧ РП УЧПЕНХ ЧОЕЫОЕНХ ЧЙДХ НПЗХФ ВЩФШ ВЕМПЧЙЛБНЙ Й ЮЕТОПЧЙЛБНЙ.
чУЕ ПЖЙГЙБМШОП ОЕЪБЧЕТЕООЩЕ ЧЙДЩ ЛПРЙК ОЕ ЙНЕАФ АТЙДЙЮЕУЛПК УЙМЩ. ъБЧЕТЕОЙЕ ЛПРЙК ДПМЦОП РТПЙЪЧПДЙФУС УБНПК ПТЗБОЙЪБГЙЕК ЙМЙ, РП ОЕПВИПДЙНПУФЙ, ОПФБТЙХУПН. оПФБТЙБМШОПЗП ЪБЧЕТЕОЙС ПВЩЮОП ФТЕВХАФ ДМС ЛПРЙК ХЮТЕДЙФЕМШОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ЛПФПТЩЕ РТЕДУФБЧМСАФУС Ч ТБЪМЙЮОЩЕ ЗПУХДБТУФЧЕООЩЕ УФТХЛФХТЩ (УХДЕВОЩЕ, ОБМПЗПЧЩЕ Й МЙГЕОЪЙПООЩЕ ПТЗБОЩ, ЛПНЙФЕФЩ РП ХРТБЧМЕОЙА ЙНХЭЕУФЧПН Й Ф.Д.) оП Ч РТЙОГЙРЕ МАВБС ЛПРЙС ДПЛХНЕОФБ, ОЕ РТПФЙЧПТЕЮБЭЕЗП ЪБЛПОХ Й ЙНЕАЭЕЗП АТЙДЙЮЕУЛПЕ ЪОБЮЕОЙЕ, НПЦЕФ ВЩФШ ЪБЧЕТЕОБ ОПФБТЙБМШОП. оПФБТЙХУ УМЙЮБЕФ РПДМЙООЙЛ У ЛПРЙЕК Й ЪБЧЕТСЕФ ЕЕ. ъБРТЕЭБЕФУС ОПФБТЙБМШОПЕ УЧЙДЕФЕМШУФЧПЧБОЙЕ ЛПРЙК РБУРПТФПЧ, ЧПЕООЩИ ВЙМЕФПЧ, УМХЦЕВОЩИ ХДПУФПЧЕТЕОЙК.
уБНЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙНЕАФ РТБЧП ЪБЧЕТЕОЙС ДПЛХНЕОФПЧ, УПЪДБАЭЙИУС Ч ЬФЙИ ПТЗБОЙЪБГЙСИ. фБЛЦЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ НПЗХФ ЪБЧЕТСФШ ДПЛХНЕОФЩ ЗТБЦДБО РТЙ РТЙЕНЕ ОБ ТБВПФХ (ДЙРМПН, БФФЕУФБФ, ХДПУФПЧЕТЕОЙЕ ОБ МШЗПФЩ Й Ф.Д.) лПРЙЙ ЪБЧЕТСАФУС ТХЛПЧПДЙФЕМЕН ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙМЙ ХРПМОПНПЮЕООЩН ДПМЦОПУФОЩН МЙГПН (ОБРТЙНЕТ, ОБЮБМШОЙЛПН ПФДЕМБ ЛБДТПЧ ЙМЙ ЪБЧ. ЛБОГЕМСТЙЕК). ъБЧЕТЕООЩЕ ЛПРЙЙ, ОБРТБЧМСЕНЩЕ Ч ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ХДПУФПЧЕТСАФУС РЕЮБФША.
рПДМЙООПУФШ ДПЛХНЕОФБ, РПМХЮЕООПЗП ЙЪ БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙПООПК УЙУФЕНЩ, ХУФБОБЧМЙЧБЕФУС РПУМЕ ЕЗП РПДРЙУБОЙС ДПМЦОПУФОЩН МЙГПН Ч РПТСДЛЕ, ХУФБОПЧМЕООПН ЪБЛПОПДБФЕМШУФЧПН тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ. аТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ДПЛХНЕОФБ, ИТБОЙНПЗП, ПВТБВБФЩЧБЕНПЗП Й РЕТЕДБЧБЕНПЗП У РПНПЭША БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООЩИ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ Й ФЕМЕЛПННХОЙЛБГЙПООЩИ УЙУФЕН, НПЦЕФ РПДФЧЕТЦДБФШУС ЬМЕЛФТПООПК ГЙЖТПЧПК РПДРЙУША. аТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ЬМЕЛФТПООПК ГЙЖТПЧПК РПДРЙУЙ РТЙЪОБЕФУС РТЙ ОБМЙЮЙЙ Ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙПООПК УЙУФЕНЕ РТПЗТБННОП-ФЕИОЙЮЕУЛЙИ УТЕДУФЧ, ПВЕУРЕЮЙЧБАЭЙИ ЙДЕОФЙЖЙЛБГЙА РПДРЙУЙ, Й УПВМАДЕОЙЙ ХУФБОПЧМЕООПЗП ТЕЦЙНБ ЙИ ЙУРПМШЪПЧБОЙС. рТБЧП ХДПУФПЧЕТСФШ ЙДЕОФЙЮОПУФШ ЬМЕЛФТПООПК ГЙЖТПЧПК РПДРЙУЙ ПУХЭЕУФЧМСЕФУС Ч тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ ОБ ПУОПЧЕ МЙГЕОЪЙЙ.
Первичная документация в бухгалтерии
Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
Договор
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.
Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.