Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы
Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.
В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?
— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.
Сопроводительное письмо должно отражать:
Размер сопроводительного письма
Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.
Стиль сопроводительного письма
В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.
Структура и содержание сопроводительного письма
Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.
Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.
Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.
Структура сопроводительного письма может быть следующей:
Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.
Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».
Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета. Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.
Связаться со мной можно по телефону.
С уважением, Илья».
Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.
Рекомендации по улучшению сопроводительного письма
* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.
Составляем сопроводительное письмо с HR-специалистом
Сопроводительные письма читают перед анализом самого резюме, поэтому они играют главную роль в трактовке и восприятии последующей информации. Письмо непременно должно быть составлено грамотно, тогда оно расположит к себе читающего и отвлечет от критического восприятия. Неудачное письмо — повод отправить в мусорную корзину даже идеальное резюме: 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем.
Практика написания сопроводительных писем больше распространена среди менеджеров высшего и среднего звена. На этих позициях письмо требует и принципиально иного качества исполнения. Давайте рассмотрим основные черты успешных сопроводительных писем.
Строгая структура
Сопроводительное письмо содержит в себе:
Важно помнить, что все пункты, кроме 2.3 — это наработанные клише, созданные успешными кандидатами за многолетнюю практику. Они стандартны, очевидны, уже являются этикетом при общении через сопроводительные письма, не должны превышать одного — двух предложений и пишутся строго с нового абзаца с отступом.
Приведем пример из письма руководителя отдела продаж крупной западной FMCG компании. Оно довольно длинное, но для руководящей должности это вполне допустимо.
пишу вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж канала современной торговли».
Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.
Хочу сразу заметить, что опыта работы именно с бытовой техникой у меня нет, но в отличие от большинства кандидатов у меня есть следующие сильные стороны:
Мой профессиональный опыт также включает в себя:
В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время.
С уважением,
Алексей Х,
Тел.»
Хотя в большинстве случаев имя получателя неизвестно, очень важно соблюсти персонализированное и обдуманное обращение. Помните, что скопированное шаблонное сопроводительное письмо скорее всего оставит ваше резюме непрочтенным. Возможными обращениями на hh.ru могут быть: «Уважаемый отдел персонала компании Х», «Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании Х», «Уважаемый менеджер по подбору персонала компании Х», «Я внимательно изучил позицию Руководитель отдела продаж канала современной торговли и т.д.»
Небольшое, но емкое
Помните, что сопроводительное письмо должно читаться за 10 секунд. К сожалению, частая практика российской культуры – это вписать в сопроводительное письмо абсолютно все проекты и опыты жизни, которые совсем не имеют отношения к вакансии. Такие письма открывают тотальное непонимание как позиции, так и ее роли в компании.
Постарайтесь написать небольшое, но информативное и полезное письмо только с качественной информацией.
Деловой стиль
Сопроводительное письмо по стилю должно соответствовать отрасли компании и корпоративной культуре.
Для большинства инжиниринговых, медицинских, банковских, консалтинговых и других работодателей подойдет выдержанный деловой стиль, описанный выше. Он беспроигрышно подходит для 95% вакансий, размещенных в интернете. Его отличает максимально легкая и информативная форма письма: простая структура, терминология, отсутствие громоздких придаточных и сложноподчиненных предложений.
Остальные 5% — области Hi-tech, креатив, IT start-up, частные и небольшие компании c нишевыми продуктами — допускают более свободное и эмоциональное обращение.
Ошибки
Креатив в письме и юмор уместны, если только рассматриваемая компания входит в тот малый процент работодателей, для которых оригинальность и юмор являются частью профессиональной деятельности и соответствует внутренней корпоративной культуре.
Итак, в чем же секрет удачных сопроводительных писем? Они структурированы, небольшие по объему, но крайне емкие, стилизованы под культуру компании и не содержат ошибок. А самое главное — такие сопроводительные письма фокусируются на интересах компании, а не на персональном интересе кандидата. Покажите, что вы знаете, в чем нуждается компания и как ей помочь.
Сопроводительное письмо: когда оно действительно нужно?
Когда сопроводительное письмо очень желательно
Начало карьеры. Вас еще не знают как профессионала, и вы пока мало что можете предложить работодателю. В такой ситуации письмо может повысить шансы на трудоустройство. Пусть в резюме еще нет больших достижений или названий известных компаний — в сопроводительном письме можно обозначить интерес к конкретной профессиональной сфере, коротко рассказать об учебных достижениях, которые характеризуют вас в положительном ключе.
Молодые специалисты могут использовать сопроводительное письмо как дополнительный ресурс, чтобы убедить потенциального работодателя в осознанном выборе должности. Самый большой риск работы с выпускниками — кратковременное сотрудничество и опасения, что молодой специалист решит сменить направление деятельности. Сопроводительное письмо поможет привлечь внимание к вашей кандидатуре, выглядеть убедительнее в глазах работодателя и, соответственно, минимизировать риск отказа. Полина Брежнева, эксперт сервиса «Готовое резюме»
Смена профессии. Сопроводительное письмо будет полезно, если вы решили сменить сферу деятельности. Эта ситуация похожа на начало карьеры, но с той разницей, что вы не совсем «чистый лист», ваш опыт по прежней профессии может быть чем-то полезен и на новой стезе. Главное — правильно его преподнести. Резюме расскажет о прежней карьере, а в письме вы как раз сможете пояснить значение этого опыта для новой сферы деятельности. Например, внимательность и аккуратность при работе с документами, умение быстро переключаться между несколькими задачами, сильные коммуникативные навыки ценятся независимо от профессиональной области.
Более высокая позиция. Если вы отправляете резюме на более высокую должность, чем занимаете сейчас, сопроводительный текст будет очень важен. Стоит рассказать о том, как бы вы могли расширить свою сферу ответственности, какой управленческий опыт у вас уже есть и какие задачи на прежней работе можно оценивать с точки зрения вашего потенциала как руководителя. Здесь цель сопроводительного письма — убедить возможного работодателя в том, что у вас есть все необходимые качества для перехода на новую ступень.
Неполное соответствие требованиям вакансии. Вам очень нравится вакансия, вы чувствуете, что функционал вам по плечу, но формально соответствуете не всем требованиям, перечисленным в вакансии. Подчеркнем: речь не о случае, когда у вас совсем нет релевантного опыта (такие отклики работодатели сразу отвергают). А о ситуации, когда вы лишь частично не соответствуете описанному в вакансии портрету идеального кандидата. Тогда шанс есть, потому что иногда у работодателей бывают завышенные требования. Через месяц-другой безуспешных поисков работодатель понимает, что кандидатов с таким набором опыта и навыков нет, и снижает планку ожиданий.
Кратко перечислите в сопроводительном письме, какой ваш опыт идеально подходит под эту вакансию, а каких навыков вам не хватает, и почему вы считаете, что это восполнимо (например, это навык, которому вы готовы научиться за пару месяцев).
Творческие профессии. Для соискателей творческих профессий свободный рассказ о себе и портфолио бывает даже важнее резюме. «Письмо позволяет выйти за рамки принятого формата составления резюме, продемонстрировать собственный стиль и креативность», — объясняет Полина Брежнева, эксперт сервиса «Готовое резюме».
Если вакансия предполагает работу с текстами (журналист, PR-менеджер, копирайтер), сопроводительное письмо — хорошая возможность показать свои способности.
Иногда работодатели прямо указывают, что ждут информацию о кандидате в свободной форме. Например, Артемий Лебедев рассказал, что, на вакансии в своей студии даже не рассматривает отклики в виде стандартного резюме с перечислением прежних мест работы. Достаточно небольшого рассказа о себе со ссылками на конкретные примеры работ и хорошо выполненного тестового задания.
Топовая позиция. По словам Полины Брежневой, эксперта сервиса «Готовое резюме», отклик на вакансию из категории высшего менеджмента традиционно предполагает наличие сопроводительного письма, это нечто само собой разумеющееся. Управленец должен уметь презентовать себя. «Иногда соискатели на топовые должности пишут слишком развернутые письма, — говорит Полина. — Но на самом деле хорошее письмо руководителя должно содержать только конструктивную информацию: перечислять проекты, которые он осуществил, и давать в цифрах как можно больше показателей, чего в этих проектах удалось достигнуть».
Когда можно обойтись без письма
Для линейных позиций в ретейле и операционных специалистов, которые не работают с клиентами напрямую, наличие сопроводительного письма совсем не обязательно. Например, оператору кол-центра достаточно отправить только резюме, без дополнительного рассказа о себе.
Массовый подбор сотрудников не предполагает оценки кандидатов через сопроводительные письма. Если крупная торговая сеть одновременно нанимает 70 кассиров, то менеджеры по подбору в первую очередь обратят внимание на подходящий опыт и отсутствие замечаний со стороны службы безопасности. У них даже, скорее всего, не будет физической возможности на чтение сопроводительных писем. Поэтому дополнительный рассказ о себе при отклике на такие позиции не требуется.
Сопроводительное письмо — шанс обратить на себя внимание
Если ваш случай не из тех, когда сопроводительное письмо очень желательно, и не из тех, когда точно можно обойтись без него, значит, оно просто будет вам полезно как дополнительный плюс.
Во-первых, в нем стоит очень кратко перечислить основные аргументы, чем ваш опыт подходит конкретно для этой вакансии.
Да, разумеется, рекрутер и так может это оценить по более подробной информации в вашем резюме. Но такое письмо заставит рекрутера прочитать ваше резюме внимательнее, ведь вы уже выделили главное.
К тому же это выгодно отличит вас от большинства соискателей, которые либо не отправляют сопроводительные письма, либо ограничиваются в них общими фразами вроде «Прошу рассмотреть мою кандидатуру!» или «Хочу работать в вашей компании». Содержательное письмо в духе «Я подхожу для этой вакансии, потому что…» показывает, что вы внимательно ознакомились с перечисленными в вакансии требованиями и соотнесли их со своим опытом, то есть откликаетесь осознанно. Это уже само по себе преимущество, потому что многие соискатели рассылают отклики на все вакансии подряд, даже не прочитав их до конца.
Во-вторых, письмо — это возможность упомянуть про важные для этой вакансии детали вашего опыта, о которых в резюме не говорится. Например, вы хотите отправить отклик как можно быстрее, но у вас нет времени адаптировать свое резюме конкретно под эту вакансию. Сделайте важные акценты в письме.
Показательный пример — рядовой бухгалтер. Вроде бы про весь бухгалтерский опыт и навыки можно рассказать в резюме, умение креативно презентовать себя бухгалтеру для работы не требуется — так зачем ему сопроводительное письмо? В нем можно уточнить, например, про:
В-третьих, в письме уместно написать про то, о чем в резюме обычно не пишут. Например — какие из тех функций, которые вы выполняли, нравилось вам больше всего. Или чем вас привлекает именно эта компания.
По шаблону или своими словами
С грамотностью может помочь любой онлайн-сервис проверки орфографии и пунктуации. С содержательной частью сопроводительного письма ситуация сложнее. Особенно для тех, кто не может похвастаться талантом в области сторителлинга — а таких большинство.
Стоит ли использовать шаблоны, которые легко найти в разных интернет-источниках? Разве что в качестве стартовой точки, отталкиваясь от которой вы напишете свой текст.
«Письмо должно быть живым и индивидуальным. В этом его главная ценность, только в этом случае оно убедительно и действительно срабатывает, — объясняет Полина Брежнева, эксперт сервиса «Готовое резюме». — Письмо — это ваша прямая речь. Писать его нужно тезисно, но с харизмой и в то же время без лишней лирики».
Что можно посоветовать тем, кто не уверен в своих способностях к составлению удачных фраз: подумайте, какая информация нужна в сопроводительном письме именно в вашем случае (набросайте что-то вроде плана), а потом попробуйте несколько разных вариантов, с помощью которых эту информацию можно сформулировать. Попросите кого-то, кому вы доверяете, оценить текст объективно и выбрать лучший вариант формулировок или посоветовать другой.
Как написать правильное сопроводительное письмо
Если вы отсылаете резюме без сопроводительных писем, ваши шансы ниже, чем у конкурентов. Как написать эффективное сопроводительное письмо и почему это особенно важно, если работу вам нужно найти как можно быстрее?
Кому можно не писать сопроводительное письмо?
Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.
Что писать в письме, если в резюме и так все написано?
Сформулируйте ответ на этот вопрос как можно короче. Только не дублируйте информацию из резюме: задача сопроводительного письма — продемонстрировать свою высокую мотивацию и ценность для компании. Заинтересуете рекрутера — он сам откроет ваше резюме и получит подробности.
Имеет ли соискатель в сопроводительном письме право на креатив?
Если вы пишете электронное письмо, важно указать вакансию, на которую претендуете. Если откликаетесь на нашем сайте, делать этого не нужно.
В конце письма выразите готовность встретиться с менеджером по подбору персонала лично. Еще раз укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.
Пример эффективного сопроводительного письма
Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM. Так, в результате моей работы с одним из ключевых клиентов агентства посещаемость сайта этой организации за несколько месяцев выросла вдвое.
Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.
Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.
С уважением, Елена Иванова,
Что еще важно помнить при составлении сопроводительного письма?
Сопроводительное письмо показывает рекрутеру вашу общую культуру, грамотность и реальный уровень образования. Так что перед отправкой еще раз проверьте, нет ли в тексте грамматических ошибок.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.