Организация рабочего места руководителя
Для каждого предприятия важна правильная организация места работы сотрудников. Оно является начальным звеном в производственной структуре компании, необходимым для управления, обслуживания или собственно производства.
Грамотная организация рабочего пространства позволяет максимально эффективно использовать труд, средства и орудия производства, что в конечном итоге отражается на экономических результатах функционирования предприятия.
Место для работы руководителя является многофункциональным помещением в компании, представляя собой не только место для работы руководства, но и территорию для встреч делового характера, переговоров, совещаний и отдыха.
Организация такого типа пространства и его оборудование необходимыми элементами является непростой задачей, предусматривающей для своего решения творческий подход. Существуют и общие принципы, позволяющие обустроить не только функциональный, но и комфортный кабинет.
Стандартное разделение на зоны
Величина, планировка кабинета руководителя и размещаемое в нем оборудование находятся в прямой зависимости от характера деятельности и объема работ, выполняемого владельцем помещения.
Важно учитывать сферу деятельности компании и среднее количество ежедневных посетителей, необходимые для работы директору технические устройства и материалы, объемы документации, а также принято ли проводить совещания в кабинете директора или для подобных целей используется иное помещение.
Процедура организации рабочего места, предусматривающая мероприятия по его оснащению и размещению средств и предметов труда с учетом их функциональности, имеет целью:
При зонировании помещения учитываются все перечисленные цели:
Вопрос: Какая личная заинтересованность будет в случае, если руководитель организации всеми силами пытается спасти организацию и сохранить рабочие места? Стремится ли руководитель только лишь сохранить свое рабочее место?
Посмотреть ответ
Моменты, учитываемые при организации рабочего места
Мебель следует подбирать не только с учетом антропометрических показателей, но и с учетом возможности ее рационального размещения и сочетания с другими элементами оформления.
Размещенные на рабочем столе компьютеры за счет специального программного обеспечения и терминального варианта устройства должны обеспечивать пользователю возможность оперативного получения данных о ситуации на любом участке компании и выхода на внешние информационные источники.
Использование современных телефонных и громкоговорящих устройств для связи обеспечивает проведение дистанционных служебных совещаний с возможностью отключения абонентов по выбору или перевода в режим ожидания.
Кстати! Средства радиосвязи предусматривают их установку в кабинете и в автомобиле, а портативные устройства можно иметь при себе постоянно. Выбор варианта зависит от способа организации рабочего пространства и потребностей самого руководителя.
Для цветового решения в кабинете подойдут светлые и сдержанные оттенки материалов, предназначенных для стен или пола, не составляющих резкого контраста с мебелью, светильниками и иными элементами оформления. Предпочтительны матовые поверхности, так как блестящие поверхности способствуют повышению утомляемости сотрудника.
Расчетные нормативы для помещений
Процедуры строительства сооружений и зданий предусматривают соблюдение участниками градостроительной деятельности обязательных государственных норм и технических регламентов (СНиП).
Основными целями применения градостроительных норм, одобряемых органами исполнительной власти страны, являются:
В общественных строениях, предназначаемых для административного применения, размер помещений для размещения руководства учреждений должен соответствовать следующим требования (СНиП 31-05-2003):
| Размещаемый сотрудник | Площадь (м 2 ) исходя из числа сотрудников в организации (чел.) | |||
| от 100 до 300 | от 300 до 600 | от 600 до 1000 | от 1000 | |
| Руководитель | 27-36 | 36-45 | 45-54 | от 54 |
| Первый заместитель (руководителя) | 18-24 | 24-36 | 24-36 | 36-45 |
| Заместитель | 12-18 | 18-24 | 18-24 | 18-36 |
| Помощник (референт) | 12 | 12 | 12 | 12-18 |
Требования по СНиП, предъявляемые к высоте рабочих столов:
| Столы | Высота (см) с учетом роста сотрудника | ||
| высокий | средний | низкий | |
| Рабочий стол для работы при положении сидя | до 75,0 | до 72,5 | до 70,0 |
| Поверхность рабочая для деятельности при положении сидя | до 85,0 | до 82,5 | до 80,0 |
| Поверхность рабочая для деятельности при положении стоя | до 110,0 | до 105,0 | до 100,0 |
При организации места для деятельности директора учитываются следующие условия:
С учетом правил и нормативов СНиП требования, предъявляемые к организации кабинета для работы директора, выглядят следующим образом:
| Условия кабинетного помещения | Требования к условиям |
| Требования к пространственной планировке | |
| Форма помещения | В виде прямоугольника с соотношением сторон 2:1; 1,5:1 |
| Потолки | Высота от 2,83 м до 3,25 м |
| Соотношение между размерами окна и пола | 10:1 для служебных помещений (площадь окна — 2,4 м 2 ) |
| Санитарные критерии | |
| Температура окружающего воздуха (С°) | От 22 до 25 (в летнее время), от 18 до 22 (в зимнее время) в среднем |
| Обмен воздуха | Кратность – по притоку 1,5, по вытяжке 1,5 |
| Влажность окружающего воздуха относительная | До 75% для зимнего периода, до 55 % — для летнего периода |
| Шумовая нагрузка | До 50 Дбл |
| Скорость передвижения воздуха | До 0,3 м/с |
| Освещение искусственного характера | 75 лк — для крупных источников накаливания, 200 лк — для небольших ламп |
| Офисная мебель | |
| Стол для работы | Высота от 720 мм до 750 мм (в зависимости от роста) |
| Кресло | Выбирается с учетом антропометрических данных пользователя |
| Средства оргтехники | Согласно нормативной и технической документации |
| Приспособления связи и системы обеспечения информации | |
| Устройства для психологической разгрузки (тренажер, музыкальная система, телевизор) | С учетом технической документации |
Слишком яркое естественное освещение можно приглушить, разместив на оконных проемах жалюзи. Понизить уровень шума помогут шумоизоляционная обивка, двойные двери, напольное ковровое покрытие. А установить комфортный микроклимат (температура, влажность) получится с помощью кондиционеров.
Подводя итоги
Кабинет для руководителя предприятия — это специфическое помещение, поэтому его обустройство должно быть тщательно продумано. Рабочее место должно быть максимально удобным для пользователя и одновременно концентрирующим фирменную стилистику компании. Продуманность интерьера должна способствовать укреплению имиджа фирмы, созданию комфортной атмосферы, располагающей к сотрудничеству партнеров и клиентов.
Как сделать рабочее место источником энергии
В офисе мы устаем — и при этом не всегда чувствуем удовлетворенность от сделанного. Для больших задач нужно состояние потока, а его трудно достичь, потому что всё время что-то отвлекает. Да и сами мы, чего греха таить, норовим отвлечься, чтобы дать себе передышку. Разберемся, как мы можем помочь себе фокусироваться, переоборудовав рабочее место.
Сколько нужно места
Идеального рабочего места нет — всё зависит от того, что именно вы делаете.
Без компьютера сейчас мало кто обходится, бухгалтеры и предприниматели — в особенности. Весь вопрос в том, нужно ли вам свободное место, чтобы работать с бумагами, проверять и подписывать документы, делать записи от руки.
Например, вы бухгалтер в небольшой фирме на УСН: ведете учет, сдаете отчетность, работаете с первичкой. Бумажная первичка хранится в шкафу, но у вас на столе всё время складируются документы в разных стадиях оформления. Удобно ли они размещены, остается ли свободное место? Хорошим вариантом могут оказаться вертикальные подставки-хранилища для документов или полки над столом.
Что еще вам постоянно нужно для работы, чем вы регулярно пользуетесь? Это может быть перекидной календарь, калькулятор или ежедневник. Убедитесь, что нужные вам вещи под рукой, ими удобно пользоваться, а ненужное не загромождает стол.
И да, даже после того, как вы разложили всё, с чем работаете, должно оставаться свободное место — «воздух». Если на столе всё же тесно, может быть, вам нужен стол побольше.
Стационарный компьютер или ноутбук
Здесь всё опять же зависит от ваших сценариев работы. Если вы работаете только в офисе, ничего не мешает использовать стационарный компьютер с системным блоком. Если иногда берете работу домой или совмещаете офис с удаленкой — ноутбук.
Многие мучаются с стационарным компьютером, но не переходят на ноутбук из-за приверженности большим экранам. Из этой ситуации есть выход — в офисе соединять ноутбук с монитором. Это к тому же позволит сохранять удобное положение головы — смотреть прямо, не наклоняясь.
Если нет возможности заказать монитор, можно использовать как монитор сам ноутбук — разместить его повыше на подставке. А печатать с дополнительной клавиатуры.
Главное — спрашивайте себя, комфортно ли вам: не хочется ли переместить экран выше или ниже, правее или левее, не устает ли шея, не затекают ли руки. Эти проблемы могут стоить нам здоровья, а решить их зачастую можно быстро и почти бесплатно.
Нужен ли второй монитор
Здесь тоже всё зависит от того, чем именно вы занимаетесь. Чаще всего с двумя мониторами удобно тем, кто много работает с данными — например, сводит воедино данные из нескольких источников.
Например, бухгалтер может использовать два монитора так:
Даже если сейчас руководитель отказывается покупать вам второй монитор, настаивайте и убеждайте: вода камень точит.
Какое освещение лучше
Мне нравится, когда в комнате, где я работаю, много света и есть возможность посмотреть в окно. Но у прямого солнечного света есть обратная сторона: он может бить в глаза, а экран — отсвечивать. Но это решаемо. Если позволяет место, можно поставить стол так, чтобы свет не падал на экран и не слепил. Если места нет, выручат белые рулонные шторы: в помещении будет по-прежнему светло, но свет будет рассеянный, и он не помешает работе.
Но свет любят не все. Кому-то лучше работается в полумраке. Если знаете за собой такую особенность, подумайте, как учесть ее на рабочем месте. Как вариант, можно включать не все лампы верхнего света, а светолюбивым коллегам добавлять света настольными лампами.
Стоит ли огораживать стол
Когда появились большие кабинеты c открытой планировкой — open space, многие стали отгораживаться от коллег перегородками. Они не защищают от шума и посторонних взглядов, но всё же дают ощущение камерности и хоть какой-то защищенности. К тому же это хоть немного дисциплинирует всех, кто «только спросить»: когда ваша территория четко обозначена, вторгнуться на нее сложнее.
Так что если вам некомфортно на открытом пространстве, подумайте, может, стоит обособиться хотя бы так? Функцию перегородки могут выполнять стеллажи, большие комнатные растения или торшер.
Куда спрятать провода
Провода часто занимают на столах слишком много места, мешают работать с документами и создают ощущение беспорядка. Но есть способы их обуздать.
Самый простой — зажим для бумаги: через «ушки» пропускаете провод, а сам зажим крепите к столешнице. Провода останутся на столе, но не будут расползаться в стороны.
Если у вас в столе есть круглое отверстие для проводов, попробуйте все их провести через него, а удлинитель (он же пилот, он же сетевой фильтр) разместить под столом или с внутренней стороны столешницы.
Можно спрятать провода в бумажный тубус из свернутого журнала или в специальные коробочки. Вот как это может выглядеть.
Ну а главное — разобраться, все ли провода вам нужны. Бывает, в гнездах удлинителя навеки селятся зарядники, которыми мы пользуемся раз в месяц. Если это так, подумайте, не удобнее ли будет убрать их в ящик и доставать по необходимости.
Нужны ли стикеры
Рабочие столы часто обрастают листочками и стикерами с напоминалками: «Позвонить в Ауру», «Документы от СТК-Крафт. », «Ирина Львовна 8-900-800-10-10». Какие-то из этих напоминалок нужны здесь и сейчас, какие-то — периодически. Иногда эти листочки пылятся, выцветают — и создают визуальный шум.
Это особенно критично, когда мы занимаемся большими и сложными задачами — например, готовим отчет по НДС или прибыли. Если отвлечься даже на несколько секунд, может уйти 23 минуты, прежде чем мы снова сможем сосредоточиться. К таким выводам пришла Глория Марк, профессор факультета информатики Калифорнийского университета в Ирвине.
Так что если на вашем столе много стикеров и записок, попробуйте разобраться, выполняют ли они свою задачу.
Бывает, что мы действуем привычным образом, хотя это не приводит к результату, и нам просто не хватает времени, чтобы отрефлексировать, что работает, а что нет.
Приборка на рабочем столе — подходящий случай, чтобы подумать об этом и избавиться от всего, что вам не помогает и не дает энергии.
Стоит ли ставить на стол фотографии близких
Здесь тоже нет правильного ответа. Прислушайтесь к себе. Кому-то фото семьи дает энергию и мотивирует, а кого-то, наоборот, отвлекает: «Так, Ваня. Форму купить, оплатить бассейн».
И да, может быть, вам подойдет вовсе не фото, а янтарная жабка, горшок с фиалками или кружка с профилем гор. Только вам решать, что личное вы привнесете на рабочее место.
Нужна ли вода
Вовремя «подзаряжать батарейки» — наша личная ответственность перед собой. Это простые вещи, о которых нужно просто помнить, сколько бы дел ни наваливалось. Сюда относится завтрак — такой, чтобы энергии хватило до обеда. Обед — чтобы батарейки хватило до конца дня. Для кого-то важен перекус. И, конечно, вода.
Заварить чай — идеальный вариант, но возможность отвлечься есть не всегда. Так что лучше, если питье будет всегда под рукой — в бутылке, термосе или любимой кружке.
Какой стул удобнее
За неудобным стулом мы перенапрягаемся, быстро устаем, а если дело совсем плохо — мучаемся от боли в спине и шее. Так что если можете заказать стул по своему выбору — воспользуйтесь этой возможностью.
А вот готового рецепта, какой стул будет идеальным, у меня нет. То, что расхваливают как суперэргономичные варианты, чаще всего мне не подходит. Но есть другой способ: пробовать, причем не только в магазинах. Если видите симпатичный стул у коллеги — предложите поменяться стульями на пару дней. Да хотя бы на пару часов! Если со стулом что-то не так — вы быстро это поймете. И не потратите напрасно деньги — свои или компании.
Посмотрим примеры
Пример 1. Торшер в опен спейсе
Свет. Хорошо, что есть окно и штора для затенения.
Пространство. Нравится баланс между открытостью и камерностью. Видно, что это уголок в опен спейсе, но обжитой, уютный: есть торшер, кресло-мешок, цветы. Сюда хочется приходить.
Стол. Стол широкий, глубокий, но совсем не захламленный — и это огромный плюс. Есть место для техники, бумаг, цветка — и еще остается много свободного пространства. Даже если открыть ноутбук, можно будет облокотиться на стол.
Пример 2. Угловое место с цветами
Ноутбук. Видно, что сотрудник пытается распорядиться имеющимися средствами по максимуму: ноутбук играет роль монитора, а благодаря выдвижной клавиатуре его получилось расположить подальше и повыше.
Если экран ноутбука достаточно большой, чтобы можно было работать, не напрягая зрение, это отличный вариант. Особенно, если вам время от времени приходится брать работу на дом.
Принтер. На столе принтер съедает очень много полезного пространства. Точно ли он должен стоять на столе, нет ли возможности разместить его где-то рядом?
Бумаги. Их очень много, они всюду: над принтером, под ноутбуком, справа под цветком. Создается ощущение, что они не каталогизированы. Удобно ли ориентироваться в них?
Пространство. От фотографии остается ощущение тесноты: места немного, и оно загромождено вещами. Нет воздуха. А он нужен и для психологического комфорта, и для того, чтобы элементарно разложить всё нужное — например, спокойно работать с документами. По фото видно, что один документ ложится хорошо, а вот расположить два файла рядом уже не выйдет.
Но, возможно, даже такое компактное рабочее место получится сделать удобнее. Хочется куда-то переместить принтер и как-то иначе организовать хранение бумаг. Может быть, стоит поместить цветы в самый угол, создав таким образом перспективу? Если получится убрать принтер и цветы, можно будет избавиться от одной из полок.
Пример 3. Просторный кабинет с цветком
Трудно сказать, о каком рабочем месте идет речь, — перед цветком или позади него. Впрочем, ни того, ни другого стола не видно. Попробуем порассуждать о том, что есть на фото.
Пространство в кабинете. Здорово, что много места как между столами, так и между столом и стеной. Много растений — это тоже плюс: глазу есть на чем отдохнуть.
Столы. Тот стол, что расположен перед цветком, не захламлен: на том кусочке, что попал на фото, видно только уголок ноутбука. На другом столе тоже видно свободное пространство и монитор.
Турник. Это очень впечатляет! А если сотрудники им действительно пользуются, это вообще восторг.
Картинки на стенах. Классно, когда люди создают в кабинете «свою атмосферу», обживают пространство. Так и работать легче!
Пример 4. Стол с домашним питомцем
Крыса. Трудно поверить, что грызун копошится на столе весь рабочий день. Если это так, стоит спросить себя, что это дает — помогает, мешает, успокаивает?
Стол. В кадр попал лишь небольшой участок стола, но и он оставляет ощущение тесноты, захламленности: на маленьком пространстве много бумаг, ручек, записок, смятых листочков. Всё ли из этого нужно для работы? Может быть, какие-то заметки уже неактуальны и от них можно избавиться?
Не исключено, что зону на заднем плане можно пересмотреть и убрать всё лишнее, что там скапливается.
Пример 5. Стол для переговоров
Столы. Есть рабочий стол и стол для переговоров: видно, что кабинет подстроен под рабочие сценарии его владельца. Папки с документами и личные вещи не мешают общаться с коллегами. А вот мешает ли цветок?
Пространство на столе. Есть и документы, и ноутбук, но остается много свободного места — есть где развернуться. Документы размещены в папках и в подставке для бумаг. Календарь и еще какие-то напоминалки — под стеклом. Виден порядок и продуманность во всем.
В целом пространство выглядит сдержанно и структурировано — как кабинет завуча школы или руководителя в госструктуре. Но благодаря цветам — на переднем плане срезанный цветок, на заднем плане угадывается цветок в горшке — здесь вполне комфортно.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
«Рабочий день идет, пока не заснешь»: сколько зарабатывает ассистент руководителя
В Воронеже
Героиня этого выпуска мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», стать ассистентом очень важного человека и бегать по всему городу, выполняя его поручения. В итоге сменила несколько мест работы и устроилась в компанию с руководителем-экспатом. Она рассказала, чем работа с иностранцем отличается от работы с российскими начальниками, каково работать 24/7, без каких качеств не стать хорошим ассистентом и как получить максимальную выгоду от такой работы.
Это история читателя из Сообщества Т—Ж. Редакция задала наводящие вопросы, бережно отредактировала и оформила по стандартам журнала.
Выбор профессии
Я окончила Воронежский государственный университет по специальности «международные отношения». Поступать было несложно: я отличница-медалистка, у меня были хорошие баллы по ЕГЭ. Поступила на платное отделение, так как бюджетное место было только одно и, конечно, не для меня. Обучение стоило 75 000 Р в год и дорожало с каждым курсом. В итоге для работы из вуза не пригодилось почти ничего — разве что курс «Экселя» на парах по информатике.
После окончания университета я поехала в Москву. Планировала, что найду работу и останусь там навсегда. Собрала все — от носков до подушек и одеял, забила свой маленький хэтчбэк до потолка, взяла попутчика на сервисе поездок, чтобы сэкономить на бензине, и уехала.
Остальное время в Москве я потратила на собеседования. Искала вакансии, близкие к моей специальности, но их было немного, а у меня не было опыта, я из глубинки, без жилья в Москве и связей — шансов найти что-то подходящее не было. Я откликалась на сайтах по поиску работы, ходила на все собеседования, куда приглашали. В основном это были вакансии в госструктурах — например, специалист в пенсионный фонд или в МФЦ, вакансии секретаря или помощника руководителя.
Я мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», носиться по всему городу и решать нелепые, но очень важные задачи.
За три с лишним месяца в Москве я посетила около 100 собеседований. В день у меня было от одной до четырех встреч — максимум я успевала посетить, только если места были недалеко друг от друга. В 80% случаев я получала отказы, в 20% — отказывалась сама из-за маленькой зарплаты, которой не хватило бы даже на аренду квартиры, или из-за странных предложений. Например, однажды я откликнулась на вакансию секретаря директора, а на собеседовании оказалось, что нужны интимные услуги. Один раз попала к мошенникам, которые обещали устроить стюардессой на борт, но с условием оплаты обучения в школе стюардесс. Еще был офис микрозаймов, где надо было выдавать кредиты под огромные проценты.
В Москве я жила у родственников за оплату коммуналки, на расходы давали деньги родители. Все, на что их хватало, — проезд в метро, печенье из банана и овсянки на завтрак и гречка на ужин.
В итоге мои ресурсы иссякли, работы не было, и мне пришлось вернуться в Воронеж. Оказалось, что там проще найти работу: через два месяца после возвращения я устроилась помощником депутата. Собеседование прошла за пять минут: руководитель задал пару вопросов, посмотрел, так сказать, на адекватность, а на следующий день я уже вышла на работу.
Меня долго не оформляли официально, зарплату давали в конверте. Мы работали с 10:00 до 17:00. Ну как работали — сидели, это же чиновничий аппарат, в 17:01 в офисе уже гулял ветер. Хотя не все депутаты ленивые и толстые — есть идейные и преданные своему делу. Но работа была очень скучная: принеси, подай, сходи в магазин. Зато научили пользоваться дыроколом и офисным МФУ.
Я проработала там ровно год — для престижной записи в резюме. Параллельно училась в магистратуре ВГУ на направлении «государственное и муниципальное управление». Когда поступала, я еще планировала жить в Москве и приезжать только на сессии, так что училась заочно.
После работы в Думе я устроилась помощником к одному крупному застройщику, там платили больше и нужно было думать головой, а не просто сидеть. Эта работа как раз была похожа на фильм «Дьявол носит Prada»: надо было носиться по всяким глупым делам, а когда прибегал, оказывалось, что это уже не нужно, делай что-то другое.
Левой рукой звони, правой пиши, носом печатай, ногой держи сумки.
И все это на нервяках, потому что шеф кипел, просто если не так стоишь или громко дышишь. Там было регламентировано, что начальник должен услышать не больше двух гудков, когда звонит тебе. Я проработала там четыре месяца, ушла на сессию и уже не вернулась.