Как стать офисным работником?
Для того, чтобы работать в какой-то сфере необходимо пройти некий путь обучения. Несмотря на наличие понятия «офисный планктон», все же есть люди, которые стремятся стать офисными работниками. Это такая же работа, как и любая другая, со своими минусами и плюсами. Все зависит от того, кем именно работать в офисе, в зависимости от этого будет отличаться и требования к вашим знаниям. Если вы работаете в офисе и вам необходимо заказать офисный переезд в спб, вы можете заказать офисный переезд в спб в компании КУРЬЕРу.
Офисные работники могут быть самых разных специальностей в зависимости от специфики самого офиса. Основное требование к офисному работнику это умение обращаться с компьютером и оргтехникой. Кроме этого необходимо уметь работать с документами, отличаться терпением и усидчивостью. Для того, чтобы занимать некоторые должности при работе в офисе, не обязательно получать высшее образование, достаточно получать среднее или профессиональное образование, или просто посетить специализированные курсы.
Каждая работа подразумевает наличие каких-то навыков и индивидуальных характеристик. При их отсутствии, приходится их развивать для того, чтобы обеспечить себе будущее в работе. Таким образом, по пути к становлению офисного работника, необходимо воспитывать в себе такие качества как терпение, усидчивость, внимательность, аккуратность, пунктуальность и т.д. Профессиональные навыки придут со временем, и вы сможете добиться успеха в работе, если работать и совершенствоваться, повышая эффективность работы.
Многие работодатели проводят обучение офисных сотрудников за свой счет. Это позволяет им повысить эффективность работы. В свою очередь, для офисных сотрудников выгодно повышать свою квалификацию и профессионализм, потому что это позволяет им занимать более высокие должности и получить соответствующую зарплату. К офисным работникам относятся: секретари, переводчики, экономисты, бухгалтеры, юристы, финансисты, кадровики и т.д. Все они должны обладать знаниями по своему профилю, хотя они все и относятся к большой категории офисных работников.
Кроме курсов по повышению квалификации, офисные работники должны также пройти подготовительный курс по охране труда. Обучение офисных работников, которые уже работают в офисе, осуществляется двумя способами, с отвлечением и без отвлечения от производственного процесса. Для того, чтобы не отрывать офисных работников от работы на долгое время, приглашается тренер, который проводит обучающие тренинги прямо в офисе. Проведенные тренинги направлены на повышение профессионализма кадров. До того как стать офисным работником, ознакомьтесь со всеми минусами и плюсами этой работы, чтобы не сомневаться в правильности своего выбора.
Если материал был полезен, вы можете отправить донат или поделиться данным материалом в социальных сетях:
Офисная работа. Основные и самые важные правила работы в офисе
На офисной работе, как и на любой другой, всегда существуют свои основные правила, которых необходимо придерживаться, чтобы не только завоевать уважение в коллективе, но и еще построить успешную карьеру.
Рассмотрим подробнее основные и самые важные правила работы в офисе.
Правило № 1. Опрятный внешний вид
Даже если в компании нет строгого дресс-кода, не стоит забывать про поддержание опрятного внешнего вида, а также, не стоит приходить на работу в чем захочется. Помните, что на офисной работе всегда существует конкуренция среди сотрудников, которые под любым предлогом могут без особого труда подпортить деловую репутацию конкурента. Поэтому, всегда нужно поддерживать опрятный внешний вид.
Правило № 2. Пунктуальность и дисциплина
Никогда не стоит забывать про пунктуальность и дисциплину, особенно, работая в офисе. Как правило, чтобы успешно зарекомендовать себя и исключить возможность быть скомпрометированным коллегами, нужно стать пунктуальным и дисциплинированным человеком.
Правило № 3. Высокая коммуникабельность
Офисная работа, как правило, всегда связана с общением с людьми. Поэтому, очень важно обладать высокой коммуникабельностью, чтобы успешно выстраивать деловые отношения со своими коллегами по работе.
Правило № 4. Отличные знания делового этикета
Очень важно знать деловой этикет, особенно, работая в офисе. В большинстве случаях, именно знания этикета позволяют грамотно и правильно себя презентовать перед вышестоящим руководством компании, что отлично сказывается на повышении в должности.
Правило № 5. Высокая обучаемость
Особенности офисной работы, всегда заключаются в постоянном обучении и профессиональном развитии. Ведь некоторые программы, методики, способы и т.д., постоянно обновляются и совершенствуются в процессе работы. В результате, чтобы успешно работать в офисе, необходимо также обладать высокой обучаемостью.
Правило № 6. Не допускайте распространения слухов и сплетен!
Ни для кого не секрет, что в офисе, некоторые коллеги, постоянно любят не только собирать слухи и сплетни по офису, но и еще их распространять. В таких случаях, чтобы не быть скомпрометированным нехорошими сотрудниками, Вам необходимо не допускать распространения слухов и сплетен. Если Вы столкнулись с этим на работе, то немедленно пресекайте все попытки распространения.
Правило № 7. Отличные знания своих должностных обязанностей и прав
Одно из самых важных правил работы в офисе – это отличные знания всех своих должностных обязанностей и прав. Помните, именно отличные знания всех своих обязанностей, помогут Вам избежать наплыва работы, за которую Вам не платят. Другими словами, зная все свои должностные обязанности, Вы точно понимает за что именно работодатель платит Вам заработную плату. Поэтому, Вы вправе отказаться от выполнения работы, которая не входит в Ваши должностные обязанности.
Правило № 8. Не забывайте про субординацию!
Никогда не стоит забывать про субординацию, причем совершенно независимо от того, какую именно должность Вы занимаете в компании. Это правило отлично поможет Вам зарекомендовать себя у руководства, если Вы работаете сотрудником. А вот если Вы работаете руководителем, то такое правило, не позволит Вашим подчиненным «сесть на шею» к Вам.
Правило № 9. Заводите дружбу предельно осторожно!
Помните, на любой офисной работе, всегда жесточайшая конкуренция среди сотрудников. Ведь большинство из них мечтают сделать успешную карьеру, причем, совершенно любыми способами. Поэтому, заводите друзей очень осторожно, особенно, в офисе. Также, никогда не обсуждайте с ними детали своей работы, свои должностные обязанности, а также других сотрудников компании и, тем более, руководство. Если такая тема для разговора поднимается, то сразу переводите разговор в другую сторону. К примеру, можете пообщаться о каком-либо фильме или же сериале и т.д.
В заключении стоит добавить, что, придерживаясь вышеперечисленных основных и важных правил, Вам удастся успешно работать в офисе, а также правильно выстроить деловые отношения со своими коллегами.
Офис-менеджер
Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.
Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов: секретарь, руководитель, бухгалтер, охранник и т.д. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, когда на месте будет бухгалтер никто не знает, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы, скорее всего, постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании в целом не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.
Ведь офис-менеджер это именно тот человек, от профессионализма которого и зависит первое впечатление посетителей о работе всего офиса и компании в целом. Он всегда знает где что лежит, кто когда придет, что кому нужно и многое, многое другое. Представители этой профессии являются душой, сердцем и мозгом любого офиса. Поэтому нет ничего удивительного в том, что сегодня, когда компаниям приходится работать в условиях жесточайшей конкуренции, офис-менеджеры востребованы как никогда. Ведь порой именно первое впечатление посетителя о работе офиса может стать решающим при выборе компании исполнителя или производителя.
А если принять во внимание, что работа офис-менеджера представляется очень легкой и необременительной, то вполне понятным становится, почему так много молодых людей мечтают об этой профессии. Однако стоит понимать, что за внешней простотой скрывается очень сложная работа, требующая наличия определенных личностных качеств, с перечнем которых вы сможете сегодня познакомиться.
Кто такой офис-менеджер?
Офис-менеджер – сотрудник компании, относящийся к младшему руководящему составу, деятельность которого совмещает в себе функции таких специалистов, как секретарь, завсклад, администратор и секретарь. Достаточно часто именно эта специальность становится стартовой ступенькой карьерного роста офисных работников.
Название профессии произошло от латинского officium (услуга, одолжение, обязанность) и английского manage (руководить, управлять). То есть, судя по названию представители профессии офис-менеджера руководят выполнением обязанностей или услуг. В какой-то мере это соответствует обязанностям современного офис-менеджера, но только в какой-то мере, так как круг их деятельности охватывает практически все, что происходит в офисе. Кстати, профессия эта появилась сравнительно недавно, поскольку до начала бурного развития всевозможных бизнес-структур потребности в ней просто не было. Сейчас же наличие большого штата сотрудников немыслимо без конкретного человека, способного взять на себя организацию работы офиса, позволяя тем самым остальным коллегам заниматься узким фронтом своей работы.
Должностные обязанности офис-менеджера в разных компаниях могут сильно различаться. Но чаще всего в перечень таковых входит:
Кроме всего вышеперечисленного, офис-менеджер по заданию руководителя может искать информацию, готовить рефераты, обслуживать совещания, подготавливать конференции, вести стенографирование. А также организовывать картотеки, отслеживать переписки, систематизировать входящие звонки по степени важности, протоколировать, принимать факсы, отвечать по телефону. Или выполнять другие дополнительные виды деятельности.
Какими личностными качествами должен обладать офис-менеджер?
Так как работа офис-менеджера включает в себя достаточно широкий круг обязанностей, то первостепенное значение в профессиональной деятельности такого специалиста приобретают организаторские способности, исполнительность и коммуникабельность. Кроме того, офис-менеджер обязательно должен иметь такие личностные качества, как:
Также профессиональный офис-менеджер должен свободно владеть компьютером, ориентироваться в сети интернет и обладать грамотной речью. Причем желательно, чтобы он знал не только русский язык, но и, как минимум, один иностранный.
Преимущества профессии офис-менеджера
Преимущества профессии офис-менеджера можно перечислять очень и очень долго. И прежде всего это огромная востребованность подобных специалистов на современном рынке труда. При этом опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на вполне высокий уровень доходов (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).
Также стоит отметить возможность приобретения навыков административно-хозяйственной деятельности, которая пригодится как в личной жизни, так и на любой другой должности, если офис-менеджер решит сменить сферу деятельности или «пойдет» на повышение.
Еще одним несомненным преимуществом этой профессии можно считать то, что она не требует приобретения теоретических знаний в процессе длительного обучения в ВУЗах или техникумах. Все нюансы и особенности работы офис-менеджера легко приобретаются опытным путем (то есть, в процессе профессиональной деятельности).
Ну и самое главное, даже самые застенчивые и закомплексованные люди работая офис-менеджером будут чувствовать себя раскованно и уверенно в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту построения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.
Недостатки профессии офис-менеджера
Говоря о недостатках профессии офис-менеджера, в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.
Кроме того, офис-менеджерам приходится совмещать сразу несколько «посторонних» должностей: кто-то использует офис-менеджера, как секретаря, другой взваливает на него труд курьера. Бывает и так, что начальство не достаточно правильно оценивает деятельность специалиста, существенно занижая его значимость. Или же в обязанности работника могут вменить функции, которые должен выполнять специально обученный для этого сотрудник. Например, когда у компании нет своего отдела кадров, к работе офис-менеджера может добавиться собеседование с соискателями, подбор персонала, ведение трудовых книжек.
Личный опыт: как искать подработку, если ты офисный планктон
Личный опыт: как искать подработку, если ты офисный планктон
Я работаю полный рабочий день в офисе. Настоящий офисный планктон с часовым обедом и больничными.
Недавно я поняла, что мне не хватает заработной платы и хочется найти подработку, чтобы зарабатывать чуть больше.
В этом материале я поделюсь своим опытом поиска подработки и тем, как совмещать.
Прежде всего, стоило понять, что я могу в целом делать в качестве подработки.
Я журналист по образованию и маркетолог по профессии. Следовательно, будущему работодателю я могла предложить написание материалов, копирайтинг, рерайт и ведение социальных сетей.
Мой поиск начался на сайте jobs.tut.by.
Отфильтровав вакансии по принципу: проектная/частичная/удаленная работа, я обнаружила в Минске на конец июля порядка 120 вакансий. Отмела вакансии, которые не входят в мой пул умений: тестировщики, seo-специалисты, агенты, менеджеры по продажам. Итого 50 вакансий, на которые можно откликаться.
Кроме того, параллельно в социальных сетях я нашла группы и сообщества, где работодатели СНГ и Прибалтики выкладывали вакансии.
Сделав несколько копий резюме для таких специальностей как:
Добавив портфолио и ключевые навыки, я начала откликаться.
Из 30 компаний мне ответила ровно половина. Оставшиеся не прислали никакого ответного сообщения, а часть и вовсе не просмотрела отклик.
В ответном письме чаще всего компании писали о том, как будет проходить удаленная работа, какая будет оплата труда и, если меня все устраивало, высылали тестовое задание.
Что из себя представляло тестовое задание?
Чаще всего на работу над тестовым давалось 5-7 дней. Тестовое задание в большинстве случаев неоплачиваемое. Оплачивают лишь в том случае, если оно в дальнейшем будет использовано компанией.
Разослав тестовые задания для10 компаний, я стала ждать ответа.
К сожалению, этот этап оказался самым долгим: в среднем компании отвечали в течение недели.
По итогу: 7 компаний пригласили на собеседования, три компании просто проигнорировали.
Как проходит собеседование удаленного сотрудника
Все компании, которые пригласили на собеседование, находятся в Минске.
Потому собеседование предлагали очное, в офисе, в рабочее время.
Будьте готовы к тому, что вам придется отпрашиваться с вашего основного места работы, либо предлагать провести собеседование во время обеденного перерыва.
О чем спрашивают на таких собеседованиях?
Не считая шаблонных вопросов: образование, навыки, места работы потенциального работодателя интересует:
сколько времени вы готовы уделять подработке
готовы ли вы работать в режиме “надо было уже вчера”
можете ли вы работать на выходных
есть ли у вас ИП/карточка определенного банка
зачем вам подработка, если у вас есть основное место работы
Собеседование в известном рекламном агентстве
После стандартных вопросов, описанных выше, со мной уже были готовы заключить договор. Такая скорость со стороны hr’а не могла удивить, и я полюбопытствовала: неужели нет необходимости во времени, чтобы принять решение. Оказалось, из семидесяти откликнувшихся лишь 5 выполнили тестовое задание и лишь двое выполнили его, по мнению компании, успешно.
Поиск онлайн-подработки у иностранного работодателя
Я не остановилась только на белорусских компаниях, но также рассылала резюме в российские и прибалтийские компании.
Например, для компаний из стран ЕС белорусские работники очень привлекательны в плане зарплатных ожиданий. И компании предпочитают отдавать работу на аутсорс нам, нежели искать фрилансера в своей стране.
Конечно, европейский работодатель будет платить больше денег.
В латышское маркетинговое агентство также на полставки требовался маркетолог.
Обязанности и там и там схожи.
Но в латышской компании предлагали чистыми 350 евро.
В целом, найти подработку, если ты работаешь в офисе полноценный 8-ми часовой день, не сложно. Сложно совмещать. Многие компании хотят, чтобы работа выполнялась в рабочие часы. И пока ученые говорят о том, что человек не может быть многозадачным, т.к. всегда что-то страдает, я лихорадочно пыталась писать посты для facebook, вносить правки, анализировать конкурентов и честно работать на основном месте. О выходных можно было забыть.
Если вы хотите найти подработку, оговаривайте на берегу все нюансы с будущим работодателем и не забывайте отдыхать.
Особенности договора на аутсорсе (бухгалтерия)
Всем привет. В каком-то из своем посте/посту/янеграмотная обмолвилась, что у меня супер-пупер крутой договор, который меня обезопасит со всех сторон. В комментариях и на почту были просьбы показать/рассказать/помочь, и я начала писать ответ. Он вышел очень емким (ну как всегда с моим графоманством и словоблудием) и чтобы этот интеллектуальный труд увидело как можно больше людей я освещу это тутоньки. Конечно, договор это не гарантия, что все будет хорошо и не будет споров. У меня часто люди даже нарушают его условия, но понятное дело, я не бегу к юристам, не пишу претензии и гневные письма, так как в любом случае лучше все урегулировать мирным путем.
Разумеется, в договоре кроме азов и стандартов должны быть условия о вашей ответственности. О том, что пени и штрафы возникшие вашей вине вы оплатите из своего кармана. Но вот разобраться где ваша вина, а где вина клиента.. Это надо прописать заранее. Пост подойдет для любителей и новичков. Для профессионалов в конце гифка =)
2. Если вы работаете с контактным лицом, а не напрямую с руководством, то тут должны быть указаны полномочия, которыми руководство наделяет это контактное лицо, желательна (в некоторых случаях обязательна) доверенность от фирмы на это лицо. Если этого не будет, то в начале работать будет сложно. Вы сами не будете знать с какими вопросами обращаться непосредственно к директору. И может по факту выйти так, что представитель вам пообещал одно, а директор все переиграл. Я стараюсь общаться с тем, из чьего кармана платиться мое вознаграждение. Все-таки он заказывает музыку. А представитель это кто вообще? на каком основании вы с ним общаетесь, договор-то подписывал директор и только у него право подписи в егрюл/егрип.
2. Сроки оплаты. С новыми клиентами только предоплата. Да, может быть договоренность, «знакомство», но к работе я приступлю только после оплаты счета. Конечно им говорю это сразу. Только постоянным клиентам всегда делают отсрочку на месяц. Грубо: 31 марта выставляю счет к оплате до 25 апреля. 25 апреля- последний день сдачи почти всего. Также должно быть указано, что «исполнитель приступает к работе после получения предоплаты в размере 9999% от суммы счета». Если просрочил, ну извините, вы тоже можете опоздать с отчетом. Также должны быть указаны неустойки. Размер за каждый день просрочки от основного счета. Например 5%. Бывает не вовремя платят, ситуации жизненные разные, и отношения из-за ерунды портить не хочется. Лишняя тысяча рублей не принесет радости, если я потеряю доверительные отношения с клиентом. И я все равно делаю свое дело в сроки установленные НК РФ даже если он уже месяц как торчит мне денег, и даже не выставляю пени на оплату. Но в будущем уже выставляю счет очень заранее.
3. Также должен быть указан способ оплаты. У меня в договоре всегда указан безнал и на рс предпринимателя, так как с наличкой я не работаю в принципе. Разумеется, мы можем работать с клиентом несколько лет, но по документам он в принципе ничего не может мне предъявить, так как платит неофициально скажем на карту/лично в руки. Кому- то это принципиально (опять же включить в расходы), кому-то нет. Если будет самое страшное, типа претензий или еще чего, то договор по факту заключен, а работы по нему не велись, так как извините, но вы не платили на рс и актов никаких не подписывали о выполненных услугах, их же не было. А счета на оплату я стабильно отправляю на почты, то есть инициатива работать от меня идет, это вы там не платите. Это конечно очень неправильный и хитрожопый поход и все легко опровергается в суде теми же переписками. Но моральная сторона меня не тревожит, а собственное спокойствие дороже. Тем более это рассчитано только на тех залетных клиентов, которым нужны кровь/мясо, любящими угрожать судами и прочими анальными карами. Их необразованность и неподкованность в юриспунденции может тут пригодиться. А вообще, за весь мой опыт работы я лишь дважды встречалась с теми, кто морозился и тянул с оплатой. Вытрясала долг (нет, я не говорила, что я одинокая многодетная мать, я выгляжу и одеваюсь на 23 и не шантажировала налоговой) и больше с ними не работала. Этот пункт больше для меня, если вдруг ФНС начнет меня допекать какими-то махинациями клиента. От клиента я конечно не откажусь, если он не лютый обнальщик, но показания у нас с ним в ФНС будут одинаковые, а свою косячную отчетность 😃 он вообще сам составлял.
4. Обязательно прописать пункт, что вы не начинаете работу по новым задачам если не проплачены старые. И также, что новые будут решаться уже после их полного погашения. Как говориться- потерял доверие, придется платить заранее.
Если вам лень вести деловую переписку, то можно делать записи любых звонков, а в договор включите пункт согласия или отказа от записи телефонных звонков жирным подчеркнутым шрифтом times new roman’ом 14. Я вообще прошу всех при мне прочитать договор и задать вопросы.
8. Все изменения в договоре обязательно нужно подкреплять доп.соглашением. Не ленитесь его составлять. Время идет, условия работы, прайс- все меняется. К тому же на всех один стандартный договор, а допником вы закрываете выявленные в работе пробелы уже с конкретным лицом.
9. В договоре должно быть указано согласие на обработку персональных данных директора/учредителя/предпринимателя/контактного лица итд. А также если вы ведете зарплату, то к договору прилагаются и все копии «согласий» (о, новый элемент таблицы Менделеева!) сотрудников, о передаче данных третьим лицам. Так как вы на договоре ГПХ или на обычном (между фирмами то есть), то вы третье лицо, а не бухгалтер.